Beneficios y funciones de la gestión de almacén

Hoy día toda empresa debe prestar atención a la gestión de almacenes, ya se dedique a operar con materias primas, productos semi-elaborados o productos finales. La buena gestión del almacén tiene una gran incidencia en los costes logísticos en particular y los costes empresariales en general.

Dada la importancia de llevar a cabo de forma correcta recepción, almacenamiento y movimiento de productos, en los últimos tiempos se ha hecho necesario utilizar herramientas que ayuden a mejorar los procesos.

¿Qué beneficios permite hacer una buena gestión de almacén?

La gestión almacén tiene múltiples efectos a distintos niveles en la marcha de la empresa. Si tuviéramos que resumir sus principales beneficios, te diríamos los siguientes:

• Mejorar el servicio a los clientes, al llevar a cabo una mejor gestión de pedidos. Al mejorar la gestión de nuestro almacén, nuestra empresa puede ser más competitiva, conseguir una mayor satisfacción del cliente y de esta forma lograr un mayor número de ventas.

• Reducción de los costes de almacén: si los productos están mejor distribuidos y aprovechan mejor el espacio, se reducen las pérdidas o deterioros de productos, o implementamos un sistema eficaz de etiquetado que nos permita tener un buen rendimiento en el rastreo, podremos disminuir los costes.

• Reducir tareas administrativas: todo empresario en una PYME es conocedor de la gran cantidad de tiempo que a veces se pierde llevando a cabo tareas administrativas. Llevar a cabo una gestión de almacén coherente, estandarizada y eficaz ayudará a reducir la carga de trabajo y ganar en productividad.

• Ayuda a cumplir unos estándares de calidad: gestionar un almacén de forma correcta permite mantener la cadena de valor de un producto y ajustarnos a todas las regulaciones del sector y estándares de calidad a los que estamos comprometidos.

Es importante recordar que con la gestión de almacén no nos referimos a la gestión del inventario. Son dos procesos distintos. La gestión de almacenes estará orientada a determinar qué almacenamos, dónde y de qué manera, de modo que se pueda hacer de la manera más óptima posible, ahorrando espacio, tiempo y costes.

¿Qué funciones y objetivos tiene un almacén?

Las funciones de un almacén están enfocadas en controlar, proteger, informar e identificar los productos, así como registrar su salida y su entrada. Es enormemente importante facilitar la accesibilidad, construir unos mecanismos de seguimiento y rastreo eficaces a través del etiquetado de productos y crear una cadena de custodia que proporcione un buen rendimiento.

Todas estas operaciones no producen un valor añadido a los productos, no se realiza ninguna operación de transformación. Simplemente mantienen su valor, lo cual, sin embargo, produce un coste.

Los objetivos de un almacén son contribuir a la red de distribución de un producto, reduciendo al máximo la necesidad de efectuar manipulaciones y operaciones de transporte. Debe ser un sistema fiable, rápido y estandarizado, que permita potenciar la productividad y la rentabilidad de la compañía.

Para que podamos minimizar los costes en la gestión de almacén, debemos utilizar la tecnología más eficaz que nos permita cumplir con las funciones y objetivos.

La importancia de un software de almacén

La gestión de un almacén no se limita a operaciones de etiquetado, distribución y conservación de productos en un espacio habilitado para ello. Cuando el volumen de la mercancía es elevado, la gestión de la misma se hace prácticamente imposible si no es mediante un software que nos permita garantizar un buen sistema de registro y control de datos: caducidad, números de serie, atributos, etc.

Hay empresas que tratan de gestionar su almacén de manera manual o programas que no se crearon exactamente con esa finalidad, lo que les hace perder mucho tiempo en tareas administrativas y configuraciones. Afortunadamente cada vez más compañías son conscientes de que los programas de gestión de almacén no sólo están enfocados a las grandes empresas, sino también para la PYME.

Soluciones integrales en la nube como las que te ofrece myGESTIÓN dan la oportunidad a las pequeñas compañías de integrar la gestión de almacén en un software empresarial, cruzando sus datos con otras áreas igual de importantes para la dirección y permitiendo generar informes que ayuden en la toma de decisiones y mejora del rendimiento.

Un buen software de almacén debe proporcionar a la empresa todos los elementos de control y rastreo necesarios para conseguir sus objetivos. Pero aún más importante es que esta información no esté aislada del resto de datos de la compañía, sino que podamos disponer de ella en un ERP que también nos permita controlar áreas como recursos humanos, financiación y gestión de inventario.

Contar con un ERP integral que incluya un módulo de gestión de almacenes facilita las tareas a nivel administrativo, permitiendo un mejor acceso a la información y facilitando los procesos de comunicación interna.

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