Cómo controlar cobros y pagos en tu empresa

Sin duda el control de cobros y pagos en la empresa es uno de los aspectos esenciales en la gestión de empresas. Cuando hablamos de gestión de cobros y pagos, nos estamos refiriendo a la gestión de las obligaciones de pago y los derechos de cobro, columna fundamental de nuestro negocio y en la que se basa la confianza que permite toda relación comercial.

Cada empresa gestiona sus pagos y cobros de manera diferente. Convendría tener en cuenta que no existen dos empresas exactamente iguales y que no se puede aplicar el mismo sistema de cobros y pagos a todas las empresas. Sin embargo, sí que se pueden establecer algunos criterios a la hora de gestionar la tesorería y controlar la actividad de nuestra empresa.

Qué tener en cuenta para la gestión de cobros y pagos en tu negocio

Cada empresa tiene por un lado una serie de costes u obligaciones adquiridas con sus proveedores habituales, y por otro lado, una serie de clientes que les pagan. En la gestión de la tesorería, dividimos así a estos dos grupos en documentos de facturas emitidas y facturas recibidas. De este modo, las operaciones están convenientemente documentadas.

Al documentar los cobros y pagos, se pueden controlar con mayor facilidad y podemos llevar el control del cobro y de los pagos, de acuerdo a nuestro stock en ese momento y a las operaciones que queramos realizar de acuerdo a nuestro presupuesto, o las obligaciones mensuales que tengamos contraídas.

Uno de los elementos clave que tendremos que fijar para una buena gestión de cobros y pagos es la fecha de vencimiento. A la hora de cobrar y pagar, lo ideal es tener un sistema de alertas que nos permita saber cuándo no se han producido los cobros y pagos en la fecha correspondiente.

Es de gran importancia que llevemos un buen control de gastos, ya que en las empresas se debe cobrar antes de pagar para que se puedan atender las necesidades de tesorería. Es decir, imagínate que debes pagar a proveedores 10.000 euros en los próximos 60 días, pero vas a cobrar 19.000 € en los próximos 30 días. Como mínimo, deberían haberte pagado otros 10.000 euros para que puedas hacer frente al pago con puntualidad.

Gestión de cobros y pagos internos de la empresa

Además del cobro y pago de las facturas emitidas y recibidas, hay que tener en cuenta otros cobros y pagos que no están documentados con facturas. Nos referimos por ejemplo al pago de nóminas, liquidaciones de impuestos, préstamos o Seguridad Social, entre otros.

Aunque estos cobros y pagos no siempre estén reflejados en el software de gestión online, sí que deben estar convenientemente presupuestados y se deben poder evaluar con antelación para poder atender las necesidades de nuestra tesorería.

De esta manera, lo ideal sería disponer de una herramienta que nos permita controlar la evolución de cobros y pagos para atender a nuestras necesidades de tesorería, afrontando con éxito las situaciones de dificultad y previendo cobros y pagos de manera adecuada.

¿Cómo gestionar cobros y pagos en tu empresa?

En tu software de gestión myGESTIÓN podrás gestionar también todo lo relativo a la tesorería de tu empresa. De esta manera, podrás tener una visión completa de cuánto debes y cuánto te deben, cuándo te van a pagar y cuándo debes pagar, quién ha pagado y quién no y otros aspectos similares que encierran una gran importancia de cara a la gestión de la empresa.

Si no estás teniendo en cuenta la gestión de cobros y pagos de manera puntual, es posible que por ejemplo dejes de recibir cobros en la fecha de vencimiento correspondiente y no puedas hacer frente a tus pagos más próximos. Por este motivo, hay que tener un plan de actuación y un plan de tesorería que permita gestionar el flujo de entrada y salida de dinero de la cuenta de tu empresa.

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