Cómo fichar en el teletrabajo

Muchas empresas que no practican hasta ahora el teletrabajo se han encontrado con este desafío. ¿Cómo hacer que los trabajadores fichen desde sus casas? ¿Cuál es la forma de fichar en el teletrabajo eficazmente? El registro de jornada es una medida obligatoria que las empresas deben llevar a cabo para el control de las horas trabajadas.

En este sentido, las empresas tienen por delante un doble reto: por un lado, seguir cumpliendo con la legislación aunque las circunstancias impidan que el trabajador se encuentre físicamente en el lugar de trabajo, y por otro, gestionar bien la productividad, aunque sea en remoto.

Métodos para fichar en el teletrabajo

Hay diversas formas para fichar en el teletrabajo. Cada empresa adoptará la que más conveniente le resulte. Te mentiríamos si dijéramos que sólo se puede llevar el control de fichajes a través de un software, pero sigue siendo el mejor método.

Veamos algunos métodos el fichaje de los teletrabajadores:

• Una hoja de Excel compartida en la nube: se trata de un simple calendario, donde el empleado va anotando cada día la hora de entrada y la hora de salida, así como el número de horas trabajadores o si hubiera una hora extraordinaria.


• Una aplicación con temporizador: los usuarios se conectan con un usuario y contraseña desde su casa y es como si hubieran entrado a la empresa. Es decir, un temporizador empieza a contar el tiempo que están trabajando.


• Un software ERP que permita el registro de jornada, además de resultar accesible desde el móvil. De esta forma, pueden usarlo tanto los empleados que están trabajando en la oficina, como los empleados que trabajan desde casa.

Ante estos tres métodos, creemos que hay algo muy importante elijas la forma que elijas de llevar el registro de jornada.

Y es que lo ideal es que todos los datos estén centralizados, no que uses diferentes métodos para distintos trabajadores. Porque al fin y al cabo, tu plantilla es una y cuando quieras realizar informes o análisis de productividad, necesitarás tener toda la información centralizada.

Es mucho más fácil cuando los datos están unificados en una sola herramienta, que cuando estamos utilizando diversos programas que no interactúan entre sí.

¿Cómo sé que los empleados están trabajando?

El teletrabajo implica diversos desafíos para la empresa. Por ejemplo, el hecho de que alguien fiche o anote que ha empezado a trabajar, y luego anote o se desconecte cuando ha terminado su jornada, no significa que haya sido productiva.

Aunque esto puede pasar tanto en la oficina como en casa, lo cierto es que a las empresas les gustaría poder controlar la productividad de los empleados de algún modo.

El enfoque para el control de la productividad puede ser más eficaz cuando, en lugar de concentrarnos en la variable tiempo, empezamos a enfocarnos en los objetivos.

¿Se han cumplido, o no se han cumplido las tareas asignadas para ese día? Eso es lo que mejor mide la productividad de un empleado, independiente de que haya hecho 8 horas o 6 horas. En 6 horas muy productivas se puede hacer más y mejor que en 8 horas poco productivas.

Por eso decimos que la gestión del teletrabajo está siendo un verdadero reto para las empresas. Porque nos está ayudando a enfocarnos en lo importante; en la consecución de objetivos. El ''esentismo laboral'' es uno de los retos que los Departamentos de Recursos Humanos tienen que enfrentar, y es que de nada sirve cumplir con el registro de horas, si no son horas productivas.

Informes, controles y análisis

Existen formas de controlar la actividad que hacen los empleados desde casa. Por ejemplo, si utilizamos un VPN, se puede controlar la actividad que los trabajadores realizan al conectarse, por ejemplo evitando que se conecten a las redes sociales, o midiendo el tiempo que pasan en páginas web ajenas al trabajo de la empresa.

Aunque no podamos controlar con un 100% la actividad de los empleados, lo cierto es que tampoco es preciso llevarlo al extremo en un ambiente profesional y de confianza. Hay empresas a las que no les importa que el empleado se conecte a Facebook en horas de trabajo o que se tome un café, siempre y cuando cumpla con las tareas que tiene asignadas.

En este sentido, una de las mejores formas de llevar el control del teletrabajo es mediante los informes de análisis y reuniones. Las empresas pueden llevar el control de la actividad de los empleados, pero también pueden realizar reuniones periódicas para que estos rindan cuentas de su actividad. También se puede elaborar un informe cada X tiempo para medir la actividad de los empleados.

Al margen del fichaje o registro de horas, que es una obligación legal y que puedes hacer a través del ERP de tu empresa, es importante saber que existen también otras herramientas que nos permiten trabajar en remoto y visualizar las acciones que realizan los empleados trabajando a distancia.

Con soluciones como myGESTIÓN fichar en el trabajo será más fácil que nunca.


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