Cómo hacer una gestión de pedidos eficaz

La gestión de pedidos es una función fundamental en todo negocio en Internet. Empieza antes de que se produzca el pedido, continúa durante el momento en el que se ha producido y se mantiene cuando el producto ya se ha entregado.

Desarrollar nuestras funciones de manera eficaz, profesional y transparente durante todas las fases del proceso es esencial para lograr la confianza del cliente y su fidelización. Si algo no le gusta durante el procedimiento de compra de tus productos, es muy posible que no vuelva a comprar.

Fases de la gestión de pedidos

En la gestión de pedidos, hay muchos elementos que se han automatizado para que el cliente pueda disponer de toda la información posible durante el proceso.

1. Antes de que se produzca el pedido...

En este área, es muy importante por ejemplo toda la información que damos de antemano en nuestra tienda online. Por ejemplo:

• Información sobre el pago y los medios de pago


• Información veraz sobre el producto que compramos


• Las condiciones de devolución


• Las condiciones del envío


• Condiciones de seguridad de la web para pago seguro


• El Aviso Legal, que aparte de ser un requerimiento obligatorio, permite al cliente conocer con qué empresa está tratando

El principio de la gestión de pedidos en este campo debe ser siempre la transparencia. La información debe ser completa, precisa y estar claramente a disposición del cliente para que éste pueda saber en qué condiciones recibirá el producto que decida comprar.

2. Durante el procesamiento del pedido

Supongamos que toda la información estaba clara, el cliente se ha convencido y finalmente ha realizado la compra del producto. Durante esta fase de la gestión de pedidos, es fundamental cumplir con los procesos y procedimientos a los que nos hemos comprometido en el acuerdo general con nuestros clientes.

Y aquí es donde cobra gran importancia la gestión de pedidos en almacén, de modo que haya una buena gestión de las órdenes dadas.

• Los productos deben ser fácilmente identificables, mediante código y etiqueta. También localizables dentro de las plantas de almacenamiento.


• El embalaje de los productos, también conocido a veces como el packaging, es de gran importancia para que el transporte sea seguro. Un buen packaging reduce el número de roturas de productos, así como el número de devoluciones.


• Debe haber un procedimiento seguro para su transporte, generalmente mediante una agencia de transporte segura que cada día recibe los pedidos y la información de entrega.


• Debemos realizar también una previsión de stock adecuada para que los pedidos se puedan servir. No disponer de stock en el momento del pedido exige alternativas, como que el proveedor envíe directamente el producto al cliente o la producción bajo demanda.

Durante todo este proceso, la información que recibe el cliente continúa. Es decir, muchas tiendas online han automatizado funciones para que el usuario pueda saber en qué fase se encuentra su pedido. Recepción en almacén, en transporte, entregado, etc. No debemos olvidar nunca que el cliente debe sentirse tranquilo en todo momento, que nadie se ha olvidado de él.

3. Gestión de la venta

Como te puedes imaginar, una orden de pedido implica una información que interesa a diversas áreas de la empresa. No sólo al almacén, que debe empaquetar y enviar el producto en el tiempo y forma adecuados.

También al área de ventas, donde la venta de éste producto debe quedar registrado, algo que afectará al área de tesorería, a la de contabilidad, a la de gestión inventario…

La mejor forma de que toda esta información se maneje de manera unificada es hacerlo desde un solo software. Necesitas un software de gestión empresarial como myGESTIÓN en el que todos los ítems queden registrados de manera automática, haya venido el pedido desde tu tienda online o desde tus tiendas físicas.

Gestionar myGESTIÓN es muy fácil y te ayuda a mejorar los procedimientos de gestión en tu negocio, sin que tengas que instalar ningún programa en tu ordenador, ni tengas que hacerte cargo del mantenimiento.

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La cuestión es que toda esa información debería estar actualizada en tiempo real para que en cada departamento de la empresa se puedan tomar las decisiones adecuadas. Por ejemplo, tiene que haber consciencia de cuándo se acaba el stock de un producto, así como de cuánto tiempo tarda en acabarse, para que incluso se puedan programar compras a proveedores, de modo que en ningún momento te quedes sin stock y se haga una previsión de stock adecuada.

4. Después de la entrega del pedido

El trabajo no termina después de que el cliente ha recibido el producto en su casa. Aquí pueden pasar dos cosas: que el cliente está satisfecho y se quede con el producto, o que lo devuelva.

Las devoluciones son algo muy común en muchos sectores, y además, en el mundo de las compras online, supone además una gran ventaja la devolución gratuita en un tiempo determinado para que el cliente pueda comprar con más confianza y seguridad de que en ningún momento va a ser engañado.

Las condiciones de devolución y cómo trates a tu cliente una vez éste ha recibido el pedido son de gran importancia. A partir de aquí, si tu almacén y tus transportistas han trabajado de manera óptima, podrás influir en la fidelización del cliente.

Por supuesto, éste es el mejor momento del mundo para enviar encuestas de satisfacción, pedir comentarios de productos, o sugerir compras relacionadas.


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