¿Cómo mejorar la precisión financiera con un ERP?

Quizás de un tiempo a esta parte te hayas dado cuenta de que los datos de tu empresa no siempre reflejan la realidad de tu negocio. Tienes quizás menos efectivo del que pensabas, hay divergencias entre el almacén y el inventario, o cuando llevas a cabo todas las operaciones relacionadas con la fiscalidad de tu empresa los números pueden no ser los mismos que en tus libros de facturas.

Todo esto tiene que ver con la precisión financiera, y se trata de que puedas tener el suficiente grado de control de todas las áreas financieras y contables de tu negocio para que los datos reflejen de manera exacta la realidad de tu empresa.

¿Qué es la precisión financiera y por qué es importante?

La precisión financiera es simplemente la capacidad de tu negocio de registrar de manera fiable y objetiva todos los datos relacionados con la gestión financiera, desde el flujo de tesorería a las facturas o las declaraciones tributarias.

Este aspecto puede verse alterado por diversos elementos:

• Errores humanos: a la hora de contabilizar datos, las personas pueden cometer errores, lo que se trasladará a los libros de facturas o a la gestión de la contabilidad.


• Falta de actualización: si los datos financieros con los que cuentas están atrasados, no puedes disponer de una radiografía completa de tu negocio en un momento dado, lo que afectará a la toma de decisiones.


• Inconsistencias: cuando no se dispone de un sistema o procedimiento estandarizado para contabilizar los datos, se pueden producir inconsistencias en las reglas y principios que aplicas. Por ejemplo, en caso de que dos o más personas tengan que llevar a cabo cálculos y utilicen métodos distintos.


• Falta de comunicación interna: ¿tus datos no reflejan la realidad? Tal vez haya dificultades para la comunicación, al no existir un procedimiento estandarizado para notificar las facturas de gasto recibidas o los gastos en los que incurren los empleados.

Tu precisión financiera es, sin embargo, enormemente importante por varias razones. Primero, porque te ayudará a cumplir con tus obligaciones legales, al reflejar fielmente los datos de tu negocio en tus libros de facturas y estados financieros. Y segundo, porque tendrás una visión más clara y exacta de la realidad de tu negocio, y no tendrás que esperar a finalizar el trimestre o el año para poder tener un conocimiento real de lo que está ocurriendo en tu empresa.

¿Qué tener en cuenta para mejorar la precisión financiera?

Llegados a este punto, es probable de que te hayas dado cuenta de que tu empresa no refleja datos precisos, exactos y actualizados.

Aquí es donde juega un papel muy importante la implementación de un software ERP, de manera que puedas tener el control de todos los procesos internos, registrar y centralizar los datos en una herramienta y automatizar la contabilización de los datos, reduciendo así los errores humanos y las duplicidades.

Un ERP como myGESTION te ayudará en varias áreas importantes relacionadas con la precisión financiera.

1. Integración de datos

A diferencia de la gestión manual de los datos, tener un ERP con el que procesar todo (facturas, presupuestos, albaranes, contabilidad…) te va a permitir centralizar toda la información en una sola herramienta y facilitar la colaboración interna entre los distintos departamentos o responsables de cada área de negocio.

2. Automatización

Cuando tienes que calcular manualmente los modelos de impuestos, o llevar a cabo la conciliación bancaria de manera manual, es mucho más fácil que se cometan errores humanos. Y esto provocaría que los datos de tu empresa presenten inconsistencias que sería importante resolver. La automatización de procesos que el ERP facilita permite que estas situaciones no se produzcan y pueda haber una coherencia entre todos los datos del negocio.

3. Mejora de la comunicación interna

El ERP en la nube es accesible desde cualquier parte y lugar. Esto permite que no haya duplicidades en distintos ordenadores, si se trabaja con hojas de Excel, que podrían no estar actualizadas en el momento de modificarse. Trabajar en la nube facilita que la información a la que accedes esté siempre actualizada, entres desde el ordenador que entres.

Además, si tus empleados tienen que enviar tickets o facturas, puedes hacer una mejor gestión de la documentación y procesarlas rápidamente para que no haya datos que se pierdan y no queden registrados en el ERP.

4. Eliminación del papel

El papel da lugar a mayores inconsistencias, confusiones y errores, por lo si quieres mejorar la precisión financiera, debes acostumbrarse a realizar una gestión financiera a través de software en la nube. Esto te permitirá que no tengas que almacenar documentos en papel importantes en los archivos de tu empresa, y que toda la información pueda estar centralizada en un software para que se puedan procesar los datos de manera más ágil y rápida.

Cuando se trabaja online, ya no dispondrás de múltiples versiones de un mismo documento, lo que puede generar numerosas dudas a la hora de saber cuál es el que está más actualizado.

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