¿Cómo reducir las cargas administrativas de tu negocio?

Las cargas administrativas son tareas de administración que tienes que realizar para el mantenimiento de tu negocio. Por sí misma, no te genera beneficios. Pero eso no significa que no estés obligado a realizarla.

Por desgracia, muchas empresas no son conscientes de que gran parte de la jornada de trabajo de sus empleados se consume realizando estas tareas administrativas. Es un trabajo rutinario, que no resulta nada creativo y aporta nulo o poco valor a la empresa desde el punto de vista de los ingresos.

¿Cuáles son las cargas administrativas más comunes en las empresas?

A continuación te mostramos algunas tareas administrativas que son muy típicas en muchas empresas, sobre todo en las PYMEs.

• Elaborar los modelos trimestrales y anuales del IVA, IRPF, IS, etc.
  Introducir las facturas de tu tienda online en tu programa de facturación


• Crear y enviar facturas a tus clientes fijos


• Comprobar la correspondencia entre tus datos bancarios y tus facturas


• Realizar el arqueo de caja


• Elaborar informes con los datos de ventas mensuales


• Actualizar el stock o los precios de tu tienda online


• Comprobar qué productos están próximos a agotarse para evitar la rotura de stock

Todas estas tareas son funciones típicas en cualquier negocio de comercialización. ¿Cuántas horas implica desarrollar todas estas tareas? ¿Existe alguna forma que te permita automatizar al máximo las cargas de tipo administrativo para disponer de un mayor tiempo libre?

Lo cierto es que muy poca parte de nuestra jornada laboral está destinada a funciones productivas. Si a todo esto le añades que las cargas administrativas también generan interacciones entre los miembros del equipo (intercambio de mails, llamadas telefónicas, reuniones, etc.), el tiempo que el trabajo administrativo te está consumiendo puede tener efectos problemáticos en tu negocio.

El trabajo administrativo no es productivo

Muchos negocios son conscientes de que tienen que realizar tareas administrativas. Pero no son conscientes de que pueden tener un peso enorme en su jornada laboral y la de sus empleados.

Si tus empleados pasan mucho tiempo en tareas no productivas, es dinero que estás perdiendo. Tu negocio necesita tener más agilidad y no verse doblegado por la burocracia. Además, debes tener en cuenta una mala noticia. Cuanto más grande sea tu negocio, mayores serán las cargas administrativas. Y también serán mayores los errores administrativos que se cometan.

Éstas tienden a crecer de manera exponencial, al mismo tiempo que crece el número de documentos que manejas, así como el número de interacciones con proveedores y miembros de la plantilla. En definitiva, que cuantas más cargas administrativas, menor productividad laboral.

Y la reducción de la productividad laboral suele significar que tu negocio puede hacer menos en el mismo tiempo que tus competidores. Pagas más a cambio de recibir menos. Y lo peor es que una situación permanente, en la que te sientes atrapado porque piensas que forma parte del día a día de tu negocio.

Pero debes tener muy claro a partir de ahora que esto no es cierto. Puedes reducir la carga administrativa de una manera muy significativa si empiezas a utilizar las herramientas de gestión online adecuadas. Por ejemplo, un software ERP en la nube que te permita sistematizar y estandarizar los procesos para que todo sea mucho más sencillo.

¿Cómo ayuda un ERP a la reducción de la carga administrativa?

Hay varios elementos en los que vas a notar que al usar un ERP en la nube para la gestión de tu empresa tu carga administrativa se reduce.

1. Menos papel que gestionar

Al digitalizar tu empresa, los documentos y papeles se gestionan online. Esto significa mayor bienestar y tranquilidad para tus empleados, que no tendrán que manejar cientos o miles de documentos en papel.

2. Hacer tu contabilidad en minutos

Porque no queremos ver a más gerentes de PYMEs ocupados durante días en rellenar los modelos trimestrales. Muchos de esos cálculos se pueden hacer automáticamente a partir de las facturas que ya se han generado o introducido en el programa. No tienes por qué hacer cálculos manuales. Cada elemento aparecerá en el epígrafe correspondiente y será mucho más fácil que puedas gestionar los datos agregados sin errores.

3. Conciliación bancaria, más fácil que nunca

A medida que crezca tu negocio, la conciliación bancaria se vuelve mucho más compleja. Nuestro software de gestión myGESTIÓN hará que ya no te lleve tanto tiempo, y sobre todo, evitarás los errores típicos que se cometen cuando se realiza este proceso de manera manual.

4. Facturas periódicas

Ya no tendrás que emitir y enviar una y otra vez las mismas facturas todos los meses. Puedes programar que se generen facturas nuevas y se envíen a los clientes en el plazo conveniente. Esto te ayudará a reducir el tiempo que dedicas a la facturación y a gestionar más fácilmente tu negocio.

5. Integración con tu tienda online

Deja de volverte loco comprobando stock, precios, productos descatalogados, pedidos, facturas... ¿Y si te dijéramos que puedes tener todo conectado, tu ERP con tu tienda online? Todos los datos aparecerán automáticamente en tu ERP para que puedas gestionar más fácil y rápidamente tus pedidos. Además, habrá una correspondencia total entre los productos de tu ERP y los de tu tienda.

Pues todas estas tareas administrativas que estás haciendo ahora mismo te las podrías ahorrar si simplemente cambias a un nuevo software de gestión ERP que te permite hacerlo. Es un software flexible, cómodo y en la nube, al que puedes acceder con una conexión a Internet y un ordenador.

No necesitas implantar hardware, ni instalar nada, y además tienes copias de seguridad de todo para que tú tengas el control. Ahorra tiempo en tu negocio con la reducción de cargas administrativas y tu empresa lo notará con resultados positivos. Date de alta ahora en myGESTIÓN.


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