Conceptos fundamentales de la gestión de almacén

Todos sabemos que la gestión de almacén es un proceso logístico de gran importancia en la empresa. Su función consiste en recibir, gestionar, guardar y enviar materiales o productos finales hasta tus clientes. Para que se pueda llevar a cabo una buena gestión de almacén, el proceso de control de los artículos es fundamental.

Una buena gestión de almacén, por ejemplo, ayuda a la gestión de pedidos, hace más fácil la función de compras o de producción y permite que la empresa pueda perder menos dinero por rotura de stock.

En este post queremos mostrarte algunos elementos clave que debes tener en cuenta en la gestión de almacenes.

Qué tener en cuenta en la gestión de almacén

En toda gestión de almacenes hay que tener en cuenta diversos procesos y elementos.

De no llevarse a cabo correctamente estos aspectos, es probable que los productos pierdan valor, se deterioren o se pierdan, o que se produzcan confusiones que puedan complicar otros procesos de la empresa, dando lugar a dificultades en la gestión.

Veamos en qué consisten estos conceptos y cómo puedes mejorarlos.

1. El sistema de almacenamiento

Cada producto se debe almacenar de una manera, en función de sus características. Hay productos que tienen necesidades especiales de almacenamiento, como por ejemplo aquellos que deben conservarse en frío. Otros pueden conservarse mejor en cajas, estanterías o pallets para una más fácil organización del producto.

Los productos deben estar ordenados en una disposición que permita a los responsables de almacén operar y localizar rápidamente un producto determinado. Para eso, el proceso de etiquetado, clasificación y codificación de los productos es fundamental.

2. Proceso de recepción del stock

La recepción de nuevo stock debe hacerse siguiendo un procedimiento determinado. Cuando se piden grandes cantidades de productos a uno o más proveedores, es esencial seguir un proceso para cotejar las entregas, el estado del producto y su embalaje, y la ausencia de roturas o deterioro del material durante el trayecto.

Muy importante tener en cuenta durante esta fase del proceso la recogida y recepción de albaranes, que deberías almacenar en tu software de gestión online para poder tener la seguridad de que has recibido los productos que encargaste y quede constancia de ello.

3. Clasificación y codificación del stock

Un aspecto fundamental en cualquier almacén es la clasificación de los productos dentro del almacén. Estos se pueden clasificar atendiendo a un criterio determinado, como por ejemplo si es un producto individual o un lote, si pertenece a una categoría concreta de productos, si tiene una forma o es de un tipo determinado.

Una buena clasificación de los productos en el almacén permitirá que se puedan localizar más rápidamente, brindando un mejor servicio al cliente. Ten en cuenta también que hay productos con mayor frecuencia de venta que otros, por lo que también es importante gestionar el espacio disponible y la movilidad de los mismos.

Piensa también que cuantos más productos tengas de baja frecuencia de venta, mayores problemas financieros puede tener tu empresa. De hecho, si tienes muchos de estos productos que se venden muy poco, es posible que estés desaprovechando espacio y recursos.

4. El inventario

El inventario consiste en el registro físico de los productos que dispones en tu almacén. Es una parte fundamental de la contabilidad y el cierre fiscal del año.

Se trata de una actividad enormemente importante para que puedas tomar decisiones y tengas una panorámica de lo que hay ahora mismo en tu empresa.

A través de programas de gestión online como myGESTIÓN puedes gestionar tu inventario fácilmente, pudiendo automatizar y optimizar gran parte de tus tareas, consiguiendo así un resultado más preciso y eficiente.

5. Costes de almacenamiento

No olvidemos tampoco que los costes de almacenamiento son un aspecto fundamental en la gestión de almacenes. ¿Qué coste supone para tu empresa mantener una unidad de stock en su almacén durante un período de tiempo determinado?

El mantenimiento de los productos en tu almacén, por el que seguramente pagarás alquiler, salarios, seguros y suministros, es un factor decisivo en el área financiera. Piensa que, por ejemplo, una mala clasificación y ordenación de los productos en el almacén puede llevar a que aumenten los costes de almacenamiento del producto.

Conclusión

La gestión de almacén se ha vuelto además cada vez más elaborada y compleja. Hoy día muchas no nos movemos sólo con productos que tenemos en inventario, sino también con productos que se fabrican bajo demanda o productos que no tenemos en stock, pero que vendemos bajo modalidad de dropshipping.

En cualquiera de los casos, tu empresa debe prestar mucha atención a la gestión de almacén para poder dar un buen servicio al cliente, tanto a los clientes de tu tienda online como los de tus tiendas físicas. También en el caso de que tengas varias sedes o puntos de venta, plantas de fabricación o almacén, donde el proceso se vuelve mucho más complicado.

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