¿Cuáles son las funciones de la gestión de almacén?

Es importante conocer las funciones de la gestión de almacén para poder mejorar la logística de nuestra empresa. Cualquier empresa que trabaje con mercancías, necesitará disponer de almacenes para guardar sus productos. Si tu empresa es de tamaño mediano o grande, o probablemente cuentes con diversas plantas de almacenamiento donde la gestión de almacén se convierte en una parte esencial de tu negocio.

Para poder gestionar este área, de gran complejidad en los tiempos que vivimos marcados por el e-commerce, necesitas conocer en profundidad cuáles son las funciones de la gestión de almacén y por qué deberías prestar mucha atención a este área de tu negocio, si no lo estás haciendo ya.

Los 5 puntos básicos para gestionar tus plantas de almacenamiento

La gestión de almacenes consiste en todas aquellas operaciones que realizamos para controlar, mover y manipular los productos que tenemos en stock. O si nos dedicamos a la fabricación de productos, de los materiales necesitamos para el proceso de fabricación o la producción de productos finales.

Se trata por tanto de una actividad logística, que tiene un papel fundamental en las empresas de hoy, porque nos encontramos con que tenemos que gestionar diferentes procesos, tanto en empresas B2B como en empresas B2C, donde la estandarización, la automatización y la metodología son valores esenciales.

En esta línea, se puede ver que llevar una buena gestión de almacén estará basada en los siguientes principios:

1. Optimizar la capacidad de almacenaje

Cuando dispones de una planta de almacenamiento, necesitas optimizar el espacio de la mejor manera posible. Por varias razones: para que los productos sean fáciles de encontrar, para que puedas optimizar costes y aprovechar bien el espacio disponible y también para que las máquinas se puedan mover en el interior del almacén con facilidad.

Optimizar la capacidad de almacenaje te permitirá tener procesos más claros y versátiles para atender a los pedidos y asegurar que los productos se mantienen en buenas condiciones.

2. Controlar el proceso de recepción de productos o materiales

Si tu empresa compra nuevas mercancías, éstas se recibirán en el almacén, hasta que puedan ser enviadas a los puntos de venta. O si has fabricado nuevas mercancías, éstas se almacenarán en una planta de almacenamiento hasta que puedan distribuirse entre las tiendas.

Todo este proceso en el que recibes nuevo stock debe gestionarse de manera eficaz, teniendo en cuenta los albaranes de productos, y viendo que el stock está en condiciones adecuadas y se corresponde con los pedidos que has realizado.

Los procesos de recepción de productos se gestionan a través del módulo de gestión de almacén de tu software ERP.

3. Controlar las salidas de almacén

Cada vez que un producto se va a distribuir en tiendas o se va a enviar a un cliente final, debes controlar la gestión de salidas de almacén. ¿Qué productos ya no están en almacén? ¿A dónde se dirigen? Las salidas de almacén deben quedar registradas y están en plena conexión con el proceso de gestión de pedidos, que hoy día no se circunscribe sólo a las tiendas físicas, sino también a las tiendas online.

Hoy tenemos también nuevas fórmulas, como el dropshipping o el producto bajo demanda, que requieren de procesos de gestión de la salida de almacén diferentes.

4. Reducir costes

Por muy bien que lleves a cabo el proceso de gestión logística, debes saber que en sí mismo no te genera beneficios. Es un mal necesario, pero es un coste. La logística de almacén es completamente imprescindible, sin ésta los productos no dispondrían de un espacio en el que localizarse y se amontonarían en las tiendas, dando una mala imagen y llegando a ser imposible su gestión.

En este sentido, la gestión de almacén tiene también el objetivo de minimizar costes de diferentes formas. Porque mantener los productos hasta que se venden te supone un coste y, por eso, tu objetivo debe ser venderlos lo antes posible. Que el ciclo entre que el producto sale de fábrica y llega hasta la casa del cliente sea lo más reducido posible.

5. Rapidez en la manipulación y distribución de los productos

Otra de las funciones de la gestión de almacén es llevar una buena gestión de la manipulación y distribución de los productos. Para mover determinados productos hacen falta máquinas especiales utilizadas en almacenes y personal especializado en su manipulación.

Además, dependiendo de la tipología del producto, éste deberá manipularse de acuerdo a unos requisitos legales y de calidad, que garantizan una buena conservación del producto. Piensa que debes venderlo al cliente. Un producto estropeado o deteriorado es dinero perdido. Por tanto, a ti lo que te interesa es que el proceso de manipulación y distribución de los productos sea lo más rápido y eficaz posible.

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Para llevar a cabo estas funciones de la gestión de almacén, necesitas que tu ERP te proporcione esta opción. No todos los software de facturación están adaptados a este tipo de funciones, por lo que es importante que utilices un software ERP integral que te incluya un módulo de gestión de almacén.


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