¿Cuántos usuarios debe tener mi ERP?

Si eres empresario o directivo, debes tener este aspecto muy claro. Cuando trabajamos con software de gestión en la nube, una de las grandes ventajas es poder gestionar varios usuarios ERP. Es decir, no todo el mundo en la empresa debería poder acceder a los mismos datos, ni a través de un mismo usuario y contraseña, ya que tu ERP te permite establecer diferentes permisos para que cada cual se ocupe del área que le corresponde.

Esto son procesos que se pueden implementar en el momento de poner en marcha o implementar tu nuevo ERP en la nube, ya que a partir de que éste empieza a utilizarse, los empleados de los diferentes departamentos que deben gestionar y utilizar el ERP a diario deben tener claras cuáles son sus funciones.

Usuarios ERP: cómo gestionarlos adecuadamente

Ahora que las empresas han puesto en marcha el registro de horas, muchas se ven en la tesitura de que para fichar los usuarios tienen que hacerlo a través del ERP. Pero para poder gestionar este tipo de tareas diarias, realmente no hace falta que los usuarios tengan que disponer de un usuario y contraseña para poder hacerlo.

Así, por ejemplo, tenemos casos como myGESTIÓN, donde puedes crear usuarios con derecho a fichar gratis las horas de entrada y salida, sin necesidad de que tengas que comprar un nuevo usuario adicional para que todos los empleados puedan fichar.

Esto, entre otras cosas, es lógica, porque no todo el mundo tiene por qué tener acceso a tu ERP, sólo aquellos que lo vayan a gestionar y que además hayan la formación adecuada para introducir y procesar datos.

Piensa que, cuantos más usuarios haya en tu ERP, sin que tengan claro lo que tienen que hacer, mayor será la probabilidad de que se cometan errores, de que aparezca información duplicada o de que haya falta de coordinación a la hora de gestionar determinados aspectos.

Por ejemplo, habrá usuarios que en realidad sólo necesitan tener acceso a las áreas administrativas, por ejemplo en el área de contabilidad. Otros pueden solamente tener la tarea de gestionar el CRM, ya que se ocupan de la atención al cliente.

Por tanto, algo importante que debes hacer cuando implementes tu sistema ERP es establecer roles en la empresa de antemano. Tener, por ejemplo, un usuario administrador con todos los permisos, que esté a cargo del gerente de la empresa, pero que luego en los diferentes departamentos o los distintos responsables de área, cuenten con su propio usuario y sus propios permisos.

Dicho esto, ¿cuántos usuarios tiene que tener tu ERP? Todo depende del tamaño de tu empresa, y los diferentes departamentos y áreas que tengas.

No obstante, debes tener claro:

• Las personas externas, como comerciales, comisionistas o freelance que requieran de acceso al ERP, pueden formar parte de tu ERP, pero sólo para visualizar determinados documentos.


• Empleados a nivel interno, podemos darles dos roles. Para que vean solamente sus datos (por ejemplo, que alguien de ventas de la tienda online solamente vea las tiendas que se han producido en la tienda online), o bien para que vean las ventas globales (por ejemplo, el Jefe de Ventas).


• Si disponemos de varias empresas que forman parte del mismo grupo o tenemos varias delegaciones, es lógico que queramos que los usuarios de cada empresa o delegación sólo puedan acceder a sus datos y no los globales.

Por tanto, ésta es una de las decisiones que vas a tener que tomar en el momento de implementar tu ERP, aunque siempre tienes la ventaja de que en el futuro puedes añadir más usuarios, según las necesidades de tu empresa. Lee Cómo añadir y configurar usuarios.

¿Por qué es importante que contrates varios usuarios en tu ERP?

Hay varias razones por las que es importante que tengas varios usuarios en tu sistema ERP. Vamos a enumerarlas y a explicarlas:

1. Razones de seguridad

El sistema ERP es una parte sensible de tu negocio. Por lo tanto, no te interesa estar enviando contraseñas continuamente, con los riesgos que esto implica.

Cuanto mayor sea el n.º de personas que entran en el ERP, también tienes que implementar más medidas de seguridad y proporcionar más instrucciones a los responsables.

Por otro lado, tampoco hay que olvidar que un ex trabajador cabreado que tenga los datos de acceso al ERP podría todavía efectuar cambios desde su casa, lo que te obligaría a cambiar la contraseña cada vez que alguien se marcha.

2. No todos tienen por qué tener los mismos permisos

Si sólo tienes un usuario y éste tiene permisos de administrador, cuando le des los datos de acceso a un subordinado, éste tendrá los mismos permisos que el propio gerente de la empresa para realizar cualquier cambio o modificación.

Esto evidentemente es un riesgo que no debes correr, cada empleado que vaya a entrar en el ERP debe tener unos permisos asignados. Pensemos que, por ejemplo, a alguien que acaba de llegar a la empresa no debería tener poder para hacer cambios en áreas sensibles que son ajenas a su responsabilidad específica.

3. La información de tu empresa es muy sensible

Si hay un buen clima laboral, no tiene por qué pasar nada malo. La confianza, de hecho, es lo que sostiene que muchos negocios funcionen de la manera adecuada. Pero las medidas de seguridad van precisamente para prevenir situaciones imprevistas que se salen de ese ámbito de confianza.

Los datos que vas a introducir en tu ERP son muy sensibles y, de hecho, estás obligado a conservarlos por ley en muchos casos. Por tanto, dejar que esta información pueda ser modificada por cualquier persona en tu empresa no es lo más inteligente.

Y de hecho, seguramente ya tendrás claro que las grandes empresas no trabajan así. Si contratas un ERP online como myGESTIÓN, contrata también los usuarios que necesites para las diferentes áreas que vayan a acceder al ERP online.

Y tú, ¿tienes varios usuarios contratados en tu sistema ERP con diferentes permisos?


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