¿Cómo detectar y resolver problemas de gestión en tu negocio?

A veces una empresa puede llegar a convertir los problemas de gestión en una práctica habitual. Ya sea porque se le da poca importancia, o porque se cree que no tiene incidencia en la marcha del negocio, lo cierto es que elementos que deberían ser la excepción se convierten en un vicio del que la empresa tiene que librarse.

El primer paso de la resolución de problemas en la gestión empresarial es la detección. Tratar de intuir cómo puede una mala práctica estar afectando al funcionamiento organizativo de la empresa y cómo puede, al finar, influir en la consecución o pérdida de clientes.

¿Qué tipos de problemas de gestión nos podemos encontrar en la empresa?

Los problemas de gestión o problemas organizativos tienen que ver con la información incompleta o sesgada, los malos procedimientos o la falta de ellos, la ausencia o deficiencia de sistemas de control de calidad.

Pueden producirse en todos los departamentos y no podemos dejar que funcionen de manera autónoma. ¿Por qué razón? Porque una incidencia que se produzca como consecuencia de una mala práctica llevada a cabo por el Departamento de Informática tendrá consecuencias en el desarrollo del trabajo de los demás, e incluso podrá incidir en las ventas.

Una mala práctica en la gestión de la contabilidad puede dar lugar a sanciones económicas de Hacienda, lo que luego tendría una repercusión en los gastos de la empresa.

Esto son sólo algunos ejemplos. La mayoría de empresas cometen algún tipo de error del que ni siquiera son conscientes. Gestionar una empresa de forma eficaz es un proceso continuo, donde se van solucionando los pequeños fallos que se van detectando para optimizar procesos y maximizar ingresos.

Cómo detectar problemas en la empresa

No se puede optimizar los procesos si no empezamos con la detección de los problemas. Eso significa que tiene que haber un buen flujo de comunicación entre departamentos y empleados de la empresa, de modo que cuanta más información y mejor procesada tengamos, mayor capacidad para mejorar los procesos.

Muchas veces, la ausencia de datos y la falta de sinergias entre departamentos tiene que ver con la falta de la tecnología adecuada. La ausencia de un programa de gestión online, interconectado con el CRM y la tienda online, ayuda a optimizar gran parte de los procesos que tienen que ver con el almacenaje, la distribución y la venta de productos.

Uno de los puntos clave para la mejora de los procesos es saber escuchar a los empleados en su día a día. ¿Qué problemas tienen habitualmente? ¿Cómo creen ellos que deberían hacerse las cosas para conseguir mejores resultados? Ésta es una labor de management que permitirá tomar mejores decisiones, pero aún así no son posturas que deban tomarse atendiendo sólo a la intuición.

Están los datos y los informes, que ayudan a tener una panorámica más completa de cada área del negocio y ver en qué medida contribuyen a cumplir los objetivos de la empresa.

Para sintetizar el proceso para detectar problemas, podemos seguir este esquema:

1. Percatarse de que hay un problema.
2. Analizar dónde ocurre.
3. Ver desde cuándo sucede esto y por qué está ocurriendo.
4. Analizar cuáles son las causas de este problema.
5. Comprobar qué medidas se han aplicado para resolverlo, si es el caso.
6. Analizar el impacto económico en el negocio

Aplicar la resolución de problemas en la empresa

La primera fase tiene que ver con la detección del problema y la siguiente con la planificación de la resolución. Ahora que dispones de datos, informes, información detallada sobre qué ha pasado, durante cuánto tiempo, por qué y cuánto dinero te ha costado, estás en situación de empezar a aplicar soluciones.

Las soluciones deben enfocarse en la causa más importante de ese problema. Por ejemplo, los empleados no disponen de suficiente tiempo para atender a la gestión de pedidos, ya que están ocupados con la atención al cliente. Esto produce un impacto económico debido a la pérdida de clientes y la pérdida de credibilidad de la marca. Los retrasos en el envío de los productos quebrantan la confianza del cliente y puede tener repercusiones a corto y medio plazo.

Una posible solución sería tratar de organizar mejor los procesos de atención al cliente, quizás contratando a una persona que se ocupe de esta tarea, o distribuyendo mejor el tiempo.

Por tanto, tendremos que fijar una o más medidas adecuadas para conseguir solucionar este problema. También podremos tratar de analizar en qué medida estas nuevas acciones tendrán un impacto económico positivo en la marcha del negocio. Una vez fijadas esas medidas, deberemos diseñar un sistema de control para cerciorarnos de que se aplican y se cumplen.

Por último, implementaremos las acciones que hemos planificado y observaremos los resultados.

La resolución de problemas se lleva a cabo de manera más eficaz cuanto mejor y más fiable es la información de la que dispones. Utiliza el software adecuado para la recolección, cruce y gestión de datos, de modo que puedas perfeccionar al máximo las tareas de dirección y gestión empresarial.


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