Digitalización y seguridad de los datos: ¿qué debes tener en cuenta?

Muchas empresas se han lanzado a facilitar el teletrabajo y la gestión online, ya que no les quedaba más remedio. Pero muchas veces este proceso de digitalización no se hace de la manera correcta. Y corremos riesgos innecesarios que pueden comportar problemas para la seguridad de los datos de tu empresa.

La nube es segura para gestionar y administrar tu negocio. Mucho más segura que tener todas tus bases de datos en un sistema informático ubicado en tu propio local. Ahora bien, es conveniente tener en cuenta algunos consejos de seguridad si quieres digitalizar tu empresa y empezar a gestionar tu negocio online.

Consejos de seguridad para la digitalización de tu negocio

Hay varios consejos de seguridad que te ayudarán a llevar a cabo la digitalización tu negocio de la manera más segura y adecuada.

No te compliques la vida; el ERP en la nube es más seguro y flexible

Hay muchas formas de gestionar los datos de tu negocio a distancia. Hay software que permite acceder en remoto a un ordenador ubicado en otro lugar. También hay sistemas ERP on premise que puedes instalar en un servidor y hacer que los empleados se conecten desde ahí.

El problema de esto es que es caro y además difícil de implementar. En una situación como la que estamos, lo que necesitas es una solución flexible y adaptable. Es mejor migrar a un software ERP en la nube, que te permita importar y exportar datos fácilmente.

No te compliques la vida con procesos de digitalización que van a llevar mucho más trabajo, costes y dificultades de seguridad. Tu proveedor de ERP online se ocupa de toda la seguridad y así no tienes que invertir recursos en esto.

Crea varios usuarios de acceso al ERP

No todo el que entre a tu ERP tiene por qué ver todos los datos. Lo ideal es que el usuario principal o administrador pueda ver toda la información, pero que los demás usuarios sólo tengan acceso a la parte que deben gestionar o que les corresponde.

Por ejemplo, quizás los operarios de tu planta de almacén necesitan poder acceder a los pedidos en tiempo real para poder trabajar. Pero eso no quiere decir que necesiten controlar otros elementos del programa, ni que deban tener la posibilidad de hacer cambios críticos en la configuración del software.

No des tu contraseña a cualquiera

Un error muy común es dar nuestra contraseña de software ERP a cualquier empleado o profesional para que pueda consultar datos. Las contraseñas no deberían compartirse por e-mail, aplicaciones de mensajería o cualquier recurso en el que puedan caer fácilmente en malas manos.

Piensa que cuantos más dispositivos haya que tengan almacenada la contraseña y usuario de tu ERP, más posibilidades hay de que alguien no autorizado acceda a sus datos. En el momento en el que empiezas a compartir contraseñas, pierdes el control. Alguien puede hackear el móvil o el portátil de esa persona y entonces tus datos pueden caer en malas manos.

Evita los software de almacenamiento

El método que algunas empresas utilizan para digitalizarse es simplemente utilizar un software de almacenamiento en la nube. Es decir, hacen lo mismo que han hecho siempre. Trabajan con archivos Excel o pdfs y luego lo comparten todo en un disco virtual para trabajar en remoto o en línea sin necesidad de contratar un ERP.

Esto no es realmente digitalizar tu empresa. Sólo trabajar a distancia. Piensa que de esta forma no estás automatizando procesos de ninguna forma. No puedes programar facturas para que se envíen solas. Sigue teniendo que haber un contacto entre los diferentes empleados para gestionar lo que se sube a la plataforma de almacenamiento.

Aquí hay además un riesgo para la seguridad. Y es que esas personas con las que se han compartido determinados archivos, no tengan los niveles de seguridad adecuados en sus equipos, o que compartan dicho acceso con otros usuarios. Aquí una vez más pierdes el control.

Necesitas una herramienta de software ERP en la que no trabajes con archivos. Los datos tienen que estar en la aplicación de gestión online. Y no todo el mundo en la empresa debe tener acceso a esa herramienta, sólo aquellos que tengan que realizar alguna gestión específica en algún área, con un usuario que tenga los permisos adecuados.

Por tanto, ten esto muy claro: almacenar tus archivos en la nube no es lo mismo que digitalización. Necesitas una herramienta específica de gestión, un ERP en la nube como myGESTIÓN, en el que puedas gestionar facturas, albaranes, presupuestos, medir las ventas, tenerlo integrado con tu tienda online y con tu TPV, etc.

Trabaja con un software que haga copias de seguridad

Aunque tus datos estén en un software ERP en la nube, necesitas una aplicación que haga copias de seguridad a diario. Éstas deben ser automáticas y deberían estar ubicadas en lugares diferentes para que haya la suficiente redundancia. Cuantos menos riesgos, mejor. Así podrás siempre recuperar tus datos sin que se produzca ningún problema.

Muchas empresas no hacen esto porque aunque trabajan a distancia, no están trabajando con soluciones que incluyan copias de seguridad. Con myGESTIÓN no vas a tener este problema, ya que cada día se guarda una copia auditada en dos ubicaciones distintas.

Esperamos que estos consejos te ayuden en la digitalización de tu negocio, pero de manera inteligente y cuidando mucho de la seguridad.

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Etiquetas: Digitalización