Digitalizar una pequeña empresa, ¿por dónde empezar?

Tienes una PYME y has decidido que quieres digitalizar tu pequeña empresa. Se trata no sólo de empezar a utilizar herramientas digitales para la gestión y reducir el consumo de papel, sino de optimizar y mejorar los procesos internos. ¿Cómo hacerlo?

Es normal que al principio tengas un montón de preguntas. ¿Cuáles son los primeros pasos que deberías seguir para la digitalización de una PYME? ¿Cómo llevar a cabo la transformación digital de las PYMEs sin incurrir en grandes costes?

En este post trataremos de responder a estas preguntas, de manera que veas que digitalizar un negocio no sólo está pensado para las grandes compañías.

Por qué digitalizar una PYME

Una PYME necesita herramientas innovadoras para ser eficaz. Con las soluciones online, se puede reducir gran cantidad de tareas administrativas que te quitan muchísimo tiempo. Esto es vital si queremos ser competitivos, porque como es lógico, al no ser una gran empresa no cuentas con grandes recursos.

La digitalización te permitiría ahorrar costes; podrías concentrar los esfuerzos en aquello que te genera resultados, en lugar de tareas que se puedan automatizar fácilmente. Digitalizar una pequeña empresa te puede ayudar a aumentar los beneficios y la rentabilidad.

Entendido de esta forma, la digitalización se convierte en la palanca de competitividad para que tu PYME pueda seguir creciendo y mejorando.

Guía básica para la transformación digital de las PYMEs

Para digitalizar una pequeña empresa, hay que tener en cuenta una serie de aspectos importantes. No es un proceso extremadamente complejo, como podría serlo en una gran compañía, aunque eso no significa que no sea fácil.

Contar con un buen proveedor de software en la nube con un buen soporte técnico puede ahorrarnos muchos costes y dificultades desde un principio.

Veamos paso a paso qué tienes que hacer para digitalizar tu PYME.

Lleva a cabo un proyecto

En esta parte del proceso, tendrás que analizar cuáles son las fortalezas y las debilidades en la gestión de tu empresa. ¿Trabajas con muchos software diferentes que no están integrados? ¿Realizas muchas tareas administrativas de manera manual, utilizando programas como Excel? ¿Compartes los datos en papel, en lugar de utilizar una cómoda herramienta en la nube?

Define qué es lo que quieres, por qué necesitas cambiar a un software en la nube, qué ventajas obtendrías de dar el paso, cuánto tiempo podrías ahorrar y cuántos costes podrías reducir.

Decide el software de gestión que vas a utilizar

Otro de los pasos imprescindibles es elegir el software de gestión que vas a utilizar. Hay empresas que deciden implementar un software en sus propios servidores; otros prefieren una solución en la nube que les permita no tener que incurrir en estos costes, ya que no disponen de personal para llevar a cabo el mantenimiento, la instalación y la implementación del software.

Lo ideal para una PYME es reducir costes en los primeros momentos. Por eso un software cloud de gestión empresarial puede ser la solución más flexible para ti. Añades módulos y funcionalidades de acuerdo con tus necesidades del momento y puedes arrancar de manera mucho más rápida.

Conoce tu programa

Cada miembro del personal o usuario del software de gestión debe conocer las áreas que va a manejar. Hay que fijar unos procedimientos que se van a seguir para las diferentes acciones que realicemos en el día a día, como crear facturas, realizar compras a proveedores, analizar nuestros indicadores de rendimiento en el cuadro de mando.

Una sesión de formación gratuita de 45 minutos con myGESTIÓN puede ser la solución para que puedas dar tus primeros pasos con tu software de gestión. Acceder a una prueba gratuita del programa en la nube también te permitirá decidir qué módulos quieres implementar al inicio, como el módulo de contabilidad o el conector ERP Prestashop.

Haz la migración hacia el nuevo software

El siguiente paso para la digitalización de una pyme es migrar al nuevo software. Si utilizabas un programa antiguo como Contaplus, Sage 50 Cloud o incluso si llevas tu contabilidad en Excel o cualquier tipo de software de ofimática, podrás llevarla a cabo fácilmente importando los datos.

La migración es un paso importante, pero no es para todas las empresas. Si eres una PYME de reciente creación, es probable que no tengas muchos datos que trasladar a tu software ERP y por tanto puedas empezar a utilizar el programa directamente.

Reorganiza tu trabajo

En cuanto estéis funcionando con el nuevo software, el siguiente paso es reorganizar tu trabajo. Las acciones de gestión administrativa que llevéis ahora a cabo serán diferentes, habrá empleados que antes realizaban una tarea y ahora dispondrán de más tiempo, etc.

Lo ideal es que aproveches estos momentos de reestructuración para marcar nuevas prioridades. Si se han reducido los costes de papel y has mejorado la productividad y la automatización, es el momento de enfocarse en lo más importante de tu negocio: vender y conseguir tus objetivos de negocio.

Verás que siguiendo estos pasos, es más fácil digitalizar una pequeña empresa. ¿Estás teniendo en cuenta estos consejos?


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