Ideas para simplificar el control de lotes y fechas de caducidad

Facilitar la gestión de lotes y fechas de caducidad es esencial en el funcionamiento de un almacén de productos perecederos. En áreas como el sector farmacéutico y cosmético o el sector alimentario, necesitas herramientas que te permitan mantener la calidad, seguridad e integridad de los productos en perfecto estado, de manera que puedan comercializarse cumpliendo con todos los requisitos legales y sanitarios.

¿Qué sistema utilizar para la gestión de lotes y fechas de expiración? ¿Cuáles son los aspectos centrales que debes tener en cuenta? En este post te daremos algunas ideas que te ayudarán a llevar un control más preciso para prevenir las pérdidas económicas derivadas de la expiración de productos.

¿Qué son los lotes de productos y cómo gestionarlos?

Todo almacén requiere llevar un control preciso y eficaz de los productos que se almacenan en éste. Pero más todavía cuando hablamos de productos perecederos.

El control de lotes implica identificar y registrar los grupos de productos que tienen unas mismas características, como proveedor, fecha de caducidad o fecha de fabricación, y que suelen ir agrupados en pallets. Cuando hablamos de lotes, nos referimos a una cantidad determinada de productos que se fabrican y se envían juntos, por ejemplo si hablamos de productos enlatados, por lo general no se venderán de manera independiente, sino a partir de un lote mínimo.

La identificación de los lotes de productos implica que cada lote tenga un código único que pueda identificarlo, incluyendo aspectos como la fecha de producción o la planta de fabricación. Esto permite también rastrear el origen y la historia del producto desde que se ha fabricado hasta que haya llegado a su destino, lo que es clave para el control de la trazabilidad de productos.

Cómo simplificar el control de lotes y fechas de caducidad en tu empresa

Para simplificar el control de lotes y fechas de caducidad, las empresas suelen trabajar con un sistema ERP que cuenta con herramienta de gestión de mercancías en el almacén e inventario. En esta herramienta aparecen todos los lotes y productos de la empresa debidamente codificados, con sus datos de caducidad y fechas de fabricación.

Además, los productos llevan a su vez una etiqueta identificativa o código de barras que permiten que cualquier operario de almacén, con la ayuda de un lector de código de barras, pueda detectar automáticamente la información con respecto a los lotes almacenada en el sistema.

En esta línea, disponer de un ERP para control de almacén será clave para que puedas estandarizar tus procesos y llevar a cabo el control de la trazabilidad. Debes tener en cuenta que todos los lotes llevarán un mismo formato de identificación de datos y una misma información que se puede rastrear y leer cuando se necesite.

La disposición de las fechas de caducidad te permitirá controlar desde tu dashboard los plazos en los que un lote de productos dejará de ser utilizable, por lo que ayudará a organizar tus procesos de manera que puedas tener en cuenta cuándo va a caducar.

Un buen control de la caducidad de productos es clave para la toma de decisiones, ya que puede que necesites reprogramar tus compras, o realizar promociones para que los productos con fecha de expiración próxima puedan venderse más rápidamente. Ya explicamos anteriormente que muchas empresas que manejan productos perecederos suelen utilizar el método FIFO para la gestión de almacén.

Por otra parte, debes tener en cuenta que un buen control de lotes y fechas de caducidad te permitirá organizar mejor el almacén para que se pueda acceder más fácilmente a los productos que van a caducar antes, de manera que puedan reponerse antes en las estanterías o enviarse a los clientes.

El control de la trazabilidad a través del ERP es clave también a la hora de saber cuándo hay que desechar productos porque ya han expirado y por tanto no pueden comercializarse, por lo que debes eliminarlos de tu inventario y considerarlos una pérdida de activos.

¿Cómo te ayuda myGESTIÓN a la gestión de lotes y fechas de caducidad?

Tener un ERP en la nube es muy importante para que puedas gestionar eficazmente tus lotes de productos y que haya una buena comunicación entre el área de ventas y el área de almacén.

Con el software de gestión myGESTIÓN puedes identificar de manera eficaz mediante códigos de barras tus lotes de productos, así como registrar el origen e historia del producto según las fases por las que ha ido atravesando. También podrás controlar la caducidad de productos y lotes para evitar que se produzcan pérdidas y puedas tomar decisiones con anticipación para dar una salida más rápida a las mercancías que están próximas a su expiración.

Si tienes un negocio en el que manejas productos perecederos, tanto si hablamos de comercios como fábricas y centros de distribución, es de vital importancia tener un ERP con herramienta de gestión de almacén para controlar las fechas de caducidad de tus lotes de productos. Infórmate gratis sobre las ventajas de myGESTIÓN en nuestro curso gratuito de iniciación al programa.


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