¿Qué indicadores debe tener un Cuadro de Mando Integral?

No hay una única respuesta a la pregunta del título de este artículo. Estas varían en función de la persona y el cargo que desempeñe o el departamento de la empresa al que pertenezca. Los indicadores del Cuadro de Mando Integral son muy diversos: gráficos de facturación, clientes repetidores, ventas por zonas comerciales, alertas y notificaciones del día a día del negocio,  etcétera.

Presta atención al siguiente artículo para conocer los diferentes gráficos, alertas y/o notificaciones que puedes añadir a tu Cuadro de Mando Integral.

Los indicadores del Cuadro de Mando integral de tu empresa

Si estás leyendo este artículo es porque ya conoces qué es y cómo funciona un cuadro de mando integral en tu empresa. Para sacar el máximo rédito es indispensable que antes dispongas de un conocimiento básico en la materia. Si todavía no sabes lo que es, te aconsejo que, antes de nada, leas el post que escribimos sobre esta herramienta de gestión empresarial.

Bien, ahora ya sabes que el Cuadro de Mando Integral o CMI -Balanced Scorecard (BSC) en inglés-. El siguiente paso es saber qué indicadores o estadísticas deben aparecer en el CMI para que sea efectivo en la toma de decisiones.  Aquí se debe tener en cuenta que, en función del tipo de negocio y la capacidad de trabajo del mismo, habrá KPI´s -indicadores claves de rendimiento- que resulten muy valiosos para determinadas empresas y, en cambio, para otras, sean inservibles.

Por esta razón, antes de comenzar a configurar el Cuadro de Mando para tu compañía, es necesario que se planificados y fijados ciertos objetivos estratégicos. No vale con fijar objetivos generalizados, por ejemplo aumentar beneficios a final de año, sino cuál es el camino y las medidas que se van a adoptar para incrementar ese volumen de beneficio.

Tipos de cuadros de mando en función del área de gestión

En función del cargo y área que se desempeñe dentro de la empresa, un cuadro de mando puede personalizarse para ayudar a esa persona durante el proceso de toma de decisiones. Los diferentes departamentos de la empresa tienen planes estratégicos individuales y, por lo tanto, necesitan indicadores de rendimiento exclusivos e independientes.

Cuando se busca la implantación del cuadro de mando, hay que cerciorarse que, además de ser integral -es decir, que incluye la perspectiva del comprador, la interna de la empresa, la perspectiva financiera y, en último lugar, perspectiva de futuro para la compañía- la propia herramienta permite personalizarlo en función del usuario y departamento al que pertenece.

Por ejemplo, poder definir el Cuadro de Mando de nuestro ERP para el personal del departamento comercial, otro para el departamento de finanzas y otro para el departamento de logística.

¿Qué tipo de indicadores pueden aparecer en el Cuadro de Mando?

El Cuadro de Mando se puede personalizar de muchas maneras, aunque también depende de la naturaleza de la herramienta: es decir, si es una herramienta única o si está integrado dentro de un ERP  -como en el caso del Cuadro de Mando de myGESTIÓN-.

Normalmente –dependiendo de la herramienta que se emplee-, al CMI se le pueden añadir 3 tipos de datos diferentes: gráficos, estadísticas y/o alertas/notificaciones que suceden en el día a día de la empresa. Este tipo de datos son los que pueden aparecer en un cuadro de mando integral.

El Cuadro de Mando Integral en myGESTIÓN

El programa de facturación, gestión y contabilidad myGESTIÓN dispone de un Cuadro de Mando Integral o CMI donde ir añadiendo los diferentes indicadores de rendimiento. A continuación se muestra una captura de pantalla del Cuadro de Mando del ERP myGESTIÓN:



En la imagen anterior podemos observar dos zonas diferenciadas:

1. Alertas: en esta zona se van notificando avisos o advertencias relacionadas con el día a día. Por ejemplo, cuando una factura de cliente o de proveedor llega a su fecha de vencimiento; cuando un producto o servicio llega al stock de seguridad y se debe realizar un pedido de compras; o, inclusive, advertencias de eventos que se añaden a la agenda digital.


2. Gráficos: en el resto de cuadros que aparecen en la imagen, se pueden añadir cinco gráficos personalizables por usuario. Es decir, en función del trabajador y el cargo que desempeña dentro de la organización, estos gráficos se pueden modificar.

Gráficos y notificaciones

Dentro de myGESTIÓN, se pueden añadir y parametrizar los gráficos y notificaciones que van a aparecer en el Cuadro de Mando Integral:

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  • De ventas: se puede configurar el gráfico para que aparezcan las ventas por Clientes, Grupos, Zonas o Agentes comerciales.
  
  
  • Ventas por series de facturación: este gráfico de barras muestra las ventas en función de la serie de facturación donde estén registradas las facturas. Se puede personalizar para que sea por fechas, acumulado, por trimestres, etcétera.
  
  
  • Compras-ventas por regiones: se puede ver la facturación por regiones y por valores -euros, clientes o facturas-, acumulado o dentro de un período de fechas determinado.
  
  
  • Comparativo: los datos se obtienen de presupuestos, pedidos, albaranes o facturas. Este gráfico muestra una comparativa de las compras y ventas por años o meses.
  
  
  • Por Estados:  de presupuestos, pedidos, albaranes o facturas. Es decir, en función del estado de los documentos de compra o venta. Por ejemplo, para los pedidos, los estados son Pendiente, Parcial, Servido o Anulado.
  
  
  
  

• Análisis de ventas por productos: este gráfico se puede personalizar a medida para que aparezcan los artículos o servicios vendidos dentro de un periodo de tiempo -por días, semanas, meses, trimestres o años-, en función de la clasificación del producto -familia, subfamilia, artículo y proveedor- y, por último, en función del valor -euros, unidades y facturas-.


• Clientes: para visualizar clientes únicos -que sólo han comprado una vez- o clientes recurrentes -que ya han comprado en más de una ocasión-.


• Alertas y notificaciones: en esta sección aparecen avisos de facturas de compra o venta que llegan a su fecha de vencimiento; cuando un artículo llega al stock mínimo o stock de seguridad; recordatorios de eventos, reuniones, llamadas que se programan en la agenda digital, etcétera.

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