¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en tu PYME?

Uno de los retos de muchas PYMEs es cómo mejorar la gestión del tiempo y los horarios. Muchos pequeños negocios no cuentan con suficiente personal para abordar las múltiples tareas que supone la gestión de una empresa y muchas veces tampoco cuentan con un nivel de facturación que les permita contratar a más personal.

En esta línea, las pequeñas empresas necesitan trabajar en dos vertientes: una de ellas, hacer un uso más eficiente del tiempo, y la otra, hacer un análisis de aquellas tareas que pueden reportarles un mayor nivel de ventas, de manera que el pequeño negocio pueda seguir escalando.

Veamos algunos de los aspectos clave que puedes implementar en tu negocio para una mejor gestión del tiempo.

Consejos para mejorar la gestión del tiempo en tu PYME

Hay algunos consejos prácticos para la gestión del tiempo que pueden ser de gran utilidad en una pyme. Vamos a verlos:

1. Automatiza tareas

Muchas veces no tienes que hacer una gestión más productiva del tiempo, obligándote a hacer más tareas en la misma cantidad de tiempo. Simplemente, lo que debes hacer es reducir el número de tareas manuales e improductivas que en sí mismas que roban tiempo a otras acciones más importantes.

Por ejemplo, si parte de tu tiempo como gerente del negocio lo ocupas en tareas como la conciliación bancaria, dejas de hacer otras tareas más importantes. Esto lo podrías automatizar con un software de gestión como myGESTIÓN y su módulo de contabilidad.

2. Evita las distracciones y ladrones de tiempo

En muchas pequeñas y medianas empresas, las distracciones pueden acabar perjudicando el funcionamiento del negocio. Esto puede ser habitual en pequeñas empresas que nacen al abrigo de Internet donde es fácil que puedas perder el foco fácilmente si no desarrollas una estrategia clara para tu negocio.

Evita conectarte a las redes sociales durante las tareas que suponen una mayor concentración y trata de evitar la multitarea para ganar en eficiencia y productividad.

3. Mide las horas trabajadas

La Ley del Control Horario supone contabilizar todas las horas trabajadas por el personal. Este dato tiene un carácter legal y administrativo para poder añadir a la nómina las horas extra de los empleados. No obstante, también te aporta la ventaja de que te permite controlar el tiempo real trabajado por cada persona.

Lo ideal es que puedas gestionarlo a través de un sistema de control de fichajes, integrado en el ERP (descubre cómo fichar con myGESTIÓN)

4. Trabaja por objetivos

Es importante que el personal de tu empresa trabaje por objetivos y no simplemente por horas. Lo realmente importante son las horas efectivas, productivas, que son las que generan beneficios a tu negocio.

En este sentido, es de gran importancia establecer objetivos y hacer un seguimiento de estos para que tu negocio pueda avanzar. Establece unas métricas y principales KPI que puedas controlar desde tu cuadro de mando para ver si el conjunto de tu plantilla está logrando los resultados esperados.

Ten en cuenta que una mala estrategia puede dar lugar a que los objetivos de ventas o rentabilidad no se cumplan. No necesariamente tiene que ver con las tareas realizadas por el personal. Ahora bien, tanto en un caso como en otro requiere tomar medidas para ver qué es lo que no está funcionando.

5. Cambia tu enfoque de negocio hacia lo digital

Cuanto más tradicional es un negocio en sus procesos, mayores son las pérdidas de tiempo y mayor es la optimización del mismo que se pueden alcanzar con medidas sencillas.

Esto es muy habitual en las empresas que no han digitalizado sus procesos y aún almacenan su registro de documentos de papel, y deben buscar en los archivos cuando necesitan localizar algún documento. Pero también en las organizaciones en las que se trabaja con documentos de ofimática en lugar de software de gestión empresarial.

Tu enfoque debería ser perder el mínimo tiempo posible en tareas como crear albaranes o presupuestos y otras tareas administrativas similares. Lo ideal es que no tengas que confeccionar el documento desde cero o cambiar una plantilla cada vez que tengas que crear uno, sino que se puede hacer de manera rápida y automática con el software ERP.

6. Define cada puesto de trabajo

Toda persona de tu empresa debe tener una serie de tareas asignadas, así como unos objetivos y agenda de trabajo. Esto es más eficaz que si todas las personas de la empresa hacen un poco de todo; lo mismo ocurre cuando la PYME empieza a crecer. Ya no sólo debes definir cada puesto de trabajo según su especialización, sino también dividir la empresa en departamentos.

Esto debe plantearse con un criterio racional, orientado a maximizar los beneficios y la productividad por hora trabajada de cada persona de la empresa. Si bien las pequeñas empresas pueden funcionar de manera más ágil con un equipo reducido, a medida que vayas creciendo la especialización de tareas debe ser más diferenciada y consistente.

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