Plan de mantenimiento: qué es y cómo hacerlo

La mayoría de incidencias que presentan instalaciones o productos como calderas o aparatos de climatización son evitables. ¿Cómo? Con la elaboración y ejecución de un plan de mantenimiento a medida de cada producto o instalación. Esta planificación permite controlar los plazos de las garantías y programar visitas o revisiones periódicas para dilatar la vida útil del activo.

A continuación tienes algunos consejos para elaborar correctamente un plan de mantenimiento y realizar el seguimiento de todas las revisiones, reparaciones y actuaciones.

¿Qué es un plan de mantenimiento?

Un plan de mantenimiento es una estrategia organizada que detalla un conjunto de acciones y procedimientos destinados a mantener, revisar y reparar equipos y sistemas que aseguren su funcionamiento óptimo y prolongar su vida útil. Este tipo de plan incluye la programación de tareas específicas como inspecciones regulares, limpieza, lubricación, ajustes, reparaciones o el reemplazo de componentes.

Además, se establecen los recursos necesarios, como recursos humanos, herramientas o repuestos, así como el tiempo requerido para cada tarea de mantenimiento. El objetivo principal de un plan de mantenimiento es minimizar el tiempo de inactividad de los equipos, prevenir fallos inesperados y garantizar la seguridad y eficiencia operativa de los mismos.

¿Cómo se elabora un plan de mantenimiento?

Antes de elaborar cualquier planificación de mantenimiento de un bien, equipo o instalación, hay dos factores que debes tener en cuenta. El primero, contar con un inventario correcto y actualizado de todos los productos, equipos o sistemas a mantener. Esto te permitirá identificar y catalogar cada uno de los bienes que requieren algún tipo de mantenimiento preventivo. Además, también deberías añadir información adicional como el modelo, antigüedad o las especificaciones técnicas de cada uno de los productos.

El segundo factor, la prioridad en el mantenimiento. Tienes que asignar un nivel de preferencia a la hora ejecutar cualquier revisión o reparación. Los bienes más críticos o susceptibles de reportar incidencias son los que tienen que contar con una vigilancia más exhaustiva. También es imperativo atender a todas las garantías, recomendaciones y exigencias de mantenimiento de los fabricantes. 

Sendos factores puedes llevarlos a cabo con un programa de gestión de mantenimientos que simplificará todos los procesos técnicos y administrativos de tu negocio.

¿Cómo se desarrolla el plan de mantenimiento?

En función del activo a mantener o revisar, la ejecución del plan de mantenimiento puede alterar alguno de sus elementos. Elaborar un plan de mantenimiento efectivo es esencial para asegurar la operatividad y longevidad de los equipos y sistemas de una empresa. Aquí tienes los aspectos que las empresas deben tener en cuenta y los pasos principales para llevarlo a cabo:

1. Análisis de la situación actual

Conocer el entorno de clientes, productos, historial de reparaciones, necesidades y problemas actuales de servicio técnico. Esta auditoría de mantenimiento inicial sentará las bases futuras para una actuación eficiente de todos los departamentos de la compañía.

2. Definición de objetivos

Establecer unas metas claras y específicas para el plan de mantenimiento, como reducir el tiempo de inactividad, aumentar la eficiencia operativa o prolongar la vida útil de los equipos. Además, una vez establecidos dichos objetivos, hay que revisar y seguir las recomendaciones proporcionadas por los fabricantes de los equipos.

3. Calendario de mantenimiento

Crear un calendario detallado que incluya todas las tareas de mantenimiento correctivo programadas, con fechas y la periodicidad adecuada. Además del calendario, designar a los técnicos encargados de cada tarea de mantenimiento para asegurar que estén adecuadamente capacitados y equipados.

4. Monitorización y evaluación

Tras los pasos anteriores, llega el momento de implementar y llevar a cabo el plan de mantenimiento. Una vez esté en marcha, la supervisión debe ser continua durante su ejecución para así evaluar su efectividad. La monitorización y el análisis de los resultados mostrarán posibles fallos o errores de ejecución o, incluso, sobre el planteamiento inicial.

Identificados estos errores, si los hubiere, tendrás que realizar los ajustes y mejoras necesarias para aumentar su eficacia.

Tipos de planes de mantenimiento

Aunque hay algunas clasificaciones que llegan hasta los 10 tipos de mantenimientos diferentes, te reducimos un poco la lista. Los tipos de planes de mantenimiento más habituales son preventivo, correctivo y predictivo. Hemos añadido a la lista el mantenimiento basado en condiciones o mantenimiento condicional:

• Preventivo: consiste en realizar intervenciones programadas para evitar fallos y prolongar la vida útil de los equipos


• Correctivo: a diferencia del anterior, este tipo de mantenimiento realiza las reparaciones o revisiones después de producirse el error para restaurarlos a su estado operativo. En ocasiones, se conoce el momento en que la incidencia va a aparecer, por lo que es posible la programación de un mantenimiento correctivo


• Predictivo: también llamado mantenimiento inteligente, consiste en la monitorización y análisis constante que prevenga el fallo antes de que suceda


• Condicional: llevar a cabo intervenciones cuando ciertas condiciones específicas del equipo indican la necesidad del mantenimiento, con inspecciones regulares y análisis de los parámetros establecidos

¿Cómo hacer un mantenimiento preventivo?

La gestión de un plan de mantenimiento preventivo contiene una serie de procedimientos a seguir para evitar problemas en equipos e instalaciones. Esta gestión del mantenimiento preventivo es una estrategia esencial para la eficiencia y longevidad de los activos que custodia la empresa.

Este tipo de mantenimiento consiste en realizar intervenciones programadas para prevenir fallos y mantener los equipos en las condiciones óptimas. Es crucial para reducir el tiempo de inactividad no planificado y evitar reparaciones futuras mucho más gravosas.

Para llevar a cabo un mantenimiento preventivo efectivo, el primer paso es la planificación. Es fundamental elaborar un inventario detallado de todos los equipos que requieren revisiones periódicas. Cada equipo debe ser evaluado para determinar la frecuencia adecuada de las tareas de mantenimiento, que puede ser diaria, semanal, mensual o anual -dependerá de las recomendaciones de cada fabricante-. Establecer prioridades es clave, ya que algunos equipos son más sensibles para las operaciones y deben recibir atención preferente.

La ejecución de las tareas de mantenimiento es el núcleo del proceso preventivo. Estas tareas pueden incluir todo tipo de acciones que eludan otras reparaciones más complicadas y costosas. Es importante seguir los procedimientos e indicaciones del fabricante para cada tarea, ya que esto garantiza que se realicen correctamente y se maximice la eficacia del mantenimiento.

El uso de tecnología y software especializados en la gestión de mantenimientos es una ventaja que debes aprovechar para aumentar la eficiencia y la productividad de la organización y de cada uno de los trabajadores. Integrar estas tecnologías permite controlar en tiempo real el estado de los equipos y programar las tareas de mantenimiento de manera más eficiente. Estas herramientas tecnológicas proporcionan datos precisos que facilitan la toma de decisiones y optimizan el proceso de mantenimiento.

Los sistemas de mantenimiento, además de todo lo relacionado con la planificación a corto, medio y largo plazo, también disponen de las herramientas para llevar a cabo las incidencias o reparaciones del día a día. Estas incidencias, que suelen estar relacionadas con el servicio postventa o con el servicio técnico, se presentan en forma de avisos y órdenes de trabajo que se atienden con mayor o menor prioridad. Esta labor suele atañer más a los Servicios de Asistencia Técnica y las herramientas SAT, que se diferencian de las GMAO por no estar tan especializadas únicamente en las gestiones de mantenimiento.

Ejemplo de plan de mantenimiento

Después de toda la teoría, aquí tienes un ejemplo de un plan de mantenimiento industrial:

imagina un gran edificio de oficinas y que tu empresa es la encargada de instalar y mantener una caldera de condensación de gas natural en el edificio. En función de la periodicidad, hay varias tareas que llevar a cabo:

• Diaria: verificación de presiones y temperaturas o la inspección visual de los quemadores de la caldera


• Semanal: limpieza de filtros de aire o inspección de fugas de agua


• Mensual: hay que limpiar el quemador, ajustar la llama y hacer una verificación de la eficiencia energética del equipo


• Trimestral: cada tres meses, las calderas industriales suelen requerir de revisar todos los componentes eléctricos y mecánicos y la calibración de los termostatos


• Anual: cada 365 días se realiza el mantenimiento más exhaustivo y completo de la caldera. Se llevan a cabo pruebas de seguridad que verifiquen el funcionamiento adecuado de todos los sistemas de alarma.

Todo este historial deberá ser documentado por el técnico o técnicos especializados -checklists, fotografías, fechas de revisión, etc.-. Esta documentación e información debe ser accesible por el resto de integrantes del departamento técnico para saber en qué etapa de mantenimiento se encuentra la caldera.


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