Por qué debes personalizar tu software ERP antes de empezar

Personalizar tu software ERP es uno de los primeros pasos que debes dar cuando contratas un programa de gestión. Algunos empresarios piensan que algunos sistemas de gestión no se ajustan a sus necesidades, y es cierto. Pero el elemento que debemos analizar primero es el grado de personalización que nos permite la solución.

Tanto si venimos de un ERP antiguo como si no utilizábamos un ERP hasta ahora, la personalización ERP es un paso esencial en la configuración inicial de nuestra herramienta. Nos gustaría hablarte ahora de la importancia de configurar tu software ERP para que se adapte al máximo a tu proyecto.

Importancia de la personalización ERP

Un programa ERP puede tener mayor o menor grado de flexibilidad. La flexibilidad nos permite que podamos utilizar múltiples opciones para que el software se adapte a nosotros, y no nosotros al software.

Esto no se soluciona por el hecho de que tengas un ERP a medida. Si desarrollas tú tu propio software, aparte de que debes asumir unos costes de mantenimiento, necesitas que la herramienta se vaya adaptando a los requerimientos de tu empresa. Esto por lo general supone un coste muy alto, aparte de que dificulta los procesos a nivel interno.

Por eso es mucho mejor para muchas empresas trabajar con un ERP online que permite una buena personalización.

¿Qué debes personalizar al contratar un ERP?

Cuando contratas un ERP como myGESTIÓN (pruébalo gratis aquí), hay varios elementos que puedes personalizar. Lo ideal es dedicar un tiempo previo a hacer las configuraciones iniciales durante la migración al nuevo software.

¿Qué elementos puedes personalizar en un software de gestión?

• Los datos de la empresa: estos son elementos como la razón social, el nombre comercial, la dirección, la población, el teléfono... Elementos que podemos introducir una sola vez y que luego se integrarán en las facturas y documentos.


• El logotipo de la empresa: que vayas a trabajar con un software ERP en la nube no significa que te tengas que ajustar obligatoriamente a un formato de facturas, donde no están los elementos corporativos. Puedes personalizar con tu logo todos los documentos de tu empresa.


• Los módulos del software: en un software modular, no tienes por qué trabajar con todos los módulos. Depende de lo que necesite tu empresa. Lo ideal es pensar de antemano qué módulos necesitamos y qué configuraciones requieren. Hay empresas que trabajan con recargo de equivalencia y otras no. Hay quienes requieren aplicar atributos a los productos y otras no.


• Plantillas de documentos: una compañía debe tener la posibilidad de personalizar los documentos con los que va a trabajar. Por ejemplo, supongamos que vendemos también en el extranjero, y hacemos facturas en varios idiomas. Obviamente, no podremos trabajar con el mismo modelo de factura.

Cuándo hay que personalizar el ERP

Es importante que hagamos las configuraciones iniciales antes de la migración. Debemos también asegurarnos de que no hay errores.

Aunque luego podemos corregir los documentos o datos que fallen, la mejor manera de ahorrar tiempo en el proceso es personalizar el ERP antes de pasar las facturas de otros programas, y de empezar a utilizar el software.

Esto no significa que no puedas personalizar más adelante tu ERP, por ejemplo añadiendo nuevos módulos. A lo mejor ahora mismo no necesitas la funcionalidad CRM, pero más adelante vas a empezar a crear campañas de venta periódicas y requieras del uso de esta solución.

Un ERP flexible es aquel que te permite personalizarlo según tus necesidades. Con un buen grado de flexibilidad podrás trabajar de manera más cómoda y eficaz.

¿Qué hacer después de personalizar tu ERP?

Una vez que has hecho las configuraciones iniciales de tu ERP, que más adelante podrás cambiar si lo necesitas, lo ideal es proceder con las importaciones de las bases de datos que tengas ahora mismo.

No tienes por qué introducir los datos de clientes, proveedores, facturas, etc. uno por uno, puedes hacer una importación desde Excel. Muchos programas ERP permiten exportar tus bases de datos a Excel, por lo que el proceso es relativamente sencillo, sólo hay que cumplir con algunos requerimientos. Te recomendamos leer el manual de Cómo realizar importaciones de datos.

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Muchas empresas ya asentadas tienen dudas sobre el proceso de configuración inicial y migración del software. Para que puedas afrontar mejor esta parte del proceso de gestionar tu negocio en la nube, disponemos de una formación gratuita para que puedas dar tus primeros pasos con nuestro software de gestión empresarial.

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