¿Qué es un albarán y para qué sirve?

Uno de los documentos que debes poder crear y gestionar en cualquier comercio es el albarán. En la actualidad, este tipo de documentación se suele hacer de forma digital, aunque tradicionalmente este documento se ha elaborado de forma manual y, posteriormente, a través de programas de ofimática.

Para llevar una buena gestión de almacén es necesario hacer una gestión de albaranes eficaz. La mejor forma de hacerlo es con un software ERP online para almacén, que tenga la funcionalidad de crear albaranes y facturas.

En este post te mostraremos en qué consiste un albarán y qué debes tener en cuenta para hacerlo.

Albarán: qué es y para qué sirve

Se trata de un documento mercantil que acredita la entrega de un producto o servicio. Este tipo de documento detalla todos los productos y servicios que se han entregado al comprador y permite que éste pueda verificar que la mercancía se ha recibido por el cliente correctamente.

Hablamos de un documento de gran importancia para que ambas partes en un proceso de venta puedan manifestar su conformidad entre lo solicitado y lo recibido. Además, no sólo el comprador y el vendedor deben disponer de una copia de este documento, sino también el transportista, que es quien ha trasladado las mercancías.

Aunque muchas veces este documento se imprime en papel y se entrega al receptor, cada vez es más frecuente el albarán electrónico, lo que te ayuda a ahorrar costes y hace que todo el proceso resulte mucho más sencillo.

¿Qué implicaciones tiene un albarán?

El albarán obliga a una de las partes (el vendedor) a entregar a la otra (el comprador) los artículos que éste ha comprado en las condiciones establecidas en el contrato. En caso de que la mercancía recibida por el comprador no se corresponda con lo que indica el albarán, o en caso de que hubiese alguna discrepancia entre el albarán y la factura, el comprador dispone de este documento para poder reclamar al vendedor.

De este modo, si por ejemplo compras 3.000 artículos a un proveedor, y éste sólo te envía 2990, el albarán te sirve como documento para poder reclamar al proveedor que te envíe la mercancía restante que has pagado y que se te ha facturado, pero que no se encuentra entre los bienes que has recibido.

Por otra parte, los vendedores pueden utilizar el albarán para reclamar el pago a un comprador, en caso de que éste no se haya realizado. Esto es común en el mundo del comercio, ya que en muchas ocasiones se establece el pago total o parcial a 30 días, o incluso más, por lo que en caso de morosidad, el vendedor dispondría de un documento para la reclamación del pedido enviado, pero cuyo pago no se ha completado.

¿Quién se encarga de emitir los albaranes?

Son los vendedores los que emiten el albarán, generalmente por triplicado, y deben conservar una copia, dar otra al transportista y entregar la tercera al vendedor en el momento en el que éste recibe la mercancía.

Lo correcto es que tanto el que envía las mercancías como el que las recibe conserven los albaranes, ya que es un documento mercantil que puede servirles para comprobar cualquier inexactitud en los envíos o en los pagos.

El albarán, además, debe estar firmado por el emisor del mismo, y contener toda la información fehaciente acerca de la transacción que se ha llevado a cabo. Mientras que la copia del albarán se devuelve firmada al vendedor, el comprador conserva la original firmada.

¿Por qué es importante la firma de los albaranes?

Firmar los albaranes permite al comprador dar fe de que las mercancías que ha recibido se corresponden con lo solicitado y que la mercancía se encuentra en el estado correcto.

Por eso es muy importante comprobar que las mercancías que hemos recibido cumplen con todas las condiciones y que no hay defectos de fábrica. En caso de que haya cualquier lote o artículo estropeado, si ha sido a causa del transportista, debemos indicarlo en el momento de recibir la mercancía, y la empresa transportista deberá asumir el coste.

En el caso de que sea un defecto de fábrica o un error en el envío, será el vendedor quien tendrá que hacerse cargo de los costes de la devolución y reemplazo de los artículos faltantes o defectuosos.

¿Qué datos deben contener los albaranes?

Para que los albaranes puedan cumplir con su función, deben incluir los siguientes elementos:

• Número de albarán


• Fecha


• Datos del cliente: nombre o razón social, dirección, teléfono y CIF o NIF


• Datos del vendedor: exactamente los mismos que los que se reflejan del receptor del albarán


• Artículos: deben detallarse todos los productos que se envían por su nombre y referencia, así como la cantidad. También puede indicarse el valor de los mismos, aunque esto es opcional.


• Firma: el documento debe reflejar la firma del receptor, dando fe de que las mercancías recibidas son correctas.

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