Software de trazabilidad: qué es y cómo ayuda a tu negocio

Para muchos sectores, por ejemplo la industria farmacéutica o agroalimentaria, la gestión de la trazabilidad es una exigencia legal que deben cumplir todas estas empresas. El control de las fechas de caducidad y números de lote deben almacenarse en un sistema informático que haga posible el exhaustivo seguimiento de cada producto o materia prima. Este seguimiento y control de toda la cadena de suministro es factible a partir de un software de trazabilidad.

A continuación explicamos qué es esta herramienta informática y cómo utilizar un programa de trazabilidad desde un ERP como myGESTIÓN.

¿Qué es un software de trazabilidad?

Según la Real Academia de la Lengua Española, el concepto de trazabilidad es ''la posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo''. ¿Y cuáles son estas etapas? Conocer quién sirve el producto, la evolución del mismo a lo largo de las diferentes etapas de producción, transformación y distribución. Es decir, tener bajo control en todo momento los orígenes y los destinos del producto, así como el control de stock. Estos procedimientos son los que administra un software de trazabilidad como myGESTIÓN.

Estos son los tres pilares de la cadena de suministro. Estos tres procesos son las que componen el ciclo de vida de cualquier producto. Desde sus etapas de fabricación hasta su venta final. Por ejemplo, en el caso de una empresa o fábrica agroalimentaria ayuda a proteger la seguridad alimentaria.

Tipos de trazabilidad

La trazabilidad se puede clasificar en tres tipos diferentes en función de la dirección del seguimiento a realizar:

• Trazabilidad hacia atrás: se centra en el origen de las materias primas o los insumos. Su objetivo es identificar de dónde vienen los materiales para asegurar su calidad y los problemas que puedan surgir con ellos.


• Trazabilidad interna o de procesos: es el control que se realiza sobre los productos y sus procesos productivos dentro de la propia empresa. Es decir, dentro de la trazabilidad interna se encontraría desde la recepción de la mercancía, el etiquetado del producto -códigos de barras-, asignación de lote y caducidad, números de serie, picking de pedidos... hasta su entrega al cliente final. En resumen, se podría definir como el rastro que puede hacer variar al producto -tanto en precio como en forma- hasta que llega al consumidor.


• Trazabilidad externa o hacia delante: es el control sobre el producto fuera de las instalaciones de la empresa. Es decir, durante su transporte y entrega al cliente. Se externalizan los datos del control interno y se añaden otros como, por ejemplo, la rotura del embalaje.

¿Por qué hay que utilizar un software de trazabilidad?

El sector que requiere del control de la trazabilidad de productos es, principalmente, el sector industrial. Por ejemplo: la industria agroalimentaria o farmacéutica. En ambos casos es necesario realizar un seguimiento sólido del ciclo de vida del producto: recepción, almacenaje, fabricación, procesamiento, conservación, etc. Si bien es cierto que también es utilizado por muchas empresas o comercios del sector retail. Por ejemplo: una tienda de ropa que realiza un seguimiento de sus productos a través de los códigos de barras.

La ley vigente también obliga a estas empresas a controlar la trazabilidad. Existen leyes de carácter horizontal -que se aplican a todos los productos- y de carácter vertical -para un grupo concreto de productos-.

Por ejemplo, el artículo 18 del Reglamento nº 178/2002 junto con la ISO 9001/2015: ''En todas las etapas de producción, transformación y distribución deberá garantizarse la trazabilidad de los alimentos, los piensos (...) y de cualquier producto o sustancia que se incorpore o pueda incorporarse a los alimentos o los piensos'', según se recoge el BOE.

Con un software de trazabilidad como myGESTIÓN puedes controlar todas las etapas del producto. Este control se establece a través de diferentes 'identidades' o rastros que se indican en el bien para realizar el seguimiento. Estos rastros son el número de lote y su fecha de caducidad, los números de serie o los códigos de barras. Toda esta información se encarga de almacenarla y clasificarla el propio ERP.

Cómo implementar un sistema de trazabilidad en tu empresa

Para comenzar a utilizar un software de trazabilidad en tu pyme, debes seguir estos pasos clave:

1. Evaluar necesidades y objetivos: analizar los procesos internos para determinar qué áreas necesitan trazabilidad (producción, distribución, logística, etc.) y qué resultados espera obtener.


2. Elegir el software adecuado: investigar las opciones de software disponibles en el mercado que se ajusten al tamaño y presupuesto de la pyme, asegurándose de que sean fáciles de integrar con los sistemas existentes.


3. Capacitar al personal: formar a los empleados en el uso del software para que comprendan cómo ingresar y seguir datos a lo largo de la cadena de producción o suministro.


4. Integrar el sistema: implementar y conectar el software con otras herramientas o plataformas que la empresa ya utilice como ERP o CRM.


5. Monitoreo y ajustes: Hacer seguimiento al funcionamiento del software y ajustar según sea necesario para optimizar su rendimiento y adaptarlo a cambios operativos.

Estos pasos aseguran una adopción eficiente y productiva del software de trazabilidad en una pyme.

Control de la trazabilidad con myGESTIÓN

A través de un software ERP se registran todos los elementos necesarios para seguir la trazabilidad de los productos. Todo ello se puede gestionar a través de myGESTIÓN:

1. LOTES Y CADUCIDAD

Son creados y asignados por el fabricante. El número de lote tiene como utilidad realizar el control de calidad de una serie de productos idénticos, tanto en forma como en fecha de fabricación. Además para los productos perecederos, cada número de lote cuenta con una fecha de caducidad. Por ejemplo, son parámetros muy utilizados para los alimentos, fármacos o productos de cosmética.

Con myGESTIÓN además de dar entrada a todos los productos y asignarles un lote y caducidad, de forma muy sencilla podrás acceder a su historial de movimientos. De esta manera puedes conocer a quién le has comprado la materia prima; a quién o quiénes se le ha vendido el producto final, si ha habido devoluciones, etc. Para más información consulta la guía sobre el uso de lotes y caducidad en myGESTIÓN.

2. NÚMEROS DE SERIE

Son códigos alfanuméricos asignados a los productos de manera individual para su identificación. Se utilizan, mayormente, durante el servicio post-venta y para la garantía del producto. Por ejemplo, se aplica en productos tecnológicos, –móviles, electrodomésticos, auriculares, etc-, compra-venta de vehículos, maquinaria, etc.

En myGESTIÓN, a través de la gestión de almacenes, puedes conocer si un número de serie se encuentra fuera o dentro del almacén, los movimientos e, incluso, descargar un informe para consultar toda la información. Visita la guía sobre los números de serie para obtener más información.

Estas propiedades de los productos puedes controlarlas a través de myGESTIÓN para ayudarte en la gestión de la trazabilidad. Puedes probarlo durante 15 días de forma totalmente gratuita y comenzar a llevar la trazabilidad de tus productos con myGESTIÓN.

Software de trazabilidad alimentaria

Un programa de trazabilidad de los alimentos o bebidas es una herramienta indispensable para las empresas del sector agroalimentario. Permite garantizar la seguridad, calidad y transparencia en toda la cadena de suministro, desde la producción hasta el consumidor final. En España, la trazabilidad alimentaria es un requisito legal obligatorio que exige a las empresas poder rastrear el recorrido de cada producto en todas las etapas de producción, transformación y distribución.

¿Cómo funciona un software de trazabilidad alimentaria?

Estos sistemas están diseñados para automatizar el registro y seguimiento de los productos alimentarios, ofreciendo ventajas clave:

1. Control total sobre la cadena de suministro
   El software permite rastrear cada lote de producto en todas las fases, desde la materia prima hasta el punto de venta. Esto no solo garantiza la transparencia en cada paso, sino que también permite a las empresas reaccionar rápidamente ante cualquier incidencia, como contaminaciones o retiradas de productos.


2. Cumplimiento normativo
   Las soluciones de trazabilidad alimentaria están alineadas con las normativas vigentes y facilita a las empresas el cumplimiento de las exigencias legales o auditorías. Además, al digitalizar los registros, se minimiza el riesgo de errores humanos y se agiliza la generación de informes para inspecciones oficiales.


3. Mejora en la eficiencia operativa
   La implementación de un software de trazabilidad reduce el tiempo y los recursos necesarios para el control manual de los procesos, lo que optimiza la gestión interna y externa de la empresa. Desde la gestión de inventarios hasta la planificación de la producción, todo se puede realizar con mayor precisión y eficiencia.


4. Facilidad en la gestión de alertas y crisis
   En caso de problemas con un lote específico (por ejemplo, un producto en mal estado), las empresas pueden identificar el origen de la incidencia rápidamente, retirando los productos afectados de manera precisa y controlada. Esto no solo evita pérdidas mayores, sino que también protege la reputación de la marca.


5. Transparencia y confianza para los consumidores
   Cada vez más consumidores demandan información sobre el origen de los alimentos que consumen. Un sistema de trazabilidad permite ofrecer detalles específicos sobre la procedencia de los productos, lo que genera confianza y fidelidad entre los clientes.

Preguntas frecuentes sobre trazabilidad

• ¿Cómo se mide la trazabilidad del producto?

La trazabilidad de un producto se mide a través de sistemas que registran y rastrean cada etapa de su producción, desde el origen de los insumos hasta su distribución final.

• ¿Qué herramientas se utilizan para la trazabilidad?

Se emplean códigos de barras, RFID o sistemas digitales que permiten identificar el lote, fecha y ubicación de cada paso.

• ¿Qué es la norma ISO 9001?

Esta normativa exige a las empresas que tengan que identificar y rastrear los productos que comercializa en cualquiera de sus etapas. Esto respalda la detección de cualquier problema en la cadena de suministro además de garantizar la calidad y seguridad del producto.

• ¿Este ERP sirve para llevar la trazabilidad de los alimentos?

Sí, el ERP de trazabilidad de myGESTIÓN cuenta con un módulo de Gestión de Almacén Avanzada y un módulo de Producción y Fabricación para llevar el seguimiento de todas las materias primas y de los productos manufacturados.


Etiquetas: trazabilidad alimentariasoftware trazabilidadtrazabilidad