Qué son las facturas recapitulativas y qué requisitos tienen

Muchos autónomos y empresas se preguntan qué son las facturas recapitulativas, cuándo tengo que hacerlos y qué requisitos deben cumplir para que sean válidas.

En este post te vamos a explicar con detalle qué es una factura recapitulativa, cómo puedes hacer una y cuáles son los elementos que debes incluir. Ten en cuenta que este tipo de factura te va a ahorrar trabajo y resulta también muy necesaria a la hora de agrupar tickets o albaranes, ya que de otra forma sería enormemente complejo.

Facturas recapitulativas: definición

Las facturas recapitulativas son las que emitimos con el objetivo de agrupar diferentes operaciones dirigidas a una misma persona o empresa, en distintas fechas, pero siempre a lo largo de un mismo mes natural.

Este tipo de facturas, al ir dirigidas al mismo destinatario, llevan los mismos datos del destinatario y nada cambia. Por tanto, es una manera muy útil de ahorrar tiempo y trabajo a la hora de facturar, cuando normalmente emitimos muchas facturas a lo largo del mismo mes a la misma persona o empresa.

Estas facturas son especialmente útiles para los prestadores de servicios que prestan varios servicios a una misma empresa. Pero también pueden ser muy útiles para proveedores y empresas B2B, cuando un mismo cliente les realiza varios pedidos en un mes.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura recapitulativa?

Como su propio nombre indica, las facturas recapitulativas recapitulan varias facturas emitidas durante un mismo mes.

Eso implica que, si juntamos todo en una misma factura, es necesario anular todas las facturas ordinarias emitidas durante ese mes a esa persona o entidad previamente.

Las facturas recapitulativas, de acuerdo con la Agencia Tributaria, tienen que emitirse el último día del mes natural. En caso de que el destinatario sea un profesional o empresario, sin embargo, deben emitirse en los primeros 15 días del siguiente mes natural.

Antes de emitir una factura recapitulativa debemos emitir una factura rectificativa, que anule todas las facturas anteriores de ese cliente.

Es importante entender que las facturas recapitulativas tienen el mismo efecto legal que las facturas ordinarias, por lo que deben cumplir con los mismos requisitos básicos.

Deben reflejar no sólo además todas las ventas que se han hecho durante el mes a ese destinatario; también hay que incluir una pequeña descripción de las operaciones que se están agrupando, cumpliendo así con el artículo 6.1. del Reglamento de Facturación. Es decir, por ejemplo, no es válido incluir todos los servicios prestados en un único ítem; hay que mencionar uno por uno de forma pormenorizada con su descripción y desglosando sus precios.

Además de esto, conviene tener en cuenta que debemos incluir en la factura los suministros que se han utilizado durante el mes para realizar las operaciones documentadas en dicha factura recapitulativa.

Las facturas recapitulativas deben incluir adjuntos también los albaranes que hagan referencia a ellas, y tienen que conservarse de la misma forma que en las facturas.

¿Qué beneficios tiene realizar facturas recapitulativas?

Las facturas recapitulativas pueden ser una forma de resolver problemas de facturas con errores y que ya no podamos modificar.

Por ejemplo, si nuestro cliente de prestación de servicios ya ha ingresado el IRPF, pero éste IRPF no se corresponde al tipo de retención que corresponde, sería necesario anular dicha factura y realizar una factura recapitulativa que contenga los servicios prestados de forma desglosada, incluyendo esta vez sí correctamente el tipo de retención del IRPF correcto.

La razón por la que hay que hacer esto es porque, para anular una factura, no te sirve simplemente con eliminarla de tu libro de facturas. Es importante entender que cada factura tiene un código, y no debe haber “saltos” de códigos en nuestro libro de facturas, todas deben ser consecutivas. Por tanto, para anular una factura, debemos emitir una factura con importe negativo (factura rectificativa), y luego emitir una factura recapitulativa (que agrupe los ítems, importes e impuestos de las facturas anuladas).

De esta forma, puedes corregir errores que hayas cometido en tu libro de facturas para que luego, en caso de que la Agencia Tributaria te las pida, todas cumplan con los requisitos legales.

Una factura recapitulativa también puede ser de gran ayuda para reducir la carga administrativa de la empresa, ya que en lugar de tener que procesar numerosas facturas a un mismo cliente a lo largo de un mes, bastaría con tener que gestionar una factura por todas las operaciones.

¿Cómo gestionar tus facturas de forma profesional?

Para realizar facturas recapitulativas y gestionar tus facturas de forma profesional, la mejor forma de evitar errores es utilizar un programa de facturación online como myGESTIÓN.

Es muy habitual que, al hacer las facturas en Excel o en Word, cometamos errores que luego pueden dar lugar a dificultades. Por ejemplo, que el código de la factura no sea el correcto, o que nos confundamos con los importes o las retenciones del IRPF, o por supuesto la fecha de la factura.

Al hacer tus facturas con tu programa de facturación, las fechas y códigos se auto-generan de manera automatizada. De esta manera, reduces la posibilidad de cometer errores, aparte de todas las ventajas que tiene gestionar tu facturación en la nube de cara a tu negocio.


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