¿Qué son los procesos de almacén?

Los procesos de almacén son un aspecto crucial para el buen funcionamiento de un negocio. Una mala gestión de almacén puede dar lugar a la pérdida o deterioro de activos, retrasos en los envíos, aumento de las devoluciones y descontento de los clientes. También puede suponer un sobrecoste si no estás organizando eficazmente la gestión de personal. Todo esto afecta a tu marca y perjudica tu rentabilidad a corto y largo plazo.

En este post vamos a explicar cuáles son los procesos de almacén más importantes que debes tener en cuenta y de qué forma un ERP podría ayudarte a mejorarlos.

Los procesos de almacén imprescindibles que debes realizar en tu pyme

Independientemente de que manejes un stock de cuatro o cinco cifras, sin una buena organización de almacén hay numerosos aspectos clave que pueden verse perjudicados.

A continuación te mostramos los procesos de almacén más importantes:

Recepción de las mercancías 

El proceso de recepción de las mercancías es parte indispensable de todo almacén. Cuando haces una compra a un proveedor, o tus plantas de producción realizan un envío a tu almacén, tienes que recibir las mercancías en el almacén. Esto implica varios procesos que deben hacerse de forma eficiente:

• Descargar las mercancías del vehículo y transportarlas al área de recepción de mercancías del almacén.


• Verificar que las mercancías son correctas, tanto en cantidad como en calidad. Debes corroborar en el albarán que la información se corresponde con la mercancía recibida.


• Codificar las mercancías que has recibido para poder controlarlas e introducirlas en tu sistema de gestión. Normalmente esto se realiza mediante el etiquetado del producto y los códigos de barras.


• Dar de alta las mercancías en el inventario.

Clasificación y organización de las mercancías

Una vez que has recibido las mercancías solicitadas, debes ordenarlas y clasificarlas de forma organizada en tu almacén. Normalmente, cuando compras las mercancías ya tienes decidido de antemano qué criterios vas a seguir para organizar el almacén. Esto es un aspecto muy importante porque influye en la propia gestión de los pedidos.

Hay que tener en cuenta aspectos tan importantes como el volumen y tamaño del producto o la cantidad de veces al día que lo vendes y necesitas transportarlo a un vehículo. Para ello existen estrategias conocidas como FIFO (First-In First-Out), o lo primero que entra es lo primero que sale, o FEFO (First-Expire, First-Out), donde lo primero que expira es lo primero que sale. Cada negocio debe utilizar la estrategia más adecuada según el tipo de producto que comercialice y el método que le resulte más productivo y rentable.

El objetivo de la organización del stock en almacén es:

• Minimizar el tiempo que tardas en recoger un producto que vas a enviar a un cliente o punto de venta.


• Evitar los riesgos durante el transporte del producto dentro del propio almacén (por ejemplo, caídas y deterioros).


• Garantizar que el producto se ubica en un espacio en buenas condiciones para conservarse de forma adecuada.

Preparación de la mercancía: picking

El siguiente proceso de almacén imprescindible tiene que ver con el procedimiento de salida de las mercancías. Todo producto que entra debería salir. Pero para ello antes hay que preparar la mercancía para que se encuentre en condiciones de transportarse a la zona de expedición.

El proceso de preparación implica primero que haya una orden de picking, que se emite desde el software de almacén. Esta orden se produce cuando por ejemplo se produce una venta de un cliente en tu tienda online y tienes que enviar ese producto a la dirección que el cliente te ha indicado. Cuando no hay una buena comunicación entre el área comercial y el área de almacén, el picking se retrasa o se pueden producir errores. Tiene que haber la máxima automatización.

El siguiente paso del picking consistirá en la extracción del producto de su área de almacenamiento y su transporte al área de carga, donde se examinará la documentación y se introducirá en el vehículo.

Expedición de la mercancía

El último proceso de almacén es la expedición de las mercancías hasta el punto de entrega. Esto implica organizar las unidades que se van a enviar de forma eficiente en los vehículos para tratar de aprovechar el espacio y minimizar el coste de los trayectos, ya que si los vehículos tuvieran que hacer otro viaje, o no se organizaran bien las rutas, los costes se dispararían.

Además, hay que acondicionar los pedidos para evitar que puedan producirse percances durante el trayecto que puedan producir su deterioro. También será necesario crear la documentación asociada a cada mercancía y a cada envío.

Mejorar procesos de almacén con un ERP

La mejor forma de gestionar estos cuatro procesos de almacén es tener un programa ERP en el que el área de ventas se integra con la gestión de almacén, de manera que los responsables del área logística reciban las órdenes de picking de forma inmediata cuando se produce un pedido.

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