Qué tener en cuenta para migrar a un software en la nube

Es posible que hayas decidido pasarte al software en la nube. No deseas seguir gestionando tu negocio a nivel interno.

Quieres ahorrar los costes que supone para ti el hecho de tener el programa de gestión de tu empresa instalado en tu propio servidor; tener que mantenerlo, actualizarlo y tomar las medidas de seguridad necesarias para que tus datos estén a salvo.

Si ese es tu caso, ¿qué debes hacer para migrar a la nube? ¿Qué aspectos tener en cuenta antes de lanzarte a gestionar tu negocio desde un software como servicio?

Claves que debes tener en cuenta antes de migrar a un software en la nube

Una migración de datos a la nube no siempre es una tarea sencilla. Pero puedes hacer que el proceso sea más llevadero si antes haces algunas previsiones para no perder tu tiempo, ni tu dinero.

1. Evalúa el peso y formato de tus bases de datos

¿Cuánto pesan tus bases de datos? ¿En qué formato puedes descargar los archivos desde el software que utilizas actualmente? Conocer esta información es esencial, sobre todo a la hora de elegir un programa de gestión en la nube que te pueda facilitar una migración sencilla.

De entrada, un buen software en la nube te debe permitir importar datos fácilmente desde otros programas, ya sea Contaplus o Facturaplus, o incluso desde hojas Excel. En el software de gestión myGESTIÓN puedes hacerlo fácilmente. Aquí viene explicado.

Por otro lado, no debería haber restricciones a la hora de subir tus archivos de cara al tamaño de tus bases de datos. Si tu software de gestión no te ofrece suficiente escalabilidad, es que no es el más adecuado para ti.

2. Entiende todos los detalles del software

Ya que vas a utilizar un nuevo programa de gestión, debes establecer procesos de trabajo y adoptar nuevas rutinas en tu negocio. De hecho, es posible que los responsables de cada área tengan todavía que acostumbrarse a utilizar el nuevo software para poder trabajar de forma productiva.

En ese sentido, antes de migrar a la nube, debes asegurarte de que cada persona sabe lo que tiene que hacer y cómo. Una buena forma de empezar puede ser apuntándote a nuestros cursos gratuitos 'Da tus primeros pasos con myGESTIÓN'.

3. Consulta al soporte técnico

Durante el proceso de migración a la nube, lo normal es que te surjan dudas y preguntas acerca de un programa que quizás aún no dominas. Es muy importante que, en lugar de quedarte con las ganas de cómo hacer algo, acudas a nuestro soporte técnico.

En myGESTIÓN te proporcionamos no sólo una gran variedad de guías. También te damos atención personalizada a través de distintos canales (e-mail, redes sociales, teléfono...). Visita nuestro Centro de Asistencia y también nuestra sección de 'Preguntas frecuentes'.

4. Decidir qué módulos vas a necesitar

Cuando decides migrar a la nube, es posible que lo hayas hecho porque nuestro software te ofrece una mejor integración con otros programas. Por ejemplo, quieres tener tu programa de gestión empresarial conectado con tu tienda Prestashop. O tener tu CRM y tu programa de contabilidad conectados con tu software ERP.

Pues bien, debes tener en cuenta que algunos módulos no están incluidos en el programa por defecto. Son añadidos que tienen un coste adicional, y que tendrás que contratar para que puedas utilizarlos desde tu usuario. Ahora bien, en la versión gratuita durante 15 días puedes probar todos nuestros módulos, incluyendo el conector Prestashop, CRM y módulo de contabilidad.

5. Añadir el número de usuarios que necesites

Otra de las cosas que debes tener en cuenta a la hora de pasarte a un programa de gestión en la nube son los permisos. Es decir, puede que no quieras que en determinadas áreas de tu empresa puedan acceder a determinados datos. Por esta razón, te conviene tener varios usuarios y que cada uno pueda sólo visualizar la información que le corresponde.

Por ejemplo, lo normal es que el gerente/administrador pueda acceder a todos los datos y tener una panorámica completa. Pero quizás no te interese que tus agentes comerciales accedan a toda la información, o que el área de marketing pueda ver el área de compras, y viceversa. Por tanto, puede que lo más adecuado para ti sea disponer de diferentes usuarios.

Descubre cómo añadir y configurar usuarios en myGESTIÓN

Estos son sólo algunos de los puntos que debes tener en cuenta cuando migras a la nube. Por supuesto, debes fijar también una fecha de inicio y un período de prueba, en el que evaluarás los cambios y desafíos en el proceso, hasta que puedas deshacerte de la tecnología que estabas utilizando hasta ahora.

Gestionar tu negocio en la nube te permitirá ahorrar costes, facilitará las tareas de gestión y te permitirá cruzar datos entre programas de manera mucho más productiva, automatizada y eficaz.

Contacta con nosotros para más información.


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