¿Qué ventajas tiene el albarán electrónico?
Samuel escribió este artículo el 13/02/2020, en la categoria: Facturación online
Las empresas están entrando de lleno en el proceso de transformación digital. Eso implica utilizar mucho menos papel del que se venía usando hasta ahora. Muchos documentos que antes se hacían con un programa informático y se imprimían, ahora se entregan y se firman de manera electrónica. Así llegamos al albarán electrónico.
¿Qué ventajas tienen los albaranes electrónicos y por qué pueden ser mejores para tu empresa? ¿Puedes gestionar correctamente los albaranes cuando lo haces todo a través de un software de gestión en la nube? En este post te daremos los detalles que necesitas conocer.
¿Qué es un albarán y por qué es importante?
Los albaranes son documentos mercantiles que acreditan la entrega de un pedido. Se trata de una prueba documental de la entrega de bienes. Aunque no es obligatorio crear albaranes, este documento es de gran importancia para asegurar la recepción de los bienes vendidos.
El albarán es un documento emitido por la empresa vendedora, que debe conservar una copia. Por lo general, el receptor de los bienes conserva el original, que deberá firmar. Este proceso, que en muchas ocasiones se hace con documentos de papel, se ha ido digitalizando, lo cual tiene muchas ventajas.
Tipos de albaranes
Existen diferentes tipos de albaranes:
- Albaranes de ventas o de salida: los albaranes de venta o de salida son aquellos que nuestra empresa lleva a cabo, siendo nosotros quienes generamos el albarán.
- Albaranes de compras o de entrada: son aquellos que nosotros recibimos de un proveedor al realizar una compra de mercancía. Es importante conservarlos y revisarlos bien y comprobar que la mercancía esté correcta antes de firmarlos.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que no siempre los albaranes van destinados a clientes, pueden utilizarse también en procesos de producción y fabricación a nivel interno. Ver más información aquí.
Los albaranes internos sirven para registrar la salida de materias primas (de forma interna para la empresa) lo cual es muy útil y necesario para documentar el movimiento de almacén y la recepción.
Diferencias entre el albarán tradicional y el albarán electrónico
El albarán electrónico es el mismo documento de toda la vida, pero en formato electrónico. Lo generamos mediante un software de facturación online como myGESTIÓN, que te permite generar albaranes y conservarlos sin tener que imprimirlos.
En el albarán electrónico, al igual que en los albaranes tradicionales, se encuentra la referencia a la mercancía que se envía, el receptor de la mercancía y los datos de la empresa de transporte. Se puede firmar con la rúbrica electrónica, utilizando un dispositivo adecuado, lo que nos permitirá tener la confirmación de la aceptación de la entrega y de que todo se haya en orden.
De la misma forma que nuestra empresa puede generar albaranes online con un software de facturación, podemos conservar y digitalizar los albaranes que recibimos para poder conservar esta información.
¿Cuáles son las ventajas de los albaranes electrónicos?
El albarán electrónico tiene muchas ventajas:
- Ahorro de costes. Nos permite ahorrar papel, reduciendo los costes en papel en los que incurre la empresa. Cuando damos el paso a la digitalización de nuestro negocio, uno de los primeros beneficios que vamos a experimentar es una reducción drástica en los costes de las impresiones.
- Procesamiento más rápido. Como todo el proceso se lleva a cabo en formato digital, desde la entrega hasta la firma, el procesamiento de los albaranes es mucho más rápido, lo que nos permite automatizar estas tareas y ganar en productividad.
- Mayor fiabilidad. Los albaranes en formato digital son mucho más claros y fiables, podemos gestionarlos de manera más sencilla y automatizada. Es más difícil cometer errores en la gestión de albaranes mediante este método. Además, la firma electrónica permite evitar posibles discrepancias o dudas en la recepción de las mercancías o cualquier falsificación del documento.
- Gestión integral. Siempre es conveniente que se generen los albaranes y facturas con el mismo programa, de manera que la persona responsable pueda emitir y comprobar ambos datos para evitar posibles diferencias entre lo facturado y lo entregado.
Cómo crear mis albaranes de manera electrónica
Para generar albaranes o gestionarlos de manera electrónica, necesitas una herramienta de gestión en la nube que te permita hacerlo. Muchas empresas trabajan todavía con soluciones antiguas y obsoletas que les fuerzan a realizar sus albaranes en formato papel, o que no tienen en cuenta la movilidad.
El albarán es un documento que se suele entregar y firmar en la dirección de entrega del receptor, por lo que es ideal que podamos crear y gestionar albaranes de manera online. Si la herramienta ERP que utilizamos no nos permite hacerlo, estamos multiplicando el trabajo que tenemos que realizar cada día.
Lo mejor es tener un software de gestión que nos permita llevar un control de los albaranes más eficaz, nos ayude a ahorrar trabajo y a ahorrar papel. Con myGESTIÓN podrás generar y gestionar albaranes de manera profesional.
Si estás buscando un software de gestión para tu empresa que te permita digitalizar tu negocio, te invitamos a que pruebes myGESTIÓN y descubras todas sus ventajas. Contacta con nosotros para más detalles.
Etiquetas: Control de albaranesfirma de albaranes
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