Cómo hacer la recepción de mercancías en tu almacén

La gestión de almacén es uno de los aspectos estratégicos clave en la logística de una empresa. Puede tener un impacto importante en la velocidad y calidad del servicio, y como consecuencia, en la rentabilidad de la empresa. Dentro de las fases de almacén, más allá del almacenamiento y el envío de los pedidos, un trabajo eficaz empieza por hacer una correcta recepción de las mercancías.

¿En qué consiste la recepción de las mercancías y cómo hacerla de manera eficiente? ¿Cuáles son las fases que hay que tener en cuenta?

¿Qué es la recepción de mercancías en un almacén?

El proceso de recepción de mercancías consiste en recibir, verificar e introducir los productos recibidos en el sistema de la empresa.

Se trata de un proceso en el que hay que llevar a cabo una inspección de que los productos recibidos se corresponden en cantidad y calidad con los pedidos que se han realizado desde el área de Compras.

Hay también otro aspecto fundamental es que es el control de daños o defectos, ya que estos productos deben devolverse, puesto que no se pueden comercializar.

Cuando se ha realizado la recepción de las mercancías, éstas se introducen en el sistema de inventario y se lleva a cabo el desplazamiento y almacenamiento de las mercancías. Éstas pueden venir ya paletizadas, o puede requerir traspasarlas a los procedimientos de almacenamiento de la empresa.

Fases de la recepción de mercancías en un almacén

La recepción de mercancías es un proceso que está formado por una serie de fases. Si no se tienen éstas en cuenta, se pueden cometer errores que den lugar a un mayor número de devoluciones de ventas o de precisión en el inventario.

Se trata, por tanto, de uno de los aspectos capitales para garantizar la eficiencia operativa en la organización de la empresa y lograr el máximo nivel de satisfacción del cliente.

Veamos cuáles son las fases de la recepción de mercancías en los almacenes de una empresa.

Preparación del almacén y descarga

Cuando llegan las mercancías, generalmente en camiones, estos llegan hasta una zona de descarga en la que el equipo de almacén debe estar preparado para descargar y desplazar las mercancías con seguridad, de manera que se puedan evitar daños en los artículos.

Para ello deben contar con unos espacios abiertos que permitan el desplazamiento de mercancías y un equipo adecuado para revisar los artículos recibidos.

Inspección de los artículos

Los artículos se inspeccionan visualmente para comprobar que no existan errores ni en la cantidad ni en la calidad de las mercancías recibidas.

Esto es un proceso manual en el que hay que contabilizar los artículos físicos recibidos y compararlos con el albarán y con los datos de la orden de compra realizada. Lo ideal es que esto lo puedas visualizar directamente en un software de gestión empresarial como myGESTIÓN, donde puedas tener todos tus albaranes registrados en el sistema.

Control de calidad

Aunque los productos que se hayan recibido no presenten roturas o problemas evidentes y observables, en ocasiones puede ser necesario realizar un control de calidad más exhaustivo.

Por ejemplo, probar que los productos cumplen con los estándares de calidad obligatorios, así como con las normativas y obligaciones sanitarias o de seguridad.

Etiquetado de los productos

Una vez se ha verificado que todas las mercancías son correctas, hay que registrarlas en el sistema de almacén o inventario.

Esto supone mecanizar los datos de la compra realizada para que aparezcan en el almacén con el código o etiqueta SKU correspondiente, de manera que se puedan identificar y se pueda realizar un control de la trazabilidad adecuado.

Los productos deben contar con etiquetas identificativas, que pueden ser los códigos o etiquetas de la propia empresa, o bien sistemas de identificación RFID.

Almacenamiento

Cuando los productos ya se han identificado correctamente, estos se desplazan hacia las zonas designadas en el almacén, siguiendo las rutas y los procedimientos de seguridad obligatorios para el control de las existencias disponibles.

Introducción en el inventario

Además de desplazar y colocar los productos en el almacén en sus correspondientes zonas y estanterías, las mercancías deben introducirse en el inventario. Lo ideal es que este proceso se realice de forma automática a través de los datos de la compra realizada al proveedor, de manera que no tenga que ser un proceso manual.

Esto se puede hacer a través de un sistema ERP como myGESTIÓN con un módulo de gestión de almacén.

Gestión de devoluciones

Es muy lógico que en un envío pueda haber productos que se han estropeado o que presentan defectos. La empresa debe gestionar inmediatamente la resolución de la incidencia, solicitando la devolución de la parte correspondiente a estas mercancías y aportando las pruebas de sus defectos.

Desde myGESTIÓN te invitamos a implementar un sistema de gestión empresarial que te permita automatizar los procesos de recepción de mercancías, con una solución de software de gestión de inventario que te ayude a tener todos tus datos digitalizados y actualizados.


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