¿Vale la pena comprar un software ERP?

Una de las modalidades de acceso al software ERP bajo licencia es comprar el programa de gestión. Se trataría de adquirir un programa de pago único e instalarlo en el servidor de la empresa para poder gestionar todos los datos de tu negocio, desde el control de inventario y almacén hasta las facturas y la contabilidad.

Esta modalidad era la más habitual en muchas empresas hasta hace algunos años, donde los software ERP en la nube han ido cobrando un mayor protagonismo. Veamos cuáles son las desventajas de comprar un software empresarial y qué alternativas tienes ahora que los programas de gestión online ofrecen tantas posibilidades.

¿Qué significa comprar un software ERP bajo licencia?

Se trata de adquirir la licencia de uso, igual que si compraras un sistema operativo o un programa informático, que instalas en tu ordenador y ya puedes usarlo.

A diferencia de los programas de gestión online, esta herramienta puedes instalarla donde quieras. En un programa ERP en la nube el software está en los servidores del proveedor y pagas por el uso que haces del programa.

En cambio, al comprar un software ERP no estás pagando por el uso, sino que pagas una sola vez y ya no tienes que pagar más por el programa, aunque esto tiene trampa, como veremos en el siguiente epígrafe.

Las desventajas de comprar un programa ERP on-premise

A primera vista, comprar un ERP parece muy cómodo para la empresa. Adquieres el software, lo implementas en tu servidor y ya no tienes que hacer más pagos. El problema es que esto en la práctica no es así, ya que hay muchos costes asociados a la utilización de un programa ERP que hemos adquirido.

• Tendrías que hacerte cargo del mantenimiento del servidor y la seguridad de los datos, lo que requiere unos costes extra y la contratación de personal especializado.


• Aunque hayas adquirido el programa, en muchos casos tendrás que volver a pagar cuando salgan nuevas versiones o actualizaciones. Hoy día los cambios son tan repentinos que comprar un programa que en poco tiempo se quedará obsoleto no tiene mucho sentido.


• Es preciso tener en cuenta también otros inconvenientes operativos, ya que elegir un software ERP tampoco es sencillo. Se trata de una decisión estratégica muy importante, que tendrá un impacto decisivo en la competitividad y rentabilidad de tu negocio a largo plazo. Comprar un software si no estás seguro de su utilidad no es lo más conveniente.


• El mantenimiento del software supone también unos costes, por lo que no es sencillo para ninguna empresa tener que hacerse cargo de esto.


• Otro de los inconvenientes es que el pago de un software ERP puede ser muy alto al principio, pero realmente éste es el momento en el que necesitas menos gastos. Si estás iniciando un negocio, es mucho mejor optar por el pago mensual, en función de las funcionalidades que quieras que tenga.

Lanzarte a la piscina a comprar un software, sin conocer cómo funciona su soporte técnico, ni tener un plan de parametrización y personalización adecuado a tus necesidades, puede ser un inconveniente que haga que en poco tiempo tu programa ERP esté desactualizado.

Pago por uso vs. comprar un software bajo licencia

A diferencia de comprar un ERP bajo licencia, la modalidad de pago por uso puede ser la más adecuado tanto para pequeñas empresas, como startups o negocios de tamaño medio-grande.

Primero, reduces el riesgo considerablemente. El software ERP que alquiles te permitirá hacer una migración progresiva a tu medida, sin necesidad de que tengas que asumir grandes costes de entrada, sin estar seguro de que el software te seguirá resultando útil dentro de un año.

Evitas también tener que empezar a usar un servidor y los costes derivados de éste, por lo que resulta mucho más sencillo empezar a utilizar tu programa ERP. Si eres una pequeña empresa, reducir al máximo los tiempos de ejecución para migrar tus datos y empezar a usar la herramienta es muy importante para digitalizar tu negocio sin que esto suponga grandes complicaciones.

Otra ventaja del pago por uso es que el proveedor de software se encarga gratuitamente de las actualizaciones del programa. Puedes tener un ERP siempre actualizado y adaptado a las últimas novedades. Por ejemplo, si surgen nuevas normativas con respecto a la facturación o cualquier otra obligación fiscal o legal, éstas estarán contempladas en tu software de gestión.

Cabe destacar que un software ERP de pago por uso es mucho más económico, ya que sólo pagas por lo que utilizas. No necesariamente tienes que comprar todo el pack, sino que puedes solamente contratar las funcionalidades que te interesen. Además, puedes aumentar el número de usuarios según tus necesidades.

Herramientas como myGESTIÓN hacen que tener un programa de gestión ERP resulte muy asequible para todo tipo de negocios. Paga por uso y no necesitarás instalar nada en tus propios sistemas, lo que te aportará también una mayor tranquilidad y menos dificultades a la hora de empezar a usar tu ERP.


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