5 errores comunes en la gestión documental
Samuel escribió este artículo el 04/12/2020, en la categoria: ERP
La gestión de documentos en las empresas puede originar todo tipo de problemas. Estos pueden ser la causa de que se produzca una gran pérdida de productividad y las cargas administrativas sean muy elevadas. Por eso debemos evitar al máximo los errores en la gestión documental.
Hay que tomar una serie de decisiones para lograr que los errores de la gestión de documentos no lastren el funcionamiento de nuestro negocio. El primer paso es dejar de una vez el papel y los archivos y empezar a trabajar con un software de gestión empresarial en la nube.
Errores típicos en la gestión de documentos en tu empresa
Todas las empresas producen y recogen información. La manera de gestionar esa información te ayudará a ser más productivo, conocer mejor tu negocio y tomar mejores decisiones.
Los documentos contienen datos, y los datos son conocimiento. Si tienes un conocimiento adecuado de tu empresa, te será más fácil enfocar tu estrategia de negocio.
Veamos algunos de los errores típicos que se cometen a la hora de gestionar documentos.
1. Trabajar con archivos y no con SaaS
Digitalizarse no significa saber utilizar un ordenador para crear tus facturas y presupuestos. Cuando trabajamos con archivos o documentos digitales, el mayor problema que tenemos es que la información está desperdigada en múltiples archivos.
Por ejemplo, imagínate que este mes has hecho 650 facturas. Y en el trimestre, 1512 facturas. ¿Eres consciente de que tendrías que contabilizar todas esas facturas una por una, abriendo los archivos, pasando los datos a un Excel y hacer los cálculos para ver que todo cuadra? Y esto sólo para poder hacer tus declaraciones trimestrales.
Ahora imagínate que cada vez que tuvieras que hacer una factura, la hicieras con un programa SaaS. Todos los datos se calcan automáticamente. Tienes las declaraciones trimestrales ya hechas. Si las facturas son correctas, tus datos son correctos y no tendrás que hacer tantos cálculos.
2. Imprimir los documentos
Otro de los errores en la gestión documental más comunes es tratar de imprimir todos los documentos en papel. ¿Sabes cuántos son los costes que implica imprimir absolutamente todo, contando el papel y el tóner de impresora? Pues incluso si lo calculas, te dejarías de lado muchos elementos intangibles. Por ejemplo, la cantidad de tiempo que pierden tus empleados revisando documentos en papel, tratando de localizar datos manualmente. O el tiempo que pasas buscando documentos que se han perdido. O el riesgo de que algunos papeles se estropeen.
No hablemos ya del daño medioambiental que genera la cultura de producir papel y más papel. Además del espacio que ocupa en tu oficina, que cada vez será más grande. Y el tiempo que tendrás que destinar a destruir documentos en papel que ya no son útiles. Por no hablar también del tiempo que se consume clasificando esos documentos.
3. Guardar los documentos en la nube sin ordenar
A lo mejor crees que tu empresa es moderna porque usa la nube para almacenar sus datos. Guardas las facturas y toda la información de tu negocio en un Dropbox o en un Google Drive. A menos que tengas todo perfectamente ordenado, este tipo de espacios de almacenamiento se están convirtiendo en un gran cajón desastre.
Para empezar, tienes el mismo problema que cuando trabajas con archivos y no con un SaaS. Son programas pensados para almacenar archivos, no para integrar, compartir y calcular datos automáticamente. Tener la información almacenada en la nube no es sinónimo de que tus datos estén bien almacenados.
4. Utilizar diferentes programas para distintas funciones
A lo mejor tienes un software ERP. Y por otro lado has contratado también un CRM para gestionar las relaciones con tus clientes. Y además ahora quieres tener un software de gestión documental y una tienda online para poder vender tus productos por Internet.
¿Cuál es el problema de esto? Que tienes la información desperdigada en múltiples programas. Esos programas probablemente no interactúan entre sí. A lo mejor son muy avanzados, pero si quieres que te sean útiles, tienen que compartir esos datos con los demás programas.
Hay varias formas de solucionar esto. Una utilizar la API del programa y contratando a un programador que te permita conectar las diferentes aplicaciones en una sola plataforma. Y otra es utilizar un software ERP completo, que incluya CRM, TPV y además conecte con tu tienda online.
5. No tener procesos
Los programas ERP son muy útiles para la gestión empresarial. Pero necesitas implementar procesos para que todo funcione de la manera adecuada. Y para que haya procesos productivos y eficaces, tienes que cambiar la mentalidad y tus empleados deben saber siempre lo que deben hacer.
Por ejemplo, si nos envían una factura de gasto, tenemos que mecanizarla inmediatamente para que no se pierda. O si debemos tomar decisiones sobre qué productos comprar, tenemos que basarnos en la información que nos está aportando nuestro programa ERP sobre ventas para que nuestra estrategia sea más inteligente y no especulativa.
Estos errores de gestión pueden estar afectando a tu empresa
Si tu empresa está teniendo errores en la gestión documental como los que te hemos dicho, es hora de cambiar. Puedes migrar fácilmente a un software ERP en la nube como myGESTIÓN y olvidarte de todos los problemas que genera el hecho de llevar a cabo una gestión documental tradicional.
Ahorrarás tiempo y costes, mejorarás la productividad, conseguirás que tu empresa sea más ágil y funcione mejor y reducirás la carga administrativa y los fallos documentales.
Etiquetas: Gestión documentalerp gestión documental
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