5 formas de hacer facturas digitales

Hay muchas formas de hacer facturas digitales. Si has llegado hasta aquí, probablemente sea porque andabas buscando la mejor forma de crearlas, de modo que puedas gestionarlas más fácilmente. En este post te mostramos las diferentes opciones que tienes para hacerlas, teniendo en cuenta tanto sus ventajas como sus desventajas.

No todos los métodos utilizados para crear facturas digitales son adecuados. En este post te explicaremos por qué y cuáles son los riesgos de no utilizar el software apropiado para hacer facturas.

Las 5 formas de hacer facturas digitales

En myGESTION queremos facilitarte el trabajo, que puedas automatizar el mayor número de tareas para ganar tiempo y, sobre todo, que dispongas de una herramienta eficaz para ganar dinero con tu negocio.

La labor de facturación es muy importante, así que vamos a repasar y comparar los diferentes programas que a veces se utilizan para hacer facturas, y las grandes diferencias y desventajas que presentan frente al programa que nosotros te ofrecemos.

1. Con Microsoft Word

El método quizás más tradicional dentro de las facturas digitales es sin duda “Microsoft Word”. Se trata de un programa de ofimática bajo licencia y de pago, si bien es cierto que lo utilizamos habitualmente y está bastante popularizado.

Hacer una factura en Microsoft Word es relativamente sencillo y existen muchas plantillas para hacerlo. El mayor riesgo que vemos nosotros a la hora de hacer facturas de esta forma, sin embargo, es el hecho de que tengas que trabajar con archivos. Es decir:

• Cada una de tus facturas (bases imponibles, IVA, etc.) estará en un archivo independiente. A la hora de contabilizar, tendrás que ir abriendo una por una todas tus facturas.


• De lo anterior, se deriva que puedas cometer errores más fácilmente, tanto en las facturas (dejar la fecha o la dirección fiscal de otro cliente), como a la hora de traspasar los datos a los modelos de liquidación trimestrales y anuales.


• Al ser un procesador de texto y no estar preparado para operar con números, tendrás que hacer las cuentas por ti mismo, con el riesgo de cometer más errores.

Por tanto, creemos que no es un método óptimo para crear tus facturas de forma habitual. Una cosa es crear una factura con Word y otra muy distinta hacer cientos de facturas con esta herramienta.

2. Con Microsoft Excel

Otro programa de ofimática de Microsoft que a veces también se utiliza para hacer facturas. A diferencia de Word, Excel te permite realizar operaciones y es un programa muy utilizado en el entorno empresarial. Además, puedes crear tus propios gráficos y no sólo crear facturas, sino también macros o pequeños programillas en entorno vba para hacer operaciones complejas y realizar operaciones repetitivas.

Tenemos que reconocer que nos gusta mucho Excel por su alto potencial, pero no está exento de sus desventajas. Primero, es importante que la persona que lo utilice tenga un conocimiento avanzado del programa para aprovechar todas sus funcionalidades. Segundo, seguirás trabajando bajo sistemas de archivos, sin las posibilidades de una aplicación específica de facturación, donde el cruce de datos es algo más habitual.

3. Con Paypal

La herramienta de pago por excelencia, Paypal, también te permite crear facturas. Esto es algo muy positivo porque no sólo damos la posibilidad al cliente de recibir la factura a través de su correo electrónico, sino que también podrá pagarla utilizando la misma plataforma.

El único problema que quizás vemos a la creación de facturas en Paypal es que no es un programa de facturación propiamente dicho. No es un software que te permita gestionar tu negocio o interactúe con otros programas al modo de un ERP de gestión.

Además, hay usuarios que realicen el pago mediante otras formas de pago (transferencia bancaria, cheque…) y no tienen cuenta Paypal, con lo que la doble funcionalidad de “factura + pago” pierde eficacia.

4. Con Prestashop

La plataforma para tiendas online Prestashop también nos permite efectuar facturas y enviarlas al cliente por correo electrónico de forma automática, una vez se ha realizado la compra.

Aquí una vez vamos hablamos de un tipo de programa que no sirve realmente para crear facturas, aunque te permite hacerlas. El mayor problema que vas a encontrar si tienes una tienda online y una tienda offline es, sin lugar a dudas, que no tendrás un sistema centralizado de gestión de facturas. Habrá unas facturas en Prestashop y otras en Excel, dependiendo de si te han hecho la compra online, o en tu tienda física, o por teléfono.

5. Con un programa de facturación online

El método más recomendable hoy día para crear facturas es a través de un software de gestión. Es importantísimo que no trabajes con múltiples programas que no puedan interactuar entre ellos. Un programa de gestión en la nube te ofrece:

• Una plantilla para crear tus facturas, que podrás personalizar como tú quieras.


• Posibilidad de cruzar datos de distintas facturas y operar con ellos. Es decir, sabrás todo el IVA que has recaudado en un trimestre, o todo el IRPF que te han retenido o has retenido si eres autónomo o trabajas con proveedores.


• Posibilidad de interactuar con otros programas: puedes conectar tu ERP de gestión con Prestashop para que las facturas de la tienda estén también en tu programa de facturación.


• Y en resumen, un software de gestión va mucho más allá de un programa para crear facturas. Puedes gestionar inventario, compras y ventas, almacén, conectarlo con la TPV, hacer la contabilidad y una gran cantidad de cosas más.


• Además, tu software de gestión se puede gestionar también desde tu móvil a través de una app, lo que resulta mucho más cómodo para comprobar tus facturas estés donde estés.

¿Con qué programa estás creando tus facturas? ¿De qué forma crees que podrías automatizar más tareas y mejorar tu sistema de gestión de facturas?


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