Cómo ahorrar tiempo en la empresa y mejorar la productividad

El ahorro de tiempo es uno de los factores clave para que tu empresa crezca. Se trata de conseguir hacer lo mismo en menos tiempo y sin que disminuya la calidad de tu producto o servicio. La mejora de la productividad global de tu negocio y la mejora individual de la productividad de los trabajadores podría tener efectos muy significativos en la rentabilidad de tu negocio.

El problema es que muchas empresas no son conscientes de la importancia de este hecho. Siguen repitiendo procesos que les hacen perder productividad, sin darse cuenta de que existe tecnología accesible y económica que les permitiría lograr más con menos.

Veamos algunos consejos para ahorrar tiempo en tu empresa y que pueden hacer que tu trabajo se reduzca de manera significativa.

Claves para ahorrar tiempo en la empresa

Hay varios aspectos que nos hacen perder tiempo en nuestro negocio, pero de los que no somos conscientes. Veamos algunos detalles que debes tener en cuenta.

Evita imprimir documentos en papel

No sólo estarás ahorrando costes en papel. Es que además tardarás mucho menos tiempo en procesar toda esa información. Si en lugar de colocar los datos en un documento impreso, los introduzcas en un software de gestión empresarial, luego podrás volver a utilizarlos sin tener que volver a introducirlos.

Esto se ve por ejemplo claramente en las declaraciones trimestrales del IVA. ¿Cuánto tiempo perdemos contando todas las bases imponibles del IVA? Cuando hacemos esta tarea con Excel, ¿estamos seguros de que no hemos cometido un error?

Si en lugar de hacer facturas en Excel, utilizas una herramienta que cuente automáticamente la base imponible, el IVA soportado y el IVA repercutido y todos los detalles que necesitas para rellenar tu documento 303, ¡no tendrás ni siquiera que rellenar el documento! Sólo tienes que validarlo y hacer tu declaración.

No pierdas el tiempo con análisis de datos manuales

Analizar los datos de ventas de un negocio de tamaño medio es un asunto complejo. Sin herramientas de gestión online, prácticamente estás perdido. Con un software ERP puedes tener en tiempo real datos al instante de ventas de los últimos meses, así como una gráfica para que puedas visualizar claramente cómo de cerca estás de cumplir tus objetivos.

Para analizar los datos de tu negocio, no necesitas estar creando cientos de informes continuamente. Lo que te hace falta es disponer de un cuadro de mando, una herramienta en la que puedas contemplar cada día todos los detalles técnicos de ventas, compras, ingresos, gastos, etc., sin que tengas que estar elaborando informes ad hoc continuamente.

No envíes toda la información por e-mail

Utilizar el e-mail como herramienta de trabajo interna puede convertirse en tu peor pesadilla. Cuantos más empleados, más complejo el proceso. Si envías todos los datos e información de tu negocio por e-mail a tus compañeros de trabajo, añades un nuevo trabajo a toda tu plantilla. Tener el e-mail lo suficiente ordenado para poder localizar los datos en menor tiempo.

Pero ahora piensa un problema añadido; los datos están desperdigados en decenas de ordenadores. Posiblemente haya incluso varias versiones de facturas y documentos en distintos equipos, lo que aumenta el riesgo de confusión. ¿Por qué no trabajar todos desde el mismo software en la nube y así evitamos volvernos locos con el correo electrónico?

Haz la conciliación bancaria automática

Supongamos que haces cientos o miles de facturas cada mes. Si además de eso, tienes que estar haciendo la conciliación bancaria y datos de uno y otro lado manualmente, no sólo es más probable que cometas un error y acabemos liándola. Es que también vas a perder un tiempo precioso que podrías estar destinando a tareas más importantes.

Hay herramientas de software muy eficaces que te permiten hacer la conciliación bancaria mucho más rápido. Lo puedes hacer desde tu ERP para que no tengas que hacer operaciones de manera manual. Tenemos un vídeo en el que te enseñamos cómo hacer la conciliación bancaria con #myGESTIÓN.

Reduce el trabajo administrativo

Como resumen de lo anterior, te diríamos que reduzcas al máximo el trabajo administrativo. Las tareas administrativas son importantes, pero no te generan beneficios. Son un mal necesario que tenemos que llevar a cabo para gestionar nuestra empresa del mejor modo posible, pero en sí mismo no nos soluciona nada.

Lo que soluciona los problemas de tu empresa es la toma de decisiones. Para tomar decisiones, necesitas datos. Datos que puedas visualizar del modo más intuitivo y sencillo posible. Por eso es mil veces mejor tener una herramienta de gestión que te resuelva este problema y enfocarte en tomar decisiones, a tener que dedicar muchas horas en hacer cálculos matemáticos que por sí mismos no producen nada.

Conclusión

Imagina que tienes un software que te permite ahorrar tiempo y quitarte de un plumazo un montón de tareas que no aportan nada a tu empresa. Y te encuentras con que cada día tienes un tiempo extra que puedes dedicar a tareas estratégicas que te ayuden a ser más competitivo y rentable. ¿Verdad que suena bien?

Pues ese software se llama myGESTIÓN y puedes registrarte gratis ahora. Dispones de todo tipo de funcionalidades (contabilidad, conector e-commerce, conciliación bancaria, SAT, compras, ventas, almacén, CRM…). En definitiva, tienes una herramienta potente, a un precio asequible y muy fácil de empezar a utilizar.


Etiquetas: productividad