¿Cómo ayuda un ERP a mejorar el trabajo en equipo?

Cuando en una empresa no hay trabajo en equipo, se cometen más errores y se consiguen peores resultados. Generalmente, no nos damos cuenta de que falta trabajo en equipo y coordinación hasta que cosechamos las consecuencias de nuestras acciones. La falta de comunicación interna o el exceso de responsabilidades delegadas en una persona puede generar en una situación insostenible.

El trabajo en equipo es una cuestión no sólo de mentalidad, sino también de herramientas. Muchas veces, las personas actúan por iniciativa propia y sin pensar en las necesidades del conjunto de la empresa porque piensan que así podrán ir más rápido, o simplemente porque no hay un método que facilite una comunicación ágil y efectiva. También puede ser porque hay una clara diferenciación de funciones dentro de los trabajos de la PYME.

Aquí es donde cabe hablar de la importancia del ERP para el trabajo en equipo. Incluso si no tienes departamentos y cuentas sólo con diferentes personas dedicadas a determinadas tareas, la centralización de datos en un solo software es fundamental para que no se produzcan errores, duplicidades e ineficiencias del flujo de trabajo en la administración que desgasten al equipo y reduzcan la eficiencia en tu empresa.

La importancia de las herramientas de software para el trabajo en equipo

Trabajar en equipo en las oficinas exige que existan buenas herramientas de comunicación. Éstas no deberían ser simplemente el e-mail y Whatsapp, ya que muchas veces estos medios pueden no ser útiles para organizar y hacer un seguimiento de las tareas realizadas, así como de los documentos que debe manejar la empresa.

El primer problema que hay en muchas organizaciones es que hay distintos profesionales trabajando en diferentes ordenadores, y los datos se almacenan en el disco duro de cada uno, pero no se comparten de forma sistemática y automatizada. A lo sumo, es posible que uses herramientas en la nube como Dropbox para compartir datos, pero eso no significa que haya una centralización eficaz de la información, ni tampoco que puedas automatizar procesos.

¿Cómo sincronizar las facturas de tu tienda online y de tu tienda física? ¿Cómo asegurarte de que no se realizan modificaciones en los documentos que tienes almacenados en tu software de almacenamiento en la nube? ¿O cómo tener constancia de que las facturas que subes no tienen errores? Estos problemas tienen que ver con el método que estás utilizando para trabajar en equipo y compartir información no es el idóneo.

Ventajas un ERP-CRM para mejorar el trabajo en equipo

Una empresa tiene diferentes necesidades de comunicación interna, pero básicamente son tres los aspectos que tienes que asegurar para organizarte de manera eficaz.

1. Centralización de datos en la nube

Toda la información debería estar en un solo lugar, en la nube, y no desperdigada en distintos ordenadores, lo que da lugar a duplicidades.

El software ERP en la nube ayuda a que las personas no tengan que estar compartiendo datos o documentos por otras vías tradicionales, lo que puede dar lugar a muchas confusiones y pérdidas de tiempo. Por ejemplo, saber cuál es el documento más actualizado entre varios documentos iguales.

2. Automatización

La creación y modificación de documentos no debería hacerse de manera manual, con documentos de Microsoft Office, sino con herramientas que permitan crear de manera rápida y sencilla cada tipo de documento (factura, albarán, informe…).

Cuando no hay automatización de procesos, las personas tienden a utilizar diferentes criterios para realizar determinadas tareas. Por ejemplo, si dos personas van a realizar facturas manualmente a través de Excel, tienen que coordinarse para saber cuál es el número de factura que corresponde, por si los datos no estuvieran actualizados.

3. Sincronización

Hay áreas del negocio que tienen que estar conectadas. Por ejemplo, TPV y ERP. O inventario y TPV. También debes sincronizar la tienda online y el ERP. Debes asegurarte de que el stock, los precios y las facturas estén perfectamente sincronizados. De otro modo, habrá incongruencias entre lo que ofreces en tu tienda y tus datos reales en el ERP, por lo que alguien podría comprar productos que en realidad tienes descatalogados, o cuando el precio ha variado.

Otro elemento importante es la sincronización entre el área de contabilidad y el área de ventas y compras. A la hora de presentar tus impuestos, es esencial que puedas contabilizar las facturas de manera automatizada para rellenar cada modelo tributario.

4. Seguimiento

Hay tareas que llevan una secuencia o proceso, y a las que hay que dar un seguimiento. Por ejemplo, todas las comunicaciones que los clientes tienen con tu empresa. Si hay varias personas trabajando en tu equipo de atención al cliente, es vital que puedan disponer de una información centralizada que facilite el seguimiento de cada comunicación, independientemente de la persona que vaya a responder un correo electrónico en cada momento.

El CRM integrado en el software ERP es una de las soluciones que facilita el trabajo en equipo, de manera que puedas evitar que se produzcan comunicaciones sin responder.

Mejora el trabajo en equipo con myGESTIÓN

Si tienes una PYME y te has dado cuenta de que muchos de los errores que cometes tienen que ver con la falta de comunicación entre las personas de tu equipo, debes adoptar soluciones cuanto antes.

Muchas veces, lo que necesitas no es obsesionarte en llevar a cabo procesos de comunicación largos y complicados, sino simplemente tener una mejor herramienta de software para tu trabajo diario.

Te invitamos a conocer el software de gestión myGESTION, un ERP en la nube con el que podrás centralizar todos los datos, en el que cuentas con sistema CRM, TPV, gestión de almacén e inventario, gestión de ventas y compras, gestión contable y conexión con tienda online para que puedas asegurarte de que todas las áreas de tu negocio están conectadas y puedas facilitar el trabajo en equipo.


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