¿Cómo digitalizar la gestión de almacén?

Todo negocio que cuente con un stock tiene que gestionar su almacén. Identificar sus productos, llevar un inventario, controlar las ventas y los pedidos... hacer todo esto de manera manual no sólo está pasado de moda, sino que no es nada productivo y seguro que te genera una gran cantidad de dificultades. Es esencial poder digitalizar la gestión de almacén.

Si dispones de un negocio y cuentas con un almacén, tienes que empezar a digitalizar todo lo que tiene que ver con la gestión de tus artículos. Cuanto más stock tengas, más importante es que gestiones tus productos y pedidos con un software de gestión online.

Qué tener en cuenta para digitalizar tu almacén

Para digitalizar tu almacén, hay que tener en cuenta una serie de aspectos esenciales.

1. Identificar los productos

Los productos se pueden identificar de muchas formas. Con códigos QR, con etiquetas, con sistemas RFID... sea cual sea el sistema que utilices, tienes que poder identificar cualquier producto con un dispositivo lector y poder así facilitar la gestión de cobro.

Pero no se trata sólo de que puedas cobrar a tus clientes fácilmente desde el TPV. Se trata de que puedas identificar los productos y saber cuál es cuál fácilmente. Piensa que con un inventario de miles de referencias, sería una verdadera locura si no pudieras hacer esto y tuvieras que contarlos de manera manual y comprobando uno por uno.

2. Integración con software TPV

Tu software de almacén tiene que estar integrado con tu herramienta TPV. De esta forma, cada vez que se produzca una venta, los datos de stock quedarán actualizados. Podrás también atender a las solicitudes de tus clientes en tu tienda física de manera más rápida, comprobar que tienes productos en stock, etc.

3. Establecer stock mínimo y máximo

Para digitalizar tu almacén, debes también establecer un stock mínimo y máximo. Piensa que no vas a estar controlando a diario manualmente si un producto está agotado o no. Lo ideal sería que no llegaras a esa situación, ya que hay productos que se venden mucho y a diario y tu proveedor podría asegurarse de que nunca te falten.

La manera de hacer esto es con el stock mínimo. Si se envía un aviso al proveedor para que te envíe más artículos cuando hayas llegado a cierto umbral mínimo, podrás asegurarte de que tienes suficientes artículos en tu almacén.

4. Sincronizar con tu tienda online

Los almacenes modernos ya no atienden sólo a pedidos de tiendas físicas de tu empresa. También a la tienda online, a tu call center, o incluso a tus franquicias. Gestionar todo eso si no trabajas con un software integrado puede ser muy complejo.

Tu herramienta ERP tiene que estar adaptada a los múltiples canales de venta que utilices. Entre ellos, tiene que estar sincronizada con tu tienda online. Piensa que los usuarios que ven tus productos en Internet deberían poder saber en tiempo real si tienes stock para enviárselos o tendrán que esperar más de la cuenta. Si no, todo se complica, sobre todo con los productos descatalogados.

5. Gestionar todo desde una sola herramienta

En relación a lo que comentábamos en el punto anterior, lo ideal es que puedas gestionar todo desde una única herramienta en la nube. Si tienes múltiples lugares de venta, desde una franquicia hasta un call center, tienes que poder compartir datos. Las ventas se producirán de múltiples formas.

Debes contar con usuarios en los diferentes emplazamientos que tengan acceso a la información necesaria para tomar nota de un pedido.

6. Trabajar en la cultura digital de la empresa

Nada de lo que estamos diciendo se puede lograr, si no se trabaja en unos procesos. Cuanto más compleja sea tu empresa, más complicado se vuelve todo. Piensa que los empleados que estén a cargo de cada área de gestión de tu almacén o de las ventas, tienen que tener claros estos puntos.

Tenemos que hacer la transición de una cultura donde se hacían las cosas manualmente, a una empresa donde todos trabajan con un mismo software y reman en la misma dirección. Se trata de automatizar y reducir al máximo las tareas manuales.

7. Optimizar tu almacén para trabajar en remoto

Tu almacén no debería ser solamente un sitio donde se guardan artículos y ya está. Si tienes ventas a diario, debes poder contar con un puesto de trabajo y un ordenador donde puedas conectarte a Internet y tener acceso a la información relativa a los pedidos que tengas que servir ese día.

La comunicación entre el almacén y los puntos de venta debe ser eficaz para poder atender a tus clientes.

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