Cómo elegir un software para tu centro de formación

Si estás buscando software para centros de formación, con los que puedas gestionar facturas, clientes y proveedores si trabajas con comerciales o formadores externos es esencial que puedas disponer de una herramienta en la nube.

Un software ERP online te ayuda a poder gestionar tu negocio desde cualquier lugar y a cualquier hora, tener el control de todos los procesos financieros y documentales de tu empresa y analizar la evolución de tus ingresos y gastos.

¿Qué tipo de software ERP necesita tu centro de formación?

Ya sea que tengas un centro de formación profesional, seas formador online, tengas una academia u ofrezcas formación para empresas, hoy día es muy difícil gestionar un negocio con una gran cantidad de clientes si no lo haces de manera digital.

En los centros de formación, hoy día las empresas suelen ofrecer tanto cursos que duran un largo período académico, como también cursos a corto plazo. De hecho, es muy habitual que muchos formadores realicen facturas mes a mes y tengan que desarrollar una actividad orientada al marketing y las ventas de manera continua.

Más allá de utilizar herramientas que te faciliten la impartición de clases en línea, como Zoom, es altamente recomendable que utilices un software de gestión para formadores, academias, autoescuelas o el tipo de empresa formativa a la que te dediques. Aunque no sea una herramienta altamente especializada, la clave es que se adapte al máximo a tus necesidades.

En esta línea, lo que necesitas es un sistema ERP en la nube para formadores, que te permita tener todo el control de tu negocio y con el que puedas optimizar los procesos para trabajar de manera eficiente, en particular en todo lo que respecta a la facturación y la contabilidad.

Elementos imprescindibles en un ERP para centros formativos y formadores online

Es muy importante que tu sistema ERP te ofrezca soluciones para distintas áreas del negocio, de manera que puedas desarrollar una empresa rentable y eficiente. Estos son algunos de los elementos indispensables que debería tener tu software de gestión.

1. Sistema CRM

Hacer un seguimiento de tus leads y potenciales alumnos te puede ayudar a prever y planificar las futuras matrículas. Esto se puede hacer a través de un software CRM (Customer Relationship Management), lo que es clave para hacer un seguimiento de las comunicaciones y ayudar a mejorar los procesos de tu equipo comercial.

El sistema CRM integrado en el ERP te permite hacer una gestión eficaz de las relaciones con los clientes. Evita que se pierdan comunicaciones y averigüa en qué estado se encuentra cada contacto para cerrar un mayor número de matrículas o venta de clases.

2. Gestión de las liquidaciones a los comerciales

Quizás tu equipo comercial trabaja de forma activa para conseguir nuevos alumnos. En muchas ocasiones, los comerciales reciben liquidaciones de comisiones según las ventas o matrículas que hayan logrado durante ese mes.

En la formación online, con los cursos de corta duración y con fácil venta, esto puede hacer que tengas ventas muy frecuentes y tengas que realizar cálculos manuales para las comisiones por venta para cada agente. Una solución como myGESTIÓN te permite establecer las comisiones por defecto para cada agente según el curso vendido. Descubre cómo gestionar agentes comerciales en tu negocio con tu sistema ERP.

3. Gestión de la facturación

Cada vez que un alumno reserve una clase o realice una matrícula, tendrás que emitir facturas. Como empresa o autónomo, deberás tener un registro de todas las facturas de ingresos que realices a lo largo del mes. La experiencia demuestra que hacer esto a la manera tradicional con un Excel no es lo más conveniente, ni eficaz.

Una solución como myGESTIÓN, el software ERP online para pequeñas y medianas empresas, te permite crear facturas de ingresos y gastos y hacer un seguimiento de todos los ingresos acumulados por mes, trimestre o año, según tus necesidades.

4. Gestión de los gastos y compras

Muchas empresas de formación tienen una serie de gastos, que es esencial registrar correctamente para poder deducirlos.

Es el caso por ejemplo de muchas autoescuelas, que deben hacer frente a los gastos relacionados con los vehículos, los combustibles, las reparaciones, los seguros y las nóminas de los formadores, así como los gastos en electricidad y otros suministros en tus oficinas o en las aulas.

En esta línea, un buen software de gestión para centros formativos debe facilitar la gestión de compras y gastos, así como la automatización del cálculo de los asientos contables y las declaraciones tributarias.

5. Integración con tienda online

Hoy día la formación ya no sólo está reservada a los centros formativos presenciales, sino que es cada vez más online. Y muchas veces la venta de cursos formativos está completamente automatizada a través de servicios de venta online, donde el usuario puede matricularse en apenas unos clics y hacer su pago directamente a través de una tarjeta de crédito o mediante herramientas de pago como PayPal o Stripe.

Si tienes una tienda online para la venta de tus cursos formativos, lo más recomendable es asegurar una integración perfecta con tu sistema ERP. De este modo, las facturas se generarán de manera automática en el software de gestión y no tendrás que introducirlas manualmente. Además, los precios de los cursos estarán actualizados en ambos sitios y evitarás cualquier confusión.

Eso sí, si eres formador online y quieres disponer de un ERP online que te permita asegurar una perfecta conexión entre tu tienda y tu software de gestión empresarial, es importante utilizar un conector eCommerce compatible con tu plataforma.

Desde myGESTIÓN queremos invitarte a que descubras las funcionalidades y ventajas de nuestra herramienta para la gestión empresarial de tu centro de formación. Contacta con nosotros si tienes cualquier necesidad.


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