¿Cómo gestionar el flujo de tareas en la administración?

El flujo de tareas o workflow es uno de los factores que influyen en la productividad y el rendimiento de las empresas. Si los procesos de la gestión administrativa son complejos, la relación con los proveedores y clientes será también más complicada.

Para gestionar eficazmente el workflow en tu PYME, necesitas herramientas que te permitan centralizar la gestión documental y facilitar el acceso a los datos de los departamentos que lo necesiten, así como eliminar las duplicidades y tareas repetitivas que podrían automatizarse.

Qué es el workflow o flujo de tareas en la empresa

Para entender más claramente qué es el workflow, te pondremos un ejemplo. Una PYME compra existencias por valor de 20.000 euros a un proveedor. El proveedor le proporciona una factura que la empresa debe almacenar en su software de gestión y contabilizarla. Nuestro Departamento de Contabilidad debe comprobar también que la factura es correcta.

A su vez, hay que comprobar que el envío de la mercancía se ha llevado a cabo de forma adecuada. Para eso, el transportista nos entregará un albarán, que tendremos que firmar para corroborar que hemos recibido la mercancía. Al mismo tiempo que se llevan a cabo estos procesos, debemos prestar atención a nuestra tesorería y la forma de pago acordada mediante contrato con el proveedor.

Además de los documentos contables, que debemos conservar para que podamos desgravar el gasto de la empresa, hay que llevar a cabo la conciliación bancaria de las facturas de gasto. Asegurarse de que se ha pagado el pedido al proveedor o las fechas en las que se tiene previsto hacer el pago.

En el área comercial, hay que introducir los nuevos productos en nuestro inventario, exponerlos y comercializarlos. Si tu tienda online no está conectada con tu ERP, esto supone un nuevo trabajo que hay que llevar a cabo. Pero a su vez, debes tener en cuenta que si los pasos anteriores no se han dado correctamente, luego puedes tener problemas.

Todas estas tareas deben llevarse a cabo de manera sucesiva, siguiendo un flujo de tareas administrativas. Ahora, imagínate si estás llevando a cabo todo este proceso con multitud de facturas al mismo tiempo. No sólo de gasto, sino de ingreso. Como te puedes imaginar, cometer errores puede ser lo habitual si no tienes un flujo de tareas en la administración adecuada.

Errores típicos en la gestión del workflow

La gestión del workflow consiste, por tanto, en una secuencia de actividades o un conjunto de procesos de trabajo. En esos procesos se manejan documentos e intervienen personas, lo que influye en la calidad y rapidez de los procedimientos.

Cuando no se dispone del software adecuado para la gestión de los flujos de trabajo, se pueden cometer múltiples errores:

• Algunas facturas de gasto se traspapelan y se quedan sin contabilizar


• Recibimos facturas de proveedores que incluyen mal algún dato


• Introducimos un número de ítems en nuestro inventario, pero no se corresponde con la compra que se ha realizado


• El transportista nos envía un menor número de productos del que hemos pedido. O nos envían productos deteriorados, que hemos olvidado reclamar


• No hay personal suficiente para introducir las nuevas mercancías en la tienda online


• Se pierden unidades que no se están contabilizando, lo que descuadra nuestro inventario


• En Contabilidad declaran facturas que tienen errores o que se han modificado por error

En definitiva, son muchas las posibilidades de que la gestión del workflow o los flujos de trabajo no se lleve a cabo de manera eficaz.

Gestión de personal y herramientas de gestión administrativa

Gran parte de los errores en la gestión de los flujos de tareas se producen por los siguientes motivos:

• No hay procesos claros en la gestión documental


• El personal no sabe lo que tiene que hacer o se olvida de hacerlo


• La cantidad de trabajo administrativo es muy elevada

Si quieres encontrar soluciones para estos 3 problemas en la gestión de los flujos de tareas, necesitas mejorar en 3 áreas.

Mejora la gestión y asignación de tareas

Asegúrate primero de que tienes el personal administrativo suficiente para llevar a cabo una gestión del flujo eficaz. Si hay una asignación de tareas clara, los procesos no tienen por qué demorarse.

Define claramente tus procesos

Además de tener el personal adecuado, toda tu plantilla debe saber lo que tiene que hacer. Es decir, el procedimiento administrativo adecuado en cada caso. Todo el que recibe una factura debe tener claro qué debe hacer con esa factura de gasto, quién tiene que mecanizarla en el software de gestión y las comprobaciones que hay que hacer para ver que es correcta.

Reduce el trabajo administrativo

En ocasiones el problema de la gestión del flujo de tareas no es la falta de personal, sino el volumen de trabajo administrativo. La tecnología te ayuda a solucionar este problema. Una solución ERP de gestión empresarial tiene que facilitarte la reducción de tareas y la automatización de otras muchas.

La herramienta de software de gestión myGESTIÓN es el aliado perfecto para simplificar el workflow de tu empresa. Podrás optimizar la gestión documental y construir procesos claros para reducir errores administrativos y lograr una mayor productividad.

Considera migrar a un software de gestión online como myGESTIÓN para optimizar la gestión documental y optimizar la gestión de los flujos de trabajo.


Etiquetas: Gestión documentalworkflowflujo de trabajo