¿Cómo hacer facturas más rápido?

El proceso de facturación muchas veces puede resultar lento. Cuando desarrollamos esta tarea manualmente, muy pronto nos damos cuenta de que el Excel, aunque es un programa increíble y de gran calidad, acaba resultando incompleto para poder hacer facturas más rápido.

La facturación está ligada a una serie de operaciones repetitivas que tenemos que hacer cada vez que vendemos un producto o servicio. Además, no se trata sólo de facturar, sino de operar con nuestras facturas: calcular la base imponible del año o el trimestre, calcular el IVA que tendremos que ingresar en Hacienda, o tener los datos del IRPF que hemos retenido.

En este post queremos mostrarte una serie de tareas que un programa de facturación haría por ti, liberándote de realizar muchas cuentas que a veces dan lugar a errores humanos bastante comprensibles.

1. Contabilizar la base disponible de todo el trimestre o año

Cuando desarrollas las facturas en Excel, vas acumulando archivos .xls en una carpeta. Estos archivos son independientes entre sí. Hay uno para cada factura y no hay forma de hacer llamadas de un archivo al otro, o de sumar todas las cantidades.

Tenemos que sumarlas una por una en otro archivo si, por ejemplo, queremos saber cuánto hemos facturado en un trimestre. Un programa de facturación online te permitirá obtener este dato de manera automática, una vez que realices las facturas. No tendrás que hacer cuentas.

2. No tener que volver a escribir los datos fiscales de tu cliente

Otro de los problemas que nos hacen perder tiempo cuando hacemos las facturas manualmente son los datos del cliente. Hay dos maneras de hacerlos: podemos tener una plantilla modelo para cada cliente y sólo cambiar los números, manteniendo los mismos datos de la empresa. O bien podemos rellenar esos datos una y otra vez cuando hacemos una nueva factura.

La primera fórmula es la que se suele utilizar, ya que nos hace perder menos tiempo. El problema cuando utilizamos plantillas de factura para un cliente determinado es la facilidad con la que se cometen errores. ¿Por qué? Porque olvidamos cambiar algún dato de la plantilla, como el código de la factura, o la fecha, lo que da lugar a facturas erróneas.

3. Estandarizar los conceptos

A veces también se puede perder mucho el tiempo con el concepto de la factura. Si se nos piden productos o servicios muy determinados, donde hay que especificar con mucho detalle qué se está comprando, nos encontramos con que hacer una factura es un proceso largo.

Lo ideal es que, si vamos a vender un producto, el nombre de este producto, por largo y específico que sea, aparezca automáticamente en la factura generada para el cliente y en nuestro software de gestión. Esto se puede hacer a través de un conector que nos permita integrar en la estructura de nuestro programa de facturación las facturas que se autogeneran en la tienda online.

En lo referente a los servicios, bastaría con estandarizar un nombre o concepto que defina con exactitud el tipo de servicio. Luego, lo único que el usuario cambiaría manualmente sería la cantidad que se ha comprado y el precio, dando lugar a facturas mejor conceptuadas, de acuerdo con un criterio que luego las haga útiles en caso de tener que presentar las facturas a Hacienda.

4. Estandarizar los tipos de IVA e IRPF

Hay profesionales y freelance que trabajan con distintos tipos de IVA, ya que ofrecen diferentes tipos de servicios sujetos a distintos tipos impositivos, o que venden productos en el extranjero o en la Unión Europea. Esto puede suponer un problema si no hemos asociado determinados modelos de factura con el IVA que le corresponde, dando lugar a errores y lentitud en la elaboración de las facturas para comprobar que todo es correcto.

Cuando trabajamos con un programa de facturación, cada producto/servicio de nuestro catálogo lleva el tipo de IVA que le corresponde. A la hora de hacer la factura, sólo hay que añadir el producto o servicio como concepto y automáticamente se verá el precio, el IVA y el tipo de retención del IRPF que hemos configurado.

5. Calcular los resúmenes anuales

Las peores tareas que no deberían realizarse manualmente son aquellas relacionadas con la presentación de resúmenes anuales. Si no hemos llegado correctamente las cuentas a lo largo del año, nos podemos ver en la tesitura de tener que volver a contabilizar, archivo por archivo, factura por factura, todas las bases imponibles, IVA y retenciones que hemos realizado.

No olvidemos además que es obligatorio tener un libro de facturas, que además es de gran utilidad para realizar la Declaración de la Renta. Se puede perder una enorme cantidad de tiempo realizando esas operaciones manualmente si no llevamos un control adecuado.

Aunque una solución es ser disciplinados y llevar un libro de facturas en Excel, lo que es evidente es que esto nos hace perder el tiempo cuando debemos desarrollarlo manualmente.

Se puede disponer de toda la facturación de un año, todo el IVA pagado, todas las bases imponibles, el IRPF retenido por un cliente, o en un período de tiempo determinado, de forma automatizada, sin que tengas que hacer cientos o miles de cuentas.


Etiquetas: FacturaciónFacturación en la nubeCompartir facturashacer facturas