¿Cómo mejorar el trabajo en equipo en tu empresa?

Uno de los retos que ha traído el avance del teletrabajo es la necesidad de mejorar el trabajo en equipo. Cuando trabajamos a distancia, es más importante que nunca que podamos seguir siendo productivos.

De hecho, muchos ven en el teletrabajo una oportunidad para mejorar la productividad de la empresa, lo que no quiere decir que se trabaje un mayor número de horas. La gran cuestión que debemos plantearnos es: ¿cómo mejorar el trabajo en equipo en la empresa utilizando herramientas digitales?

Las herramientas digitales que te ayudan a mejorar el trabajo en equipo

Muchas veces, el trabajo en equipo se convierte en sinónimo de baja productividad, reuniones interminables, horas y horas leyendo y contestando correos electrónicos…

El hecho de que no nos veamos las caras en el teletrabajo no significa que muchas veces no acabemos llevando a cabo tareas manuales que no ayudan a la empresa.

Esto muchas veces se debe al papel preponderante que ocupa el correo electrónico como herramienta de trabajo. Sin embargo, si queremos que nuestros equipos de trabajo o departamentos estén mejor cohesionados, necesitamos utilizar herramientas digitales que mejoren el trabajo en equipo.

A continuación te vamos a mostrar cómo avanzar en la digitalización hará que tu empresa pueda trabajar en equipo de manera más eficaz.

1. Centraliza los datos en un software de gestión

Muchos empleados trabajan desde casa. Pero la empresa sigue siendo una y sigue siendo necesario que diferentes profesionales consulten, introduzcan o modifiquen datos, como presupuestos, facturas, etc.

La mejor forma de reducir tareas administrativas, como pedir a los empleados que desarrollen ellos mismos sus informes a través de un Excel, es utilizar una única herramienta de gestión online. Con un software de gestión empresarial en la nube muchos de los problemas de la dispersión de datos (que es lo que ocurre con el teletrabajo) se acaban solucionando.

¿Consecuencia? Menos confusiones con los archivos y documentos. Menos e-mails que van y vienen con mensajes sobre cosas que ya deberían estar claras. De lo que se trata es de implantar un procedimiento.

2. Reduce la dependencia del correo electrónico

El correo electrónico puede llegar a convertirse en un verdadero asesino de la productividad. Pasamos horas y horas al día comprobando correos de documentos administrativos que nos ha pasado alguien de otro departamento, preguntando por no sé qué factura o un error en tal documento.

A través de una solución de gestión documental, donde todos los responsables puedan consultar, modificar o descargar el archivo, no es necesario que haya tantos correos electrónicos con archivos modificados, donde al final no se sabe cuál es el correcto. Buscar e-mails con archivos adjuntos en la bandeja de entrada puede convertirse en la peor de tus pesadillas, incluso cuando están bien ordenados.

3. Limita las reuniones y videoconferencias a lo necesario

Aunque anteriormente te hablamos de que Google Meet puede ser una gran herramienta para el teletrabajo, no todo se soluciona con videoconferencias. Muchas veces las reuniones son improductivas, porque no tienen un objetivo claro, ni una hora de finalización, no se sabe realmente qué es lo que se pretende.

Al contrario de lo que pueda pensarse, el “presentismo laboral” también es posible con el teletrabajo. Por eso, igual que no hay que fiarlo todo al correo electrónico, tampoco las videoconferencias son la solución a la falta de procedimientos productivos y eficaces.

Los sistemas y procedimientos son lo que nos ayuda a ser eficaces. El seguimiento de muchas tareas puede hacerse con otro tipo de soluciones en la nube. Las reuniones pueden tener un enfoque más cualitativo, utilizándose sólo cuando sean realmente necesarias. Lo mismo que vale para las videoconferencias se puede aplicar también al teléfono y el Whatsapp.

4. Automatiza tareas

Quizás no te has dado cuenta, pero muchas veces los equipos de trabajo dedican mucho tiempo a tareas repetitivas y manuales. Se pueden dedicar muchas horas a este tipo de tareas que, sin embargo, puede que no produzcan ni un céntimo de beneficio a tu empresa por sí mismas.

Los emails, las reuniones y el exceso de esfuerzo en tareas improductivas no hacen crecer tu negocio. No se trata de dar la sensación de que estás trabajando, sino de aplicar acciones quirúrgicas, precisas y eficaces que ayuden a potenciar tu empresa. Aplica siempre la regla del 80/20 o ley de Pareto y trata de automatizar todo lo que no sea realmente determinante.
Simplifica

Nuestros equipos de trabajo pueden perder productividad cuando no simplificamos. Si utilizamos múltiples herramientas digitales, sólo por el hecho de que están de moda, no estamos actuando bajo un criterio de máxima eficiencia y economía de trabajo.

Cuantas más herramientas, más formación necesitan los empleados, más dura el período de adaptación y más improductivo es todo. Pero lo peor es cuando esas herramientas en la nube están desconectadas entre sí. Por eso es mucho mejor enfocarse en un software que se convierta en la herramienta vertebral de tu negocio, en lugar de utilizar múltiples aplicaciones diferentes que no comparten datos.


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