Cómo reducir el consumo de papel en tu empresa

Tu empresa seguramente tiene unos enormes gastos de oficina, pero no es consciente de ello. ¿Cómo reducir el consumo de papel en tu empresa? Creemos que muchos costes son necesarios, cuando realmente no lo son, y además, demuestran ser un indicador de que los procesos en nuestra empresa no son del todo eficientes, además de que no cuidamos el medio ambiente.

Para ser responsables con el consumo de papel, reducir gastos y, sobre todo, tener unos procesos de trabajo y de gestión del workflow rápidos, eficientes y modernos, tienes que empezar por reducir el consumo de papel.

Desde myGESTIÓN, tu software de gestión online, queremos darte algunos consejos para que tu empresa pueda reducir los costes de oficina excesivos y empieces a gestionar tu negocio de manera online y de forma más eficaz.

Consejos para reducir el consumo de papel en tu empresa

La impresión de papel cuesta cara. Tóner, tinta, papel, luz, costes informáticos... y, sobre todo, la ralentización de tus procesos a la hora de trabajar.

Un pequeño gesto como imprimir un documento que no hace falta imprimir, si lo multiplicas por 365 días al año, puede convertirse en miles de euros, especialmente cuando tienes muchos empleados, muchas impresoras y varios departamentos que trabajan con estos sistemas completamente obsoletos.

En este sentido, conviene que pongas algunos consejos en marcha para reducir el gasto en papel y en impresión de papel.

1. Haz tus facturas online con myGESTIÓN

Lo primero, no necesitas imprimir todas tus facturas que hagas con Excel. Puedes hacerlas en tu software de facturación myGESTIÓN, donde estarán seguras y contarás con copias de seguridad automatizadas para que puedas tener tus datos siempre a salvo y puedas proteger la privacidad de tus datos.

Hacer las facturas online hará que el proceso sea también más sencillo. Perderás menos el tiempo y podrás trabajar de manera más profesional.

2. No imprimas tus mails si no hace falta

Imprimir correos electrónicos es otra de esas malas costumbres que acaba afectando a muchas empresas. La cuestión es que no hace falta imprimir un documento o e-mail para enseñárselo a un empleado que está en otra mesa, ni siquiera a nuestro jefe de departamento.

Tenemos que acostumbrarnos a aprovechar las nuevas tecnologías. Si toda la información está en la nube y es accesible en unos pocos clics para las personas autorizadas, entonces todos pueden consultar los datos online y no hace falta imprimir informes, ni documentos, que se generan online y se pueden leer online.

3. Entiende que la información cambia constantemente

Hoy día, los cambios son vertiginosos. Lo que hoy puede funcionar, mañana puede no hacerlo. Por este motivo, debemos darnos cuenta de que la información debe ser accesible en tiempo real, y reducir nuestra dependencia de las "photo finished", ya que lo que importa son los datos de hoy, que podrían cambiar completamente al mes que viene.

Es mucho más eficaz y adecuado a las necesidades de la empresa contar con un cuadro de mando, desde donde podamos monitorizar los indicadores de rendimiento de nuestra empresa, lo que nos ayudará a tener una mayor conciencia de la realidad a la que nos enfrentamos.

4. Gestiona tus catálogos online

Ni qué decir tiene que las grandes bases de datos, los inventarios y los catálogos deberían estar virtualizados. Con nuestro programa de gestión, podemos actualizar la información más fácilmente y los datos estarán integrados con otros datos, mientras que los datos que guardemos en archivos de Excel no estarán por lo general interconectados entre sí.

Debemos acostumbrarnos a trabajar con software que facilite la integración, ya que las grandes bases de datos de las empresas conllevan la gestión de mucha información y muchos detalles. Información que puede ser cambiante, de manera que lo que hemos imprimido hoy, mañana puede no tener ningún valor porque está todo desactualizado.

5. Virtualiza tus relaciones con proveedores y clientes

A través de tu propia intranet, podrás compartir información con proveedores y clientes, sin necesidad de que tengas que estar imprimiendo documentos para enviárselos. Lo eficaz no es trabajar con cada cliente de una forma distinta, sino disponer de un sistema estandarizado y automatizado, que te ayude a gestionar bien tus procesos de trabajo.

La creación de albaranes, facturas y otros documentos comerciales o contables se puede hacer muy fácilmente si usas un software de gestión en la nube que te facilite el trabajo.

Virtualiza tu negocio; entra en la transformación digital

Tu empresa necesita estar preparada para el futuro. Las empresas que no lo hagan se quedarán atrás. La tecnología está cada vez más presente en nuestras vidas. Por eso, si tienes una empresa tradicional y hasta ahora has estado haciendo tus facturas a través de Excel u otros programas de ofimática, es hora de que empieces a racionalizar todo el trabajo administrativo.

Nosotros podemos ayudarte a solucionar gran parte de tus problemas: ganarás tiempo, podrás disminuir el consumo de papel en tu empresa, reducirás costes, mejorarás la productividad. Date de alta gratis en tu software de gestión empresarial myGESTIÓN y empieza a gestionar tu negocio desde la nube fácilmente.


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