¿Cómo trabajar en remoto en la empresa?

La digitalización de las empresas ha dado lugar a que muchas organizaciones tengan empleados trabajando en remoto. Incluso existen muchas startups y pequeños negocios que nacen directamente en Internet y no cuentan con una oficina, lo que abre muchas posibilidades para reducir costes en los inicios de cualquier proyecto empresarial.

Sin embargo, es vital llevar a cabo algunas medidas que ayuden a gestionar el trabajo en remoto de forma eficaz. Ya hablamos anteriormente sobre cómo teletrabajar y no perder productividad, así como también las claves esenciales para fichar en el teletrabajo de forma óptima. En este post te mostraremos algunas técnicas para trabajar en remoto de forma profesional para lograr los objetivos de tu equipo.

Claves para trabajar en remoto de forma eficaz

Adaptarse a trabajar en remoto no es sencillo, y muchas empresas se dan cuenta de los inconvenientes que puede plantear. Además de cumplir todos los requisitos de la ley del teletrabajo, es vital tener en cuenta otros aspectos esenciales.

1. Digitaliza tu negocio

Lo primero que hay que tener claro es que facilitar el trabajo en remoto en las empresas es muy complejo si no has digitalizado antes tu empresa. La digitalización va mucho más allá de utilizar ordenadores para trabajar o gestionar las transacciones, en lugar de la clásica caja registradora. Hablamos de una digitalización completa de los procesos: esto supone maximizar la automatización, utilizando el método más rápido y automatizado para el cálculo de datos, en lugar de realizar cálculos manuales.

Esto es aplicable por ejemplo a la gestión de la contabilidad. Hoy día, para una empresa no tiene sentido calcular manualmente los modelos trimestrales del IVA, o el Impuesto de Sociedades, ya que se pueden elaborar de forma automatizada a partir de los datos de facturación de la empresa. Procura por tanto racionalizar tu negocio, utilizando herramientas digitales que te ahorren trabajo.

2. Provee de los medios de hardware adecuados

Tus empleados necesitan disponer de los medios de hardware adecuados para trabajar en remoto. No es estrictamente necesario disponer de un escritorio virtual o un servidor dedicado, ya que es posible trabajar con herramientas de software en la nube, a las que todos los responsables tengan acceso con un usuario.

En cambio, sí es necesario que los empleados cuenten con portátiles y dispositivos móviles que les permitan realizar su trabajo con eficacia. Además, por una cuestión de ciberseguridad, es conveniente contratar una VPN para que los empleados puedan conectarse a través de ésta para cualquier tarea que vayan a realizar con el portátil.

3. Planifica las tareas de los empleados

Es importante que los empleados dispongan de una agenda de tareas online, que puedan consultar de forma recurrente para saber qué tienen que hacer y cuándo. Es lo que se conoce como un sistema de gestión de órdenes de trabajo. Si estos empleados trabajan además en movimiento, realizando servicios a clientes, es vital que puedan hacer capturas de imagen de los trabajos que realizan. Esta solución te la puede ofrecer un software SAT.

En el caso de los empleados que deben acceder a funciones como facturación, contabilidad o compras, es esencial que cuenten con un usuario para acceder al ERP online, desde el que podrán realizar todas las tareas administrativas que les correspondan.

4. Facilita la comunicación y la confidencialidad

En el caso de tener que trabajar con documentos, disponer de un software documental con acceso de roles sería de gran ayuda para hacer un seguimiento de las tareas y proteger la confidencialidad de las comunicaciones. De este modo, dispondrías de una intranet donde puedes subir los documentos y compartirlos con quien corresponda, ya sea con otros empleados o responsables de tu departamento, con clientes o con proveedores.

De este modo, se facilitará la comunicación interna y externa, al mismo tiempo que protegemos la confidencialidad, evitando que los documentos queden almacenados en los emails de los empleados, o en plataformas de almacenamiento en la nube, donde no tenemos el mismo grado de control.

5. Trabaja con soluciones integradas

Muy pronto vas a descubrir que no por el hecho de trabajar en remoto es más fácil gestionar un negocio. Cuando se dispone de una amplia variedad de programas (programa de contabilidad, ecommerce, CRM, etc…) que no interactúan entre sí, el caos puede ser enorme. Por la sencilla razón de que los datos aparecerán duplicados en distintos lugares, como sucede en los negocios que tienen una tienda online y al mismo tiempo un ERP. Te ahorrarías mucho trabajo si tu ecommerce conectara con tu software de gestión empresarial, de manera que tuvieran los mismos datos de facturas, precios, stock y catálogo.

Lo mismo puede ocurrir con el CRM, no puedes tener dos listas de clientes distintas, que puedan incluso estar mezcladas. Hoy día hay que atender a la omnicanalidad. Hay usuarios que te pueden contactar por multitud de vías y debemos tener nuestras listas de contactos lo mejor segmentadas y organizadas posible, a través de una solución integral, lo que facilitará las campañas.

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