Cómo controlar las finanzas y presupuestos de cada departamento

Cuando hablamos de presupuestos en una empresa, no siempre nos referimos a los presupuestos que se hace a un cliente que quiere comprar productos o servicios. Un presupuesto es simplemente una relación de los costes que supone la realización de determinado proyecto.

Una empresa puede y debe realizar un presupuesto anual distribuido por departamentos, dependiendo del tamaño de la organización, para tener un control de los gastos. En este post queremos hablarte de este tipo de presupuesto, que debes realizar para organizar mejor tu negocio.

Claves para hacer los presupuestos de una empresa

Toda empresa suele realizar inversiones y dedicar una parte de su capital a los recursos que permiten generar rentabilidad. Si no se invierte, no se obtienen beneficios, por lo que es importante hacer una buena distribución de las inversiones para que se puedan lograr los objetivos del negocio.

A la hora de hacer los presupuestos para cada departamento en una empresa, hay que tener en cuenta diferentes aspectos.

1. Haz una previsión de ingresos y analiza tu capital

Lo primero que debes tener en cuenta es saber qué capital tienes ahora mismo y cuánto esperas recibir a lo largo del año. Esto no es un análisis sencillo, pero se puede hacer una previsión más o menos acertada si cuentas con el historial de ventas de tu empresa. De esta forma, puedes tener en cuenta factores estacionales o que tengan que ver con la situación del mercado. La cuestión es que necesitas saber qué ingresos vas a obtener.

2. Calcula los costes fijos y variables

Todo negocio tiene unos costes, y parte de los ingresos van a ir destinados a sufragar dichos costes. Esos costes pueden incluir desde el alquiler del local hasta la electricidad o los gastos en compra de mercancías, así como suministros para tu negocio. Si hablamos de un negocio con tienda online, entre los costes hay que considerar también, como poco, el hosting y el dominio web, pero también si estás realizando publicidad a través de Facebook/Instagram, Google Ads o Linkedin.

3. Analiza la relación entre ingresos y gastos

Hay una parte de tus gastos que es fija y que debe ser prioritaria, ya que probablemente estás obligado contractualmente a realizarla. Es el caso por ejemplo de que tengas un local alquilado. Si no tuvieras dicho local, probablemente no obtendrías las ventas que consigues en tu tienda física, por lo que es un gasto que puede ser imprescindible.

Muchos negocios cometen el error de considerar únicamente los gastos imprescindibles como parte del negocio, y considerar el resto únicamente como margen de beneficio. Sin embargo, muchas veces es posible reinvertir parte de los beneficios para obtener mayores ingresos, por lo que debes considerar también este punto en tu presupuesto si no quieres permanecer estático.

4. Asigna un presupuesto a cada departamento

En las empresas que ya tienen un cierto tamaño, cada departamento puede tener un presupuesto asignado. El director del departamento será la persona encargada de distribuir dicho presupuesto, de acuerdo con su criterio, para cumplir los objetivos que se le han planteado. Esto es algo lógico, teniendo en cuenta que un departamento conoce mejor sus necesidades y las herramientas que necesita utilizar que la dirección.

5. Comprueba y controla que se está gestionando bien el capital asignado

Muchas veces puede ser el Director del Departamento quien decida a qué se destina el presupuesto que se le ha asignado, y él es responsable ante la dirección de lograr los objetivos. El departamento, por su parte, debe enviar las facturas al Departamento Financiero, donde el “Controller Financiero” se ocupará de verificar que cada departamento está administrando correctamente la cantidad que se le ha asignado.

De esta forma, las empresas pueden prevenir el fraude, ya que por ejemplo se corre el riesgo de que en un departamento o algunos empleados imputen gastos a la empresa que en realidad son gastos personales. Todo esto debe pasar por un control financiero para asegurarse de que no se cometen irregularidades.

Gestiona las inversiones y presupuestos de tu empresa con un software ERP

El ERP es la mejor herramienta de análisis empresarial para saber a qué debe una empresa destinar su inversión. Las empresas que no hacen un análisis pormenorizado y controlado de sus gastos son las que incurren en mayores riesgos, se desvían más de la estrategia marcada por la dirección o no logran los objetivos de negocio.

Es necesario medir las acciones que se están realizando desde cada departamento. Y para ello no hay nada más recomendable que tener un software de gestión empresarial único, donde esté centralizada toda la información de ingresos y gastos, ventas y compras, facturación y contabilidad, de manera que se pueda visualizar con datos en tiempo real cuál es la marcha del negocio y si se están cumpliendo los objetivos.


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