¿Qué importancia tiene el diseño de las facturas?

Muchos autónomos de reciente creación se encuentran con un problema: crear sus primeras facturas. Generalmente acuden a Internet y ven que hay cientos de sitios desde los que se puede descargar diseños de facturas para distintos objetivos. Con IVA, con IRPF, sin IVA, sin IRPF. Un verdadero lío en muchos casos.

Pero incluso cuando damos con la fórmula adecuada para nosotros, aquella que permite que nuestras facturas sean válidas, hay un aspecto al que no le damos tanta importancia. Hablo del diseño de las facturas.

¿Por qué el diseño de las facturas es importante?

Para Hacienda no tiene mucho interés, salvo que la información aparezca de manera clara y precisa. La cuestión no es si utilizas Tahoma o Arial como tipo de letra, o si usas letra del 12 o del 14. Mientras que aparezcan los datos relevantes, es una factura legal.

Lo importante, sin embargo, no es sólo que tenga validez y que la información aparezca de manera clara. Hay otros aspectos por el que deberías prestar más atención al diseño de las facturas. Y tienen que ver más bien con tu negocio, tu imagen profesional y la impresión que causas a tus clientes en el momento de entregarles la factura.

A continuación vamos a ver algunos de esos elementos importantes a la hora de diseñar facturas.

1. Da una imagen más profesional

Una factura bien diseñada habla bien del profesional que la entrega. No sólo la información es válida, sino que transmite fuerza, confianza y orden.

Las empresas quieren que los autónomos con los que trabajan sean personas serias y que cumplan sus obligaciones con Hacienda. No quieren estar teniendo que devolver facturas y pedir correcciones continuamente. Tener un sistema y una imagen profesional les demostrará, de entrada, que te tomas tu negocio muy en serio.

2. Ayuda al cliente a encontrar datos relevantes

Que las facturas sean visuales no sólo es cuestión de estética, que también. Es que cuando las facturas están bien diseñadas y son atractivas, generalmente son más fáciles de leer e interpretar.

Supongamos que haces una factura recapitulatoria en la que incluyes muchos conceptos y hay mucha información. Cuanto mejor y más bonito sea el diseño, más fácil resultará identificar los datos clave de la factura.

3. Se pueden exportar a diferentes formatos

Seguramente habrás visto facturas hechas en Excel, otras en Microsoft Word y otras muchas en pdf, que es lo más habitual.

Si bien los programas antes mencionados pueden ser útiles para crear facturas aisladas, lo cierto es que al final lo ideal es que podamos exportarlos a pdf. La presentación no deja de ser importante en el mundo online.

No obstante, sabemos que a ti lo que te interesa no es tanto tenerlas en pdf, sino que puedas exportar los datos en formato csv y tenerlos todos almacenados en un software de facturación online. Independientemente de que las envíes al cliente en formato pdf y con una buena presentación.

Es la mejor forma de ahorrar tiempo, ya que los datos se sumarían solos y luego te resultaría mucho más fácil rellenar modelos de Hacienda y llevar la contabilidad.

4. Son más difíciles de traspapelar o perderse

Así es, por rato que te parezca, cuanto más atractivo y claro es el diseño de una factura, más fácil resulta de identificar a simple vista. Y cuanto más reconocible resulta, al cliente le resultará más sencillo localizarla, clasificarla y reconocerla. Esto es especialmente importante, por ejemplo, si tus clientes tienen la costumbre de imprimir sus facturas en papel.

Una factura que se identifica con el logotipo de tu empresa ya indica de dónde procede. Por tanto, con el buen diseño de una factura estás ayudando a tus clientes a conservarlas y reconocerlas más fácilmente.

5. Puedes añadir una firma digital

Aunque también se puede añadir una firma digital con tu certificado digital en un archivo de Microsoft Word, lo cierto es que la mayoría de los autónomos no suelen seguir esta práctica. Simplemente utilizan una plantilla de factura y ya está.

Sin embargo, una factura bien diseñada y con firma digital se convierte en un documento imposible de falsificar y mucho más inteligente que un simple fichero.

Cómo diseñar tus facturas con myGESTIÓN

Está demostrado que para personalizar documentos la mejor técnica que puedes utilizar es un software de facturación. Cuando simplemente vamos creando archivos y cambiando los datos de factura a factura, aparte de que se suelen cometer muchos errores humanos, generalmente no creamos documentos estándar y con un diseño atractivo para el cliente.

Tu programa de facturación myGESTIÓN te permitirá diseñar y personalizar tus facturas, incluyendo el logo de tu empresa, firma digital, logo auxiliar e incluso certificaciones de calidad.

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