Gestión de órdenes de trabajo, ¿cómo llevarla a cabo?

Las empresas de mantenimiento o de servicio técnico deben gestionar las órdenes de trabajo de forma eficaz. Generalmente, se dispone de un grupo de técnicos profesionales que deben asistir a los clientes para realizar revisiones periódicas o cuando existe una incidencia.

En estos casos, la empresa debe estar bien preparada internamente para una gestión eficaz de las órdenes de trabajo a los técnicos. Si se produce una incidencia o emergencia, debemos disponer de un sistema que permita poner en marcha a los profesionales que acudirán al domicilio del cliente.

Con la generación de órdenes de trabajo desde el software SAT tu empresa podrá planificar toda la gestión del departamento técnico de manera práctica y productiva.

¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es la información o documento que necesita un técnico u operario para realizar una acción.

En otras palabras, es una hoja de instrucciones para el técnico.

En las órdenes de trabajo, se especifica cuál es la actividad que debe realizarse, cuál es el lugar al que se debe acudir para hacerlo, qué material será necesario, etc.

Los técnicos deben tener acceso a las órdenes de trabajo para poder ponerse en marcha.

Sin una buena planificación de las órdenes de trabajo, lo más probable es que tu negocio se convierta en un caos y los clientes queden insatisfechos.

¿Qué empresas necesitan gestionar órdenes de trabajo?

Las órdenes de trabajo son habituales en las empresas de mantenimiento con técnicos a domicilio.

Por ejemplo:

• Empresas de reparación o mantenimiento informático


• Empresas de mantenimiento de ascensores


• Mantenimiento de maquinaria en general


• Mantenimiento y reparación de electrodomésticos


• Electricistas, fontaneros, servicios de manitas a domicilio

Cualquier empresa que venda servicios a terceros, sean particulares o empresas, y trabaje con un servicio técnico, necesita gestionar las operaciones, revisiones y desplazamientos.

¿Cómo gestionar las órdenes de trabajo de forma eficaz?

Si tienes pocos clientes, en una hoja de Excel se puede hacer. Pero si tienes un número considerable de clientes y técnicos, tratar de gestionar las órdenes de trabajo de esta manera puede convertirse en una locura.

Tienes que gestionar una gran cantidad de fechas. Cada cliente puede estar en una situación diferente.

Supongamos que tienes que ofrecer un servicio de revisión a los 2 meses de firmar un contrato con un cliente. Debes llevar una buena gestión de la agenda y del calendario para que los datos queden bien reflejados, puedas cumplir tu cometido y el cliente quede satisfecho.

El problema también se puede producir con la gestión del personal. Dispones de varios técnicos, que quizás cuenten con una serie de materiales e incluso un vehículo para desplazamientos. Necesitas llevar el control de estos procesos para que los técnicos sepan lo que tienen que hacer y puedas mejorar la productividad de la empresa.

Hay que medir el tiempo de asistencia, prever las herramientas que hacen falta y tener todo bajo control para que no se te pasen fechas y puedas disponer del personal suficiente para asistir a las incidencias o emergencias.

Todo esto sólo se puede hacer con un tipo específico de programa de gestión: un software SAT o software de asistencia técnica. Estamos hablando de un ERP, pero en el que existen módulos de gestión enfocados a las empresas de mantenimiento, por lo que te aporta mucho más valor que los programas de gestión empresariales genéricos.

Ventajas de gestionar las órdenes de trabajo con un software SAT

Las órdenes de trabajo se gestionan mucho mejor a través de un software SAT, como el módulo SAT de myGESTIÓN.

Entre otras ventajas, nos gustaría que seas consciente de los beneficios que podría tener para tu negocio utilizar este tipo de aplicación.

• Mayor productividad: los técnicos disponen al instante de las instrucciones que necesitan conocer para realizar las operaciones que les corresponden. Pueden consultar la información en su móvil y recibir avisos para cuando tengan que desplazarse a algún sitio. Sin necesidad de volver a las oficinas.


• Mejor planificación: cuando todo está planificado de manera ordenada es más fácil que no cometamos errores. Podemos prever cuándo se tienen que llevar a cabo las operaciones, de manera que dispongamos del personal en el momento y el lugar adecuado.


• Ahorro de costes: la mejora de la productividad en la gestión te ayudará también a ahorrar costes, evitando desplazamientos innecesarios de los técnicos, con los costes de combustible asociados.


• Gestión de contratos: por lo general, los programas de gestión empresariales no están pensados para empresas de mantenimiento, que muchas veces trabajan con facturas periódicas y gestión de contratos. Con un software SAT esto puedes solucionarlo, e incluso realizar la programación del envío de facturas.

Desde este enfoque, es mucho más fácil gestionar clientes, técnicos y órdenes de trabajo. Tus clientes estarán más contentos porque les puedes dar un mejor servicio y tu empresa se podrá gestionar de manera más profesional y eficaz.


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