Hacer facturas en Excel, ¿vale la pena?

La forma en la que muchos autónomos empiezan a hacer facturas es mediante este programa. Pero, ¿vale la pena hacer facturas en Excel?

Es verdad que existen muchas plantillas de facturas en Excel en Internet, además de que podemos personalizarlas prácticamente a medida. Si eres autónomo o diriges una PYME de venta de servicios profesionales, a lo mejor es éste el método que estás utilizando para crear facturas.

En este post queremos contarte qué inconvenientes le vemos a crear facturas en Excel a largo plazo y por qué deberías empezar a pensar en otra forma de facturar. Por ejemplo, un software de facturación online como myGESTIÓN.

¿Cómo hacer una factura en Excel?

Lo primero que necesitas es comprar el paquete de Office, Microsoft Office, que incluye la última versión de Microsoft Excel.

Éste es un programa que instalas en el escritorio de tu ordenador, lo cual nos genera el primer problema.

Tus facturas estarán alojadas en tu disco duro, con lo que si las quieres consultar desde el móvil va a ser más complicado.

Es muy poco práctico hacer facturas con Excel si no disponemos de un servidor, un sistema de almacenamiento en la nube o un escritorio virtual. Si vamos a dar el paso a la nube, muchas PYMEs y autónomos prefieren utilizar un programa de facturación.

A partir de aquí, el proceso es bastante sencillo:

• Creas un nuevo documento en Microsoft Excel.


• Descargas alguno de los modelos de facturas que te vienen por defecto.


• Lo personalizas con el logotipo de tu empresa.


• Rellenas los datos de la factura, incluyendo: datos de facturación del cliente, los datos de tu empresa, concepto, base imponible, IVA, datos de pago, etc.


• Guardas la factura, la conviertes a PDF y la envías.

Aparentemente es todo muy sencillo y hay montones de plantillas de facturas en Excel. Incluso puedes descargar plantillas gratis o ejemplos de facturas en Excel que te pueden servir como guía.

¿Cuál es el problema de esto? Te lo explico en el siguiente epígrafe.

Las 3 desventajas de crear tus facturas en Excel

Si creas las facturas de tu empresa en Excel, seguro que estás experimentando algunas de estos inconvenientes.

1. Es un proceso manual y se cometen muchos errores

Crear facturas en Excel es un proceso manual. A veces hacemos una factura a partir de una copia de otra. Es muy fácil que te acabes olvidando de cambiar la numeración de la factura, la fecha, o incluso los datos de facturación del cliente.

 

¿Te ha pasado alguna vez que le has enviado la factura a un cliente con datos erróneos? ¡Lo más seguro es que si usas Excel te ha ocurrido más de una vez!

Lo peor es cuando no te das cuenta y haces tus declaraciones de impuestos basándote en facturas con Excel que llevan errores.

2. Tienes que gestionar demasiados archivos

Lo más probable es que cada trimestre o cada mes hagas una revisión de todas las facturas en Excel que has realizado. Es imprescindible para hacer tus declaraciones del IVA y del IRPF si eres autónomo, o el Impuesto de Sociedades.

¿Cuál es el problema? Que tienes decenas de archivos .xls y tienes que ir abriéndolos uno por uno, contabilizar la base imponible y el IVA de todos, pasarlos a otro documento... y así al final sabrás cuánto has facturado ese trimestre.

 

Hacer un gran número de facturas de manera manual con Excel es un proceso lento, engorroso, que te quita tiempo y que también da lugar a muchos errores.

Si haces 4 facturas al mes, es bastante manejable. Pero si haces 30 o 50, es una verdadera locura y te darás cuenta de que no resulta nada productivo.

3. Debes hacer tus propios informes y gráficos

Al ser todos los procesos manuales, seguro que estás desaprovechando una herramienta tan buena como Excel. Si quieres generar informes, analizar meses, trimestres, facturas, comprobar qué servicios se venden más o menos... te tienes que currar tú mismo todo el trabajo de manera manual, y hacer esto una vez más todos los meses, trimestres y años.

Lo ideal es poder ver los gráficos de los datos de tu empresa en tiempo real, nada más realizar las facturas.

Esto nos daría una perspectiva más cómoda, en lugar de tener que crearlos nosotros manualmente a partir de los datos que ya hemos introducido.

Mejor alternativa a Excel para crear tus facturas: las ventajas de myGESTIÓN

Si quieres crear facturas para tu empresa o para tu actividad como autónomo, haznos caso. Es mucho mejor crear facturas online con un software de facturación como myGESTIÓN.

1. Es un proceso automatizado. Una vez que introduces los datos de tu cliente y tus propios datos, puedes crear las facturas que quieras, con la fecha y la numeración correcta. También puedes descargarlas en PDF, enviarlas directamente desde el programa por correo electrónico, diseñar facturas personalizadas o incluso programar la creación de facturas mensualmente.


2. Todos los datos están agregados. Olvídate de sumas, restas y cálculos larguísimos. Tu software de facturación te calcula todo lo que has facturado, desglosándote las bases imponibles, el IVA y el IRPF. No tendrás que hacer cuentas y cálculos a la hora de presentar tus impuestos. Incluso podrás rellenar los modelos de Hacienda automáticamente desde el programa.


3. Tienes un Cuadro de Mando. Gráficas, diagramas de barras, informes... Vas a tener una herramienta de visualización muy útil y potente para poder controlar el cumplimiento de tus objetivos y analizar la panorámica de tu negocio.

¿Verdad que es mucho mejor crear tus facturas en la nube con myGESTIÓN que seguir utilizando programas como Excel? Nos encanta Excel, pero tu negocio necesita sistematizar y automatizar el proceso de facturación. Con myGESTIÓN esto es posible.

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