¿Cómo mejorar el proceso de facturación de tu empresa?

La facturación es un proceso fundamental en las pymes. Por una parte, es imprescindible para la gestión administrativa de las ventas, y por otra, es una obligación legal y tributaria para que empresas y autónomos puedan presentar sus declaraciones de impuestos. Sin embargo, el proceso de facturación en una empresa puede acabar volviéndose complejo.

Cuantas más facturas generas, mayores problemas se te pueden presentar. Por ejemplo, si no haces las facturas a tiempo, más tiempo tardarás en cobrarlas. Si pierdes facturas que has hecho, a la hora de presentar el modelo 303 trimestral del IVA, es posible que no declares todos tus ingresos, lo que supondría una infracción tributaria.

Hay varios puntos importantes que debes tener en cuenta si quieres mejorar el proceso de facturación y cobro en tu empresa.

¿Cómo se realiza el proceso de facturación?

El proceso de facturación en una empresa es un aspecto de gran importancia. Cuando hablamos de facturas e ingresos por ventas o cuando se produce una transacción, la empresa genera un ticket de venta para el cliente y una factura que deberá entregarle en caso de que éste lo pida. Si el cliente es una empresa, entonces es necesario entregar la factura al cliente, ya que la empresa querrá desgravar ese gasto deducible -siempre y cuando esté vinculado con la actividad-.

Las empresas están generando facturas constantemente. En ocasiones, se hacen facturas periódicas a los mismos clientes durante todo el año -por ejemplo, una por mes-. Las facturas tienen una fecha de expiración, donde se indica el plazo de pago para que el cliente lo tenga en cuenta. Cuando no se envían las facturas en el tiempo y forma convenientes, los clientes pueden demorar el pago y eso afecta a las finanzas de la empresa.

La facturación manual con programas de ofimática tipo Excel hace que el proceso de facturación se vuelva más lento. Tienes que crear las facturas individualmente, comprobar que no haya ningún error y enviarlas manualmente por correo electrónico al cliente. Eso si haces las facturas electrónicas, ya que si además tienes que imprimirlas y enviarlas en papel, el proceso es todavía más lento y costoso.

Un proceso de facturación eficiente implica: facturas periódicas, automatización del envío de facturas y, preferiblemente, domiciliaciones para la gestión del cobro, en caso de que admitas esta forma de pago.

Consejos para manejar la facturación de una empresa

Hay varios aspectos que debes tener en cuenta si quieres manejar la facturación de tu empresa de manera eficiente:

1. Programa facturas periódicas

No repitas las mismas facturas todos los meses. Es muy fácil que cuantos más clientes tengas, corras un mayor riesgo de olvidarte de alguno y no enviársela, generando un retraso en el pago y, por tanto, un problema para tu tesorería. En lugar de eso, usa un software de facturación online que permita crear facturas periódicas.

2. Automatiza el envío de facturas

Muchas veces el ciclo de facturación para cada cliente es diferente. Si por ejemplo un cliente contrata tu servicio el día 16, y se trata de un servicio mensual, lo ideal es que pague antes del día 16 del siguiente mes. Pero a lo mejor tienes otros clientes que contrataron tus servicios el día 1, el día 8 y el día 24. Tener que estar pendiente de generar facturas en el día correcto y enviarlas manualmente es un trabajo innecesario.

Después de programar la creación de facturas periódicas, debes también automatizar el envío de facturas a tus clientes. Si tienes una tienda online, deberías automatizar el envío por correo electrónico cada vez que un cliente realice una compra. Esto se puede hacer más fácilmente cuando tienes tu ERP conectado con tu plataforma de eCommerce, para lo que necesitas un conector eCommerce.

3. Almacena tus facturas en la nube

Cualquier cliente puede solicitarte en un momento dado una factura. Tu empresa debe poder proporcionársela en apenas unos clics. Esto no es posible si tienes que crear y configurar la factura manualmente. Para que no se retrase el proceso y las facturas pendientes de enviar no se acumulen, lo ideal es que crees y almacenes tus facturas en la nube.

Al estar las facturas almacenadas en tu software de facturación online, puedes acceder a ellas desde cualquier dispositivo y a cualquier hora. Esto te permitiría tenerlas disponibles para enviarlas al cliente o imprimirlas en caso de que lo soliciten.

4. Optimiza el proceso de gestión de facturas de gasto

Tus proveedores te envían una factura por correo electrónico. Estos gastos tienes que deducirlos en el Impuesto de Sociedades y en el IVA -si procede-. Para que eso sea así, necesitas optimizar al máximo el proceso de mecanización de las facturas de gasto. Lo ideal es que puedas mecanizarlas directamente en tu programa de facturación online.

De este modo, tu equipo contable contará con todas las facturas de gasto almacenadas. Además, la herramienta de software te permitirá confeccionar los modelos fiscales de manera automática a través de un módulo de contabilidad, lo que te ayudará a ahorrar tiempo.

En definitiva, el proceso de facturación es mucho más fácil cuando usas un software de gestión online para empresas como myGESTIÓN. Si te gusta nuestra solución, te invitamos a descubrirla ahora gratis durante 15 días.


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