Modelos de gestión de almacenes en la empresa

La gestión de almacenes en la empresa implica la necesidad de implementar procesos ágiles y eficientes. Una parte muy importante de la competitividad y rentabilidad de una empresa tiene que ver con su capacidad para gestionar las existencias y enviarlas al cliente en el tiempo y forma adecuados. Nada de eso puede llevarse a cabo con éxito si nuestros modelos de gestión de almacenes son ineficientes y no tienen en cuenta algunos principios básicos.

A continuación queremos que conozcas algunos elementos clave para la gestión de almacenes, que va mucho más allá de la gestión de inventario, y donde contar con un software de gestión empresarial es fundamental para facilitar los procesos, mejorar la productividad y evitar errores.

Gestión de inventario vs. Gestión de almacén

Lo primero es determinar en qué consiste realmente la gestión de almacén. No es lo mismo que la mera gestión del inventario.

Por lo general, la gestión de almacenes consta de:

• Planificación de almacén: se trata de hacer una estimación conveniente de la demanda para que los artículos que tenemos en nuestro almacén se ajusten en lo máximo posible a lo que pretendemos vender. De esta forma, el espacio no estará desaprovechado y habrá una rotación eficaz.


• Aprovisionamiento: en tu almacén tienes en cuenta las necesidades de aprovisionamiento, no te limitas a almacenar productos y enviarlos al cliente. Cuando disminuyen las existencias de un producto que tiene muchas ventas, es necesario reponerlo lo antes posible para evitar roturas de stock.


• Gestión de inventario: la gestión de los inventarios consiste en analizar cuántas unidades de producto hay en nuestro local o nave de almacenamiento, y asegurarse de que se corresponde con lo que tienes en tu software de gestión de almacén. Para ello se utilizan muchas veces sistemas de etiquetado de productos, que permiten identificar estos de forma rápida y sencilla.


• Gestión de pedidos y distribución: en un almacén debes hacer frente a los procesos logísticos de la gestión de pedidos. Debes asegurarte de que la distribución de los productos en los espacios de almacenamiento se realiza siguiendo criterios racionales para facilitar la movilidad. Además debes seguir un proceso de empaquetado y expedición de mercancías, así como gestionar toda la documentación asociada a cada envío.

Además, cuando controlas toda la cadena de suministros, tu sistema de gestión de almacén debe funcionar de manera integrada con el sistema de control de la producción. No puedes gestionar tus almacenes de forma aislada, ya que todos los elementos dependen unos de otros.

Las funciones de la gestión de almacén van por tanto mucho más allá que la gestión de inventario. Debes tener en cuenta la entrada y salida de productos, la ubicación y estado de los mismos, sus características, su sistema de identificación, gestionar el movimiento de los operarios y las máquinas de carga (grúas, montacargas...), adaptar tus procesos a las necesidades del Departamento de Ventas, llevar a cabo un Plan de Mantenimiento del Almacén y, en caso de que trabajes con productos perecederos, llevar el control de las fechas de caducidad.

Cuáles son los modelos de la gestión de almacenes en la empresa

Cuando eres consciente de que la gestión de almacén es un proceso logístico mucho más complejo que la gestión de inventario, te encuentras en condiciones de evaluar los distintos modelos de gestión de almacén. No basta con elegir una ubicación para tus locales, diseñar un plan de distribución y distribuir las zonas de almacén.

Además debes contar con un software de gestión de almacén integrado en tu software ERP que facilite un trabajo coordinado y ágil.

Existen varios modelos que se pueden utilizar en la gestión de almacén. Y no todos suelen ser eficaces, ya que si tu negocio empieza a crecer, los modelos manuales son los que tienden a traer peores consecuencias.

1. Gestión manual de almacén

Todos los procesos que te hemos comentado anteriormente se gestionan de forma manual. Se utilizan programas como Access o Excel para la gestión de inventario, y los procesos se llevan a cabo de forma completamente manual, con el trabajo directo de un operario que actualiza los datos cada día.

El problema que plantea el uso de programas de ofimática para la gestión de almacén es que no hay una adaptación real a la demanda, ni a la actividad de los otros departamentos de la empresa. Cuando se produce un pedido, ya sea en la tienda online o por teléfono, hay que gestionarlo manualmente en el programa.

Los errores, imprecisiones e inexactitudes a los que da lugar este tipo de gestión de almacén tiende a convertirlo en una gestión caótica. Los productos se almacenan según llegan al almacén, no llevas un control eficaz sobre los riesgos de rotura de stock y en cualquier momento el trabajo se puede ver paralizado por importantes cuellos de botella.

2. Gestión inteligente y electrónica de almacén

Hay una forma más eficaz e inteligente de llevar la gestión de almacén. Y es utilizar un software ERP con funciones de gestión de almacén, que te permita llevar a cabo todos los procesos de forma electrónica, en tiempo real y desde la nube. Lo más importante es que esta herramienta esté conectada con tu sistema TPV y con tu eCommerce, de manera que los datos de los pedidos estén disponibles automáticamente.

Una herramienta de este tipo te permite establecer también stocks mínimos y máximos, de manera que puedas estar al tanto de cuándo empieza a escasear un producto que podría tener una fácil venta. Una buena solución de gestión de almacén se complementa a la perfección con aquellas empresas que utilizan un software de control y planificación de la producción, por lo que puedes evitar los errores, confusiones y dificultades que implicaría la gestión de almacén manual.

En myGESTIÓN dispones de un software de control de la producción con gestión de almacén que te permite tener el control completo de la trazabilidad, gestionar fechas de caducidad, crear sistemas de etiquetado y gestionar todos los recursos que intervienen en la gestión de almacén de tu empresa.


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