¿Qué es la parametrización de un ERP?

Cuando vamos a implementar un software de gestión en la empresa, uno de los aspectos centrales en los que hay que enfocarse es la parametrización ERP. Las empresas necesitan adoptar las configuraciones esenciales desde el principio para poder sacar el máximo partido a la herramienta, por lo que es muy importante tener claro cómo vamos a utilizar la solución para que aporte el máximo valor al negocio.

A continuación vamos a mostrarte qué es parametrizar un ERP, si esto es posible llevarlo a cabo en un software en la nube y qué es lo que debes tener en cuenta antes de empezar a trabajar con tu sistema de gestión empresarial.

¿Qué es parametrizar un ERP?

El proceso de parametrización de un software ERP consiste simplemente en implementar las configuraciones, personalizaciones, procesos, datos, módulos y reglas de negocio para que se adapten a las necesidades de la empresa.

Cuando contratas un programa ERP, tú recibes una herramienta en bruto, con múltiples funcionalidades. Algunas las necesitas y otras no, o todavía no. Todos esos módulos hay que configurarlos para que se adapten a las necesidades de tu negocio.

Por ejemplo, debes poner tus datos de facturación, dirección fiscal, etc. También debes hacer la configuración entre tu tienda online y el ERP para que estén sincronizados. Todo esto es necesario para que le puedas sacar el máximo partido al ERP.

¿Se puede parametrizar un SaaS ERP en la nube?

La parametrización ERP no se limita únicamente a las herramientas con acceso al código fuente y que están diseñadas para implantarlas en los propios sistemas de la empresa. También un software SaaS en la nube como myGESTION permite un amplio número de personalizaciones y configuraciones que puedes y debes llevar a cabo para sacarle el máximo partido a la herramienta.

Aunque es distinto parametrizar un ERP on-premise que un software SaaS en el que pagas por lo que usas y el software está en la nube, la ventaja es que es un proceso mucho más sencillo porque tu proveedor se encarga de todo y no tienes que tener profesionales especializados para acceder y modificar el código fuente.

Es tu proveedor quien te provee de las herramientas y módulos necesarios, que hay que configurar, para que puedas personalizar el software según tus necesidades y de manera sencilla.

¿Qué aspectos tener en cuenta en la parametrización de un software ERP online?

Hay al menos cinco elementos clave que pueden ser imprescindibles en una parametrización ERP, tanto si vienes de una herramienta de software antigua como si gestionabas tu negocio a través de herramientas de ofimática como Excel.

1. Configurar roles de usuario

Uno de los aspectos que debes decidir de antemano cuando contratas un ERP son las configuraciones de roles de usuario y permisos. Obviamente, no necesitan los mismos accesos los responsables de almacén que la dirección de la empresa, que debe tener un control completo de todas las áreas del negocio.

2. Establecer los datos de la empresa

Todos los documentos de la empresa que se generen (facturas, albaranes, etc.) deben llevar los datos fiscales de la empresa, como el nombre, NIF/CIF, dirección fiscal, etc. Un paso imprescindible para poder utilizar tu ERP es definir estos datos.

3. Migrar datos históricos

Otro de los aspectos importantes que debes tener en cuenta son los datos históricos de tu empresa, ya que es posible que en muchas organizaciones desean poder tener acceso al menos a los datos del mismo ejercicio en el que están empezando a utilizar el ERP, o al menos de los últimos años si tu empresa tiene ya cierto recorrido.

Todo esto debe hacerse según las necesidades de la organización, ya que si migrar los datos históricos te va a suponer mucho trabajo porque debe hacerse manualmente, es posible que prefieras simplemente empezar desde cero para no perder tiempo.

4. Configurar módulos

La configuración de los módulos es otra de las partes esenciales de la parametrización ERP. Lo primero que tienes que decidir es qué módulos vas a necesitar utilizar ahora mismo y establecer las dinámicas o flujos de trabajo.

Por ejemplo, si vas a utilizar el módulo de contabilidad y hacer la conciliación bancaria, también es importante que realices las configuraciones necesarias para que la conciliación se realice automáticamente.

En caso de que vayas a utilizar el módulo de conexión ERP Prestashop, también necesitarás llevar a cabo la instalación y configuración en tu tienda.

5. Personalizar las facturas e informes

En la parametrización ERP no sólo hay que tener en cuenta aspectos técnicos para establecer procesos de facturación claros y automáticos, sino también implementar el diseño con el que quieres que se lleven a cabo las facturas de tu empresa.

Por otra parte, puedes establecer las configuraciones necesarias en tus informes y cuadro de mando para visualizar toda la información que quieras ver habitualmente.

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