Qué es el libro de registro de facturas

Toda empresa o autónomo tiene que tener un libro de registro de las facturas recibidas, así como también un libro de facturas emitidas.

Se trata de una obligación que tenemos ante la Agencia Tributaria (AEAT). Tenemos además la responsabilidad de conservar las facturas expedidas y recibidas durante un plazo de prescripción de 4 años a partir de la presentación de los impuestos.

Algunos se preguntan cómo hacer un libro de registro de facturas, ya que no tienen muy claro si deberían tener esta documentación en Excel, en archivos de Word o con otro sistema.

En este post te explicaremos claramente qué es el libro de facturas y cuál es la mejor manera de hacerlo. Entra aquí para probar GRATIS en tu software de facturación online myGESTIÓN.

Qué es el libro de facturas expedidas y recibidas

Durante el ejercicio de actividad, tu empresa o negocio realiza una serie de facturas a los clientes. Por tu parte, tú también recibes facturas de tus proveedores como la luz, el agua, el teléfono, Internet y los fabricantes y distribuidores, entre otros.

El libro de facturas no es más que un documento en el que se anotan todas las facturas y justificantes contables de los bienes y servicios que hayas vendido o adquirido durante un período de tiempo (en el año).

Esas facturas deben anotarse de manera correlativa y consecutiva, por lo que debe hacerse de una determinada manera.

Hay dos tipos de libros de facturas:

• Libro de facturas expedidas: es donde anotas todas las facturas que realizas durante el año.


• Libro de facturas recibidas: aquí, en cambio, tienen que estar presentes todas las facturas recibidas de otros proveedores.

Ante cualquier justificación ante Hacienda de un gasto o ingreso, deberás disponer de este libro de facturas, así como también si se produce una inspección de Hacienda en tu centro de trabajo.

Cómo hacer un libro de registro de facturas emitidas y recibidas

Hay varias maneras de mantener los libros, tanto si tienes una PYME como si eres autónomo o profesional.

Con Excel

Microsoft Excel, del paquete Office, es el programa más tradicional con el que muchas empresas suelen crear facturas. Basta crear o descargar de Internet una plantilla o modelo para crear tus facturas y ya puedes hacerlas.

La principal desventaja que le vemos es que una cosa es hacer 4 ó 5 facturas todos los meses. Otra muy distinta es hacer 100 o 500. Si creas tus facturas en Excel, para hacer el libro de facturas luego vas a tener que contabilizar una por una en otro Excel para ver cuánto pagas de IVA al trimestre, cuál es tu facturación anual, etc.

Lo mismo que te decimos para Excel, vale para cualquier otro programa o paquete de Office similar. Por ejemplo, las hojas de cálculo de Google Sheets o el Open Office.

En cuanto a las facturas recibidas, lo normal es que te las manden en PDF y que te toque sí o sí meterlas en tu libro de facturas. Luego éste puedes imprimirlo o no, ya que no tienes obligación de tener los libros en papel.

Con un programa de facturación en la nube

Con un programa para hacer facturas en la nube, es mucho más fácil que puedes crear y mantener tu libro de facturas expedidas y libro de facturas recibidas al día.

Hablamos de un tipo de programa de Internet como myGESTIÓN, donde puedes crear facturas online y conservar tus facturas recibidas y las que hayas creado.

Principales ventajas:

• Tú haces las facturas y ya no tienes que hacer las cuentas manualmente. Puedes descargarte una relación de todas tus facturas expedidas durante el año sin hacer ni una sola cuenta.


• Tienes tus libros de facturas expedidas y recibidas al día porque basta con que mecanices en la herramienta las facturas que recibas y tendrás todos los datos calculados al momento.


• Evitas los errores típicos cuando se trabaja con plantillas de factura, ya que siempre es fácil equivocarse en un número, como el código de la factura, la fecha o datos similares.


• No te hace falta imprimir documentos para aclararte, lo tienes todo en la misma herramienta. Puedes ver el IVA por trimestre, por año... así como el cálculo del IVA o los gastos que te vayas a desgravar en el IRPF si eres autónomo.


• No tienes que conservar miles de archivos, lo cual acaba siendo al final un lío, porque la información está desperdigada por muchos sitios. Y lo peor, si quieres contabilizar algo, te toca abrir fichero por fichero.


• Está todo en la nube y a salvo, cumplimos con la normativa de protección de datos y te aseguramos que tus archivos siempre están a salvo, mientras que si guardas los archivos en tu ordenador y éste se rompe, se quema o se estropea, probablemente podrías perder cientos o miles de documentos.

En otras palabras, myGESTIÓN es la solución perfecta para crear y mantener tu libro de facturas recibidas y expedidas, además de gestionar tu negocio en la nube.

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