¿Cómo mejora un software ERP la gestión empresarial?

El ERP es el software de gestión empresarial por excelencia. Este programa y los diferentes módulos que lo componen forman la herramienta perfecta para la gestión de cualquier organización. Un sistema ERP reduce la carga de trabajo manual y contribuye a aumentar la productividad de los empleados.

En este artículo analizamos las diferentes ventajas que aporta un ERP a la gestión empresarial y por qué debes contratar uno para gestionar tu empresa.

¿Qué aporta un software ERP a la gestión empresarial?

Un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP es una serie de herramientas que facilitan y mejoran la gestión empresarial a partir de la tecnología. Estas herramientas son puramente informáticas, es decir, son software que hay que utilizar desde un PC o dispositivo móvil y que ayudan a reducir el tiempo que se invierte en procesos manuales.

Hay dos clases principales de ERP: online o local. En el primer caso, es necesaria una conexión a Internet para poder acceder al programa. Este tipo de software se conoce como ERP en la nube y, normalmente, basta con tener un navegador de Internet -por ejemplo, Google Chrome o Mozilla Firefox- para poder acceder a los datos de la empresa y trabajar con ellos. En cambio, para el segundo caso, el ERP se instala en los computadores y servidores de la oficina y únicamente es posible el acceso desde los ordenadores de la empresa. Desde este blog recomendamos el uso de un software ERP online puesto que, además de acceder desde cualquier parte del mundo, el sistema se actualiza en tiempo real.

Independientemente de si es online o local, en un ERP se integran las diferentes herramientas que requiere una empresa para su gestión. Estas herramientas se llaman módulos. Están destinados a mejorar la gestión de un área concreta de la organización. De esta forma, un software ERP estándar tendría: Facturación, Gestión de Almacén, Contabilidad... Estos son algunos de los módulos más comunes y que la mayor parte de ERP´s del mercado deberían incluir.

Aparte de estos, existen también otras soluciones enfocadas a sectores o nichos empresariales más específicos. Por ejemplo, para un negocio con tienda online; una empresa que gestiona servicios técnicos y mantenimientos preventivos y correctivos; CRM para la gestión comercial, etcétera.

Ventajas que un ERP de gestión aporta a la gestión de la empresa

Ya hemos explicado cuál es el objetivo principal de un ERP: reducir los procesos manuales así como los errores provocados por el trabajo manual. Ahora bien, ¿qué ventajas o beneficios obtiene un empresario al utilizar un ERP Online?

Vamos a nombrar algunas de ellas a continuación:

1. Automatización. Es una de las mejoras que trae consigo la tecnología. La utilización de un software ERP agiliza todos los procesos internos que se realizan a diario en un negocio. Por ejemplo, acelerar los procesos de generación de pedidos a proveedor, la facturación, creación de los modelos de IVA, etcétera.


2. Reducción de errores humanos. A colación con la automatización de procesos, los fallos o descuidos que pueden suceder descienden drásticamente a un porcentaje ínfimo. Por ejemplo, los errores al numerar un documento, al calcular importes, al indicar los datos del cliente/proveedor en un documento de compra-venta... El software ERP se encarga de ejecutar estas acciones por nosotros.


3. Mejor comunicación interdepartamental. Los distintos departamentos o áreas de una empresa de una empresa -Marketing, Ventas, Logística...- trabajan por separado pero necesitan compartir un flujo de información constante. Un ERP permite conectar y compartir información en tiempo real entre todos los departamentos. Por ejemplo, desde el área de Atención al Cliente necesitan información sobre el día de entrega de un pedido. Bastará con que una persona del departamento de Atención al cliente acceda al ERP y haga una búsqueda del pedido para conocer el día de entrega.


4. Centralización de datos. Cualquier programa para la gestión empresarial tiene que proporcionar a la compañía centralización de la información. Es decir, integrar la información de la empresa dentro de la misma herramienta de gestión. El software tiene que reunir: clientes, contactos y proveedores; documentos de compra-venta; inventario y control de stock de los productos; documentos asociados a los clientes...


5. Digitalización de documentos. Una de las máximas ventajas que ofrece la tecnología en la empresa. Olvídate ya del papel y para ya de almacenar enormes archivadores en un altillo de tu oficina. Con un software ERP tendrás todos los documentos digitalizados y almacenados en tu ordenador. Además, si optas por contratar un ERP Online como myGESTIÓN, tus documentos se almacenan en la nube. No te tendrás que preocupar por realizar copias de seguridad, myGESTIÓN lo hace por ti. 


6. Generación de informes automáticos. Desde el software ERP existen unas herramientas para generar informes personalizados. Estos reportes se generan a partir de los datos que se alojan en la base de datos del programa. A modo de ejemplo, algunos de los dossieres que podríamos obtener de esta serían: facturación a clientes, albaranes de entrada/compra con sus artículos, stock por almacenes, valoración de stock FIFO, informe de Aduanas... y un largo listado de ellos.

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