Ventajas de la automatización de procesos en tu empresa

La automatización de procesos permite a las empresas obtener mayores beneficios. En la era digital, es necesario más que nunca que podamos recolectar datos y utilizar software empresarial que nos facilite la gestión de nuestro negocio.

Actualmente, es posible que tu empresa esté desarrollando muchas tareas y funciones de manera manual. Es decir, existen procesos y rutinas para realizar tareas (administrativas, de gestión de almacén, de marketing...) que se podrían hacer de manera más rápida y eficaz si dispusieras de la herramienta de software de gestión adecuada.

Déjanos que te comentemos qué beneficios tendria la automatización para tu negocio y cómo puedes aprovecharla con un software ERP como myGESTIÓN.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en sistematizar los procedimientos de trabajo de tu negocio para que se lleven a cabo por sí mismos.

De este modo, por ejemplo, si programas que se genere una factura y se envíe automáticamente al cliente, ya no tienes que estar preocupado por crear cientos o miles de facturas cada mes.

Ahora piensa en la cantidad de tiempo que puedes ahorrar todos los meses cuando facilitas un sistema y una solución para que se generen las facturas de manera automática. Por ejemplo, cuando se hagan las compras de tus productos online. Conectando tu ERP y tu tienda en línea, puedes disponer de los datos administrativos en tiempo real, sin que tengas que introducirlos y mecanizarlos manualmente.

La automatización consiste por tanto en eliminar tareas rutinarias que hasta ahora realizabas de manera manual y a las que dedicas mucho tiempo.

¿Qué funciones se pueden automatizar en la empresa?

En un mundo ideal, podríamos automatizar absolutamente todas las tareas de nuestro negocio. No haría falta la intervención humana. Sin embargo, eso por el momento no es posible y sigue haciendo falta que intervengamos para desarrollar las tareas más creativas.

Ahora bien, ¿por qué seguir haciendo las tareas rutinarias y repetitivas que podría hacer un software empresarial en lugar de nosotros? ¿por qué no disponer de un sistema de gestión y unos protocolos de trabajo para que cada empleado pueda destinar el tiempo conveniente a cada tarea?

Aunque no todas las tareas de tu negocio se pueden automatizar, hay muchas funciones que sí podrías automatizar con un programa de gestión online.

• La creación de facturas y albaranes: no tienes que estar creando uno por uno de manera manual, puedes hacerlo desde un software y programar que se creen las facturas y albaranes de manera automática.


• La gestión de la contabilidad: no tienes que contabilizar numerosas facturas de todo tipo, puedes hacer que los cálculos de los impuesto se realicen solos.


• La comunicación interna: cuando dispones de toda la información integrada, también puedes automatizar la comunicación interna entre empleados y departamentos.


• La sincronización con tu tienda online: de manera que no tengas que introducir productos, facturas, precios y todos los demás datos manualmente en el ERP, sino que la información esté siempre sincronizada.

¿Qué ventajas tiene la automatización de tareas en tu empresa?

Visto de esta forma, la automatización de tu negocio tiene muchos beneficios para tu negocio. Veamos algunos de ellos.

1. Ahorro de tiempo. No necesitas invertir tantas horas en tareas que ahora se desarrollan de manera más ágil y rápida a través de un software.


2. Mejora de la productividad. El trabajo que realizamos es más productivo y está más enfocado en las tareas que realmente son necesarias.


3. Reducción de costes. Cuando disponemos de herramientas que facilitan la automatización y aumenta nuestra productividad, estamos también reduciendo la relación coste-beneficio de nuestros recursos humanos.


4. Eliminación de errores. Cuando empezamos a desarrollar nuestras tareas de manera sistematizada, podemos reducir o eliminar muchos errores humanos que se producían como consecuencia de la falta de automatización y sistematización de procesos.


5. Mayor eficacia y satisfacción del cliente. Cuando nuestros procesos de trabajo son más eficaces, es más fácil tomar decisiones y es más sencillo aumentar la satisfacción del cliente. Podemos ver qué aspectos fallan y en qué podemos mejorar para resolver nuestros fallos.

Cómo automatizar la gestión de tu negocio

Para automatizar la gestión de tu negocio, hay que tener en cuenta varios aspectos.

1. Necesitas recopilar datos en un solo software. Puede que necesites hacer una migración de varias aplicaciones que utilizaras antes, o si trabajas en papel, volcar todos los documentos de ofimática en un solo programa de gestión.


2. Determina qué es lo que necesitas. En un programa de gestión como myGESTIÓN, hay muchas funcionalidades y puede que no todas sean necesarias para tu negocio. Haz una configuración previa y paga sólo por los servicios que utilizas.


3. Establece unos nuevos protocolos. Al empezar a utilizar un nuevo software, tendrás que ver qué procedimientos que hacías anteriormente ya no son necesarios. Por ejemplo, si antes introducías todos los pedidos en tu software empresarial y ahora lo tienes sincronizado con tu tienda en línea, esta tarea ya no será necesaria.

En muchas ocasiones, tendrás que hacer cambios sustanciales en tus departamentos y en los procedimientos de trabajo. Sin embargo, todo esto redundará en un ahorro de costes, en una mejora de la productividad y en un aumento de la rentabilidad, ya que estarás aprovechando la automatización de procesos a tu favor.


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