Ventajas de la firma digital de documentos

¿Cuáles son las ventajas de la firma digital de documentos?, ¿cómo se pueden realizar trámites y firmar documentos de la empresa con la firma digital? En muchos casos, las empresas no son conscientes de las ventajas de la firma digital frente a la firma manuscrita a la hora de crear documentos en línea que requieren de una validez legal y cuyas implicaciones son muy importantes.

En este post te mostraremos las principales ventajas de la firma digital de documentos y todo lo que tienes que saber acerca de ella.

Diferencias entre firma digital y firma electrónica

Hay dos conceptos que muchas veces se confunden y que son la firma digital y la firma electrónica. Para no llamar a equívocos, nos gustaría continuar explicando cuáles son las diferencias entre ambos tipos de firmas antes de seguir.

• La firma electrónica. Se trata de un concepto jurídico relativo a la identificación de una firma manuscrita y se utiliza en diversos soportes electrónicos diferentes. Por ejemplo, cuando firmamos con un lápiz electrónico o con firma digital. Al firmar con una firma electrónica, hay una persona física que puede verificar el acto de firmar, dejando constancia de la fecha y hora de la firma.


• La firma digital. Se trata de un conjunto de caracteres que se añaden al final de un documento o cuerpo de un mensaje con el objetivo de demostrar su validez. Está basado en los sistemas de criptografía de clave pública. Esto certifica por ejemplo que un documento no se ha cambiado en nada frente al original. La firma implica la existencia de un certificado u organismo que valida la firma e identidad de la persona que la realiza.

La fundamental diferencia entre ambos tipos de firmas es que la firma digital es un tipo de firma electrónica certificada y validada, por lo que tiene validez legal. En cambio, una firma electrónica no necesariamente tiene que tener validez legal.

Hay que tener también en cuenta que la firma digital no debe tampoco confundirse con la firma digitalizada, es decir, si se escanea una firma manuscrita en un papel, tampoco se puede tener la seguridad al 100% de que es una firma legal, o que el documento no se ha modificado después.

Ventajas de la firma digital de los documentos

La firma digital de los documentos te proporciona grandes ventajas para tu empresa, dado que si has dado el paso hacia la transformación digital, muchos de los documentos con los que trabajas (albaranes, facturas, contratos...) son documentos digitales.

En ese sentido, te vendría bien por ejemplo dar la opción de firmar un albarán con firma digital, en lugar de tener que generar un documento en papel, imprimirlo y almacenarlo. En este vídeo te mostramos cómo se hace.



Veamos algunas de las ventajas de la firma digital de documentos.

• Es más seguro. El contenido de los documentos electrónicos no se puede alterar, de modo que se garantiza la autentificación del documento y la identidad de la persona que ha firmado.


• Es confidencial. La información firmada sólo será conocida por las personas que están autorizadas a ello.


• Es más productivo. No necesitas imprimir el documento en papel, ni tener que almacenarlo, ahorras mucho tiempo en el proceso. La persona que lo tiene que firmar no necesita tampoco ir a buscar un bolígrafo.


• Podrás firmar y visualizar documentos online sin necesidad de estar en el mismo sitio que la persona que compra.


• Menos costes a la hora de comprar papel o enviar cartas.


• Se reduce el tiempo de espera, de modo que no necesitas concertar citas para que las personas vayan físicamente al lugar en el que se va a firmar.

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Etiquetas: firma digital