Ventajas de utilizar un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental es una herramienta que nos permite organizar y clasificar los documentos e información de nuestra empresa. Se trata de soluciones de software de gestión documental que pueden utilizar las empresas para almacenar sus facturas, albaranes, informes de ventas y otros documentos.

En este artículo te hablaremos de las ventajas de llevar una buena gestión documental en la empresa y qué tipo de programa de gestión documental necesitas.

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¿Qué es la gestión documental?

Las empresas están generando datos continuamente. Y más todavía en la actualidad. Esos datos pueden ser de tipo contable, laboral, fiscal, administrativo o de distinto tipo.

Muchas veces estamos obligados a conservar dichos documentos durante un período de tiempo, ya que son la prueba documental con validez ante Hacienda o cualquier otra institución estatal.

Antes la gestión documental se llevaba a cabo con la archivística, y se almacenaban una gran cantidad de documentos en papel en los archivos de las empresas. Hoy día la mayoría de empresas prefieren conservar sus datos en formato digital, si bien es cierto que hay empresas que mantienen los datos en sus propios servidores y nubes privados, mientras que otras utilizan un proveedor de software de gestión en la nube.

Software de gestión documental, ¿qué es y en qué consiste?

La herramienta fundamental para almacenar todos estos documentos es el software de gestión documental.

Los programas de gestión empresariales actuales van mucho más allá del mero almacenamiento de documentos. No hablamos de un mero disco virtual donde almacenar datos.

Un programa ERP que permite la creación de facturas y albaranes nos permite crear nuestros propios documentos y obtener una copia en pdf, en lugar de usar una herramienta de ofimática como Excel, además de otras muchas funcionalidades integradas, que hoy día tienen una gran utilidad para PYMEs, industrias y empresas de comercio electrónico.

Ya no se trata sólo de almacenar un conjunto de documentos en carpetas, sino de tener una herramienta de trabajo que permita la gestión empresarial, con gestión de compras, ventas, almacén, TPV, software documental, etc.. En eso se diferencia un sistema ERP integral de un software de gestión documental, ya que contiene diferentes módulos que van más allá de la mera acumulación de documentos.

Qué tipo de programas de gestión documental hay

Hay muchos tipos de programas de gestión de documentos, desde el sistema de gestión documental open source, hasta empresas de gestión documental más avanzadas.

Si tu empresa necesita únicamente una herramienta para almacenar documentos, vas a tener que crear todos esos documentos utilizando hojas de Excel o la suite de Microsoft en general.

El problema es que muchas veces Excel es insuficiente para crear documentos de manera automatizada. Un sistema ERP nos permite crear ficheros e integrarlos con otras herramientas, de manera que por ejemplo podamos tener la contabilidad conectada con el área de facturación y poder rellenar los modelos de Hacienda de manera automatizada.

Asimismo, una herramienta ERP como myGESTIÓN nos permite generar informes de ventas y disponer de un cuadro de mando con el que controlar las ventas en tiempo real, sin necesidad de que tengamos que crear manualmente cada documento.

Si necesitas funcionalidades que te ayuden a automatizar los procesos de facturación, firma electrónica, gestión y firma de albaranes, etc., es mucho mejor utilizar herramientas como myGESTIÓN que además de almacenar documentos tienen otras muchas funcionalidades para la gestión de la empresa.

La gestión de documentos en tu empresa, clave para la productividad

Tu empresa consigue funcionar de acuerdo con la eficacia de sus procesos. Para optimizar la productividad en la administración de tu negocio, necesitas herramientas de gestión documental. Este tipo de programas te ayudan a

• Ahorrar tiempo


• Almacenar


• Clasificar e identificar los datos de manera sencilla


• Poder descargar documentos


• Compartir documentos entre los diferentes usuarios.

Un sistema ERP como myGESTIÓN te permite así que puedas compartir documentos entre las diferentes áreas de tu negocio. Puedes contratar tantos usuarios como necesites. Así cada usuario tendrá acceso al área que le corresponde, con lo que habrá una mejor comunicación entre las diferentes áreas.

Todo para que puedas controlar tu negocio de manera integrada, sin que se trabaje con herramientas diferentes en cada área. Esto suele dar lugar a la duplicidad de tareas y al aumento de las tareas manuales, algo que no te conviene en absoluto. Con herramientas como myGESTIÓN podrás simplificar y conseguir mejores resultados.

Te invitamos a conocer esta poderosa herramienta para gestionar tu negocio y almacenar los documentos de tu empresa (facturas, albaranes, presupuestos...). De esta forma, no tendrás necesidad de imprimir en papel los documentos. Podrás tenerlo todo integrado en un solo software de gestión documental y empresarial.

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Etiquetas: documentosGestión documental