Los 5 beneficios del paperless en la gestión empresarial

El concepto de “paperless” ha ido ganando cada vez un mayor protagonismo en las empresas a medida que avanza la digitalización. La reducción del uso del papel supone no sólo una forma de ahorro de costes, sino también un modelo de gestión empresarial orientado a la eficiencia y donde los datos y procesos se registran a través de herramientas digitales y no mediante documentos en papel.

¿Cuáles son los principales beneficios del paperless en la empresa? Toma nota de estas 5 ventajas que implica la implementación de esta filosofía orientada a una gestión documental inteligente y a la reducción del consumo de papel en la empresa.

¿Qué es el paperless?

El paperless en un negocio consiste en la reducción del uso del papel para los procesos administrativos empresariales.

Las empresas tradicionales proceden de modelos en los que los registros y la gestión documental se realizaba mediante la impresión de documentos en papel, siendo éste una pieza clave para el funcionamiento de la organización.

El uso del papel en la empresa obliga a invertir grandes cantidades de dinero en papel, tinta de impresora, tóner, y lo que es más costoso, almacenamiento y organización del papel.

Cuáles son los beneficios del paperless y la reducción del uso del papel en la empresa

Descubre cuáles son los principales beneficios del paperless en un negocio:

1. Una filosofía orientada a la eficiencia

La filosofía “menos papel” está enfocada a garantizar la eficiencia, ya que cuanto más papel hay en una empresa, más procesos manuales existen, y por tanto, los procesos de gestión administrativa son más complejos.

Un papel es un documento que carece de interactividad, es un elemento físico y único que sólo se puede compartir a través de la entrega o de las fotocopias, generando complicaciones e ineficiencias.

Cuanto más papel hay en una empresa, generalmente hay más riesgo de que se produzcan errores y confusiones con anotaciones mal realizadas, distintas versiones de un mismo documento, o documentos que se estropean o se pierden.

2. Reducción de costes

El papel debe entenderse y valorarse como lo que es: un coste para la empresa. Todos los documentos que genera una empresa a diario (facturas, albaranes, informes, presupuestos, etc…) implican un coste si todos esos documentos tienen que convertirse en papel.

Pero no es sólo el coste del papel, sino también todos los gastos asociados, como tóner y tinta de impresora, la compra y el mantenimiento de impresoras, el espacio de almacenamiento y material de papelería necesario para organizar los documentos, etc. En una empresa con cientos de empleados, el uso del papel es un coste que aunque probablemente no suponga un alto porcentaje con respecto a otros gastos, sí que supone un gasto innecesario.

3. Mejora de la gestión empresarial

Reducir el uso del papel en la empresa implica hacer un cambio en los procedimientos; evolucionar de los procesos manuales y analógicos tradicionales a procesos digitales, donde ya no trabajamos con documentos, sino con datos, y se puede hacer un seguimiento de los registros, modificaciones o eliminación de cualquier dato, y siempre queda reflejado qué usuario ha realizado una determinada acción y cuándo.

El objetivo de la reducción del papel es mejorar la coordinación y la comunicación interna, así como reducir las cargas administrativas e impulsar la colaboración de equipos de trabajo que ya no necesitan intercambiar papeles, ni imprimir documentos de ningún tipo para realizar su actividad. Pero además no sólo eso, sino que también se pueden coordinar a través de herramientas digitales como un software de gestión ERP, en lugar de estar trabajando con documentos de ofimática tradicionales como Excel o Access.

4. Mejora de la seguridad jurídica

Los documentos electrónicos se pueden firmar electrónicamente, lo que proporciona una mayor seguridad jurídica que en un documento de papel, que al fin y al cabo es más fácil de manipular, modificar, eliminar o robar.

En los documentos digitales la firma digital queda reflejada en su fecha y hora, se puede certificar para que no se hagan modificaciones posteriores y se pueden validar las firmas con certificado digital para que no haya ninguna duda sobre la integridad del documento y la identidad de los firmantes.

5. Ahorro de tiempo y más productividad

La reducción del papel y el reemplazo de los procesos administrativos tradicionales por herramientas digitales permite que tu equipo sea más productivo y puedas ahorrar más tiempo, lo que te ayuda a hacer que tu negocio funcione mejor y se reduzcan los inconvenientes típicos relacionados con el uso del papel.

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