5 ventajas de la gestión online para PYMEs

Sabemos que apostar por la gestión online supone muchas veces un cambio de mentalidad. Especialmente en las PYMEs. La transformación digital es, sin embargo, una ventaja estratégica y competitiva que permite a las pequeñas y medianas empresas conocer mejor su negocio, establecer objetivos realistas, tomar mejores decisiones y potenciar su productividad.

Sin duda una de las ventajas de la gestión online es la automatización de tareas. Gracias al uso de programas expresamente diseñados para la gestión empresarial, el empresario y los responsables de cada área dispondrán de una herramienta con información útil y compartida en la que podrán comparar datos e información que les ayude a trabajar de forma más coordinada.

En este post nos hemos propuesto daros algunos apuntes a los que os estáis planteando dar el paso a la gestión online, pero que todavía gestionáis vuestro negocio con un programa de escritorio y no un software en la nube.

Ventajas de la gestión online en la PYME

Lo primero es tener en cuenta que las tendencias van en esa dirección. Cada vez más empresas utilizan herramientas online para gestionar sus negocios. Esto no es simplemente una moda; es que un software de gestión empresarial en la nube te permite no sólo ahorrar costes y tiempo, sino obtener resultados más eficaces de cara al futuro.

Veamos cinco consejos que debes tener en cuenta acerca de la gestión online en la PYME.

1. Ahorro de papel y espacio

El primer cambio significativo que se va a producir en tu negocio cuando apuestes por la gestión online es un ahorro importante en la impresión de papel. Gran parte de tu documentación estará ahora digitalizada y plenamente accesible (sólo para ti) a través de un programa en la nube.

Al ahorrar papel, también ahorrarás espacio, con todo lo que esto supone a nivel de productividad. Te será más fácil acceder a tus documentos, saber qué hay en cada uno de ellos. Evitarás tiempo perdido buscando documentos perdidos.

2. Mayor seguridad (por la externalización)

Esto es algo que muchas veces las empresas no entienden; tienen miedo de que sus documentos se encuentren en un servidor externo, accesible a través del navegador. Lo cierto es que ese servidor, que se encuentra en un centro de datos y posee todas las medidas de seguridad necesarias, es muchas veces más seguro que los sistemas informáticos que utilizan las pymes.

Y es que lo importante aquí no es el debate “nube sí, o nube no”. Lo importante es qué sistema informático es más seguro. Si eres capaz de dar mantenimiento a tu servidor de forma profesional, perfecto. Pero lo cierto es que la mayoría de PYMEs no están en condiciones de mantener servidores y estar pendiente de instalar actualizaciones en los programas que se utilizan, muchas veces software muy antiguos que ya no son tan eficaces.

3. Facturas electrónicas

Ésta es otra de las grandes ventajas de la gestión online. Y es que empezarás a trabajar mediante facturas electrónicas. A través de un programa de gestión online como myGESTION, podrás crear facturas electrónicas fácilmente.

Éstas facturas tienen el mismo valor legal que una factura en papel. No se pueden modificar, ni manipular, aunque las envíes en un documento digital a tus clientes. Por lo tanto, es un extra de seguridad para ti.

Sin embargo, quizás lo que más nos gusta es el punto 4.

4. Acumular información clave para tu negocio

¿Cuánta información útil está escondida en medio de una montaña de papeles en tu negocio? ¿Sabes el tiempo de trabajo que implica analizar todos esos datos en Excel, ponerlos en orden, elaborar diagramas de barras, gráficos y tablas para llegar a conclusiones prácticas sobre el estado de tu negocio?

La cantidad de horas que pierdes haciendo estas tareas se podrían reducir a 0, utilizando un software en la nube que ya te lo dé todo hecho.

Aunque quizás utilices un programa de escritorio para reducir el tiempo invertido en estas tareas, lo cierto es que estos tipos de software no siempre son fáciles de conectar con otros programas. Si los programas de tu empresa no interactúan, no puedes cruzar fácilmente información. Y si no cruzas datos, no verás las relaciones entre diferentes variables, que podrían arrojarte algo de luz sobre lo que está pasando en tu negocio.

5. La gestión online te ayuda a coordinarte mejor

Porque sabemos que en la PYME suele haber mucho desmadre entre contabilidad, tesorería, marketing y gerencia. Muchas veces porque, incluso en entornos en los que hay una plantilla reducida, existe una falta de comunicación eficaz.

Una falta de comunicación que podría solucionarse si todos trabajaran a una, teniendo los mismos datos en un solo programa, y accediendo a éste mediante su usuario y viendo la información que afecta a su área de responsabilidad.

En este sentido, cuando empieces a gestionar online tu negocio, mejorará mucho la coordinación entre vosotros, se cometerán menos errores y se tomarán decisiones más eficaces.

¿Conocías las ventajas de la gestión online? Esperamos que este artículo haya sido de tu agrado. Te invitamos a probar nuestro software de gestión en la nube myGESTION completamente GRATIS.

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